Je suis obsédé par la productivité la plus humaine possible, qu'il s'agisse de fixer de meilleurs délais ou de trouver le moyen le plus efficace de planifier mes journées.
Mais ma boîte de réception était toujours un peu fastidieux. Et le kicker est le suivant: j’envoyais beaucoup de courriels, encore et encore.
C'est à ce moment que j'ai commencé à utiliser des réponses prédéfinies. Si vous ne les connaissez pas, vous pouvez enregistrer une réponse que vous rédigez et au lieu de la retaper constamment, vous pouvez cliquer dessus et l'insérer dans votre courrier électronique pour vous faire gagner du temps et de l'énergie.
Pas encore vendu? Pour vous aider à démarrer, j'ai écrit cinq modèles courants permettant de gagner du temps, ce qui vous convaincra que cela a du sens. (Mais tout d’abord, vous devez vous préparer. Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous trouverez des instructions ici. Et si vous êtes un utilisateur d’Outlook, ils sont appelés «Quick Parts» et vous pouvez les voir. ici.)
1. Pour retarder le répondeur
Parfois, vous pouvez déclencher une réponse rapide. Mais d'autres fois, votre réponse nécessitera une réflexion ou des démarches supplémentaires. Puisque vous ne voulez pas ignorer la personne entre temps, envoyez-la pour lui faire savoir que vous répondrez dès que vous le pourrez. Cela ressemble à ceci:
2. Désamorcer une situation
Vous savez que l’une des pires choses que vous puissiez faire lorsque la tension monte est de dire à quelqu'un comment vous vous sentez face au courrier électronique. Au lieu de risquer lorsque les émotions sont fortes, utilisez un modèle pré-créé pour vous assurer que vous utilisez un ton approprié en milieu de travail. Cela ressemble à ceci:
3. Pour partager des instructions
Êtes-vous constamment en train de dire aux gens comment naviguer sur votre site Web ou utiliser votre base de données? Au lieu de ressaisir les instructions à maintes reprises, saisissez-les une fois pour ne pas avoir à vous inquiéter des étapes manquantes lorsque vous êtes stressé ou très occupé (ou que vous reproduisez du travail toute la semaine). Cela ressemble à ceci:
4. Commencer un travail peu prioritaire
Vous avez trop dans votre assiette? Gardez votre courrier électronique concis et honnête, tout en offrant des alternatives. Essaye ça:
5. Envoyer une pièce jointe
«Veuillez trouver en pièce jointe…» doit être l'une des réponses par courrier électronique les plus courantes, ce qui en fait un candidat idéal pour un modèle de réponse prédéfini. (Assurez-vous simplement de joindre le fichier avant de cliquer sur «Envoyer!»). Essaye ça:
L'enregistrement des réponses par courrier électronique vous aidera à gérer votre boîte de réception et votre temps. De cette façon, vous pouvez les écrire lorsque vous êtes lucide et clairement, et les avoir à portée de main pour cette journée stressante et chargée de temps.
Enfin, n'oubliez pas que le fait d'être sauvé ne signifie pas qu'ils sont immobiles. N'hésitez pas à les changer si vous en avez besoin, afin qu'ils travaillent vraiment pour vous.
