La fonctionnalité Sous-total d'Excel consiste à insérer la fonction SOUS-TOTAL dans une base de données ou une liste de données connexes. L'utilisation de la fonctionnalité Sous-total permet de rechercher et d'extraire des informations spécifiques à partir d'une grande table de données rapidement et facilement.
Même s'il est appelé "fonctionnalité de sous-total", vous n'êtes pas limité à rechercher la somme ou le total des lignes de données sélectionnées. En plus du total, vous pouvez également trouver les valeurs les plus grandes pour chaque sous-section d'une base de données.
Ce didacticiel pas à pas comprend un exemple sur la recherche du total des ventes le plus élevé pour chaque région de vente.
Les étapes de ce tutoriel sont les suivantes:
- Entrez les données du didacticiel.
- Tri de l'échantillon de données.
- Trouver la plus grande valeur.
Entrez les données de didacticiel de sous-total
La première étape pour utiliser la fonctionnalité Sous-total dans Excel consiste à entrer les données dans la feuille de calcul.
Ce faisant, gardez à l’esprit les points suivants:
- Il est important de saisir les données correctement. Les erreurs causées par une saisie de données incorrecte sont à l’origine de nombreux problèmes liés à la gestion des données.
- Ne laissez aucune ligne ou colonne vierge lors de la saisie des données. Ceci comprend ne pas en laissant une ligne vide entre les en-têtes de colonne et la première ligne de données.
Pour ce tutoriel
Entrez les données dans les cellules A1 à D12 comme indiqué dans l'image ci-dessus. Pour ceux qui n'ont pas envie de taper, les données et les instructions pour les copier dans Excel sont disponibles à ce lien.
Tri des données
Avant que les sous-totaux puissent être appliqués, vos données doivent être regroupées par colonne de données à partir de laquelle vous souhaitez extraire des informations.
Ce regroupement est effectué à l'aide de la fonctionnalité de tri d'Excel.
Dans ce didacticiel, nous voulons trouver le plus grand nombre de commandes par région de vente. Les données doivent donc être triées par ordre chronologique. Région en-tête de colonne.
Tri des données par région de vente
- Faites glisser les cellules sélectionnées A2 à D12 pour les mettre en valeur. Etre sur ne pas inclure le titre dans la première ligne de votre sélection.
- Clique sur le Les données onglet du ruban.
- Clique sur le Trier bouton situé au centre du ruban de données pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
- Choisir Trier par région de la liste déroulante sous le Colonne rubrique dans la boîte de dialogue.
- Sois sûr que Mes données ont des en-têtes est cochée dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.
- Cliquez sur D'accord.
- Les données des cellules A3 à D12 doivent maintenant être triées par ordre alphabétique dans la deuxième colonne. Région. Les données des trois représentants des ventes de la région Est doivent être répertoriées en premier, suivies des régions Nord, Sud et Sud, et enfin de la région Ouest.
Recherche de la plus grande valeur à l'aide de sous-totaux
Dans cette étape, nous utiliserons la fonctionnalité Sous-total pour trouver le montant des ventes le plus élevé par région. Pour rechercher la valeur la plus élevée ou la plus grande, la fonctionnalité Sous-total utilise la fonction MAX.
Pour ce tutoriel:
- Faites glisser les données dans les cellules A2 à D12 pour les mettre en valeur.
- Clique sur le Les données onglet du ruban.
- Clique sur le Total bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Sous-total.
- Pour la première option de la boîte de dialogue A chaque changement de: sélectionner Région de la liste déroulante.
- Pour la deuxième option de la boîte de dialogue Utilisez la fonction: sélectionner MAX de la liste déroulante.
- Pour la troisième option de la boîte de dialogue Ajouter des sous-totaux à: Cochez Ventes totales uniquement à partir de la liste des options présentées dans la fenêtre.
- Cochez les cases suivantes pour les trois cases en bas de la boîte de dialogue:Remplacer les sous-totaux actuelsRésumé sous données
- Cliquez sur D'accord.
- Le tableau de données doit maintenant inclure le total des ventes le plus élevé pour chaque région (lignes 6, 9, 12 et 16), ainsi que le Grand Max (le total des ventes le plus élevé pour toutes les régions) dans la rangée 17. Elle doit correspondre à l’image située en haut de ce didacticiel.
