Même si vous n'êtes pas dans une position qui nécessite beaucoup de calculs, vous avez probablement dû utiliser Excel au moins une ou deux fois dans votre carrière. C'est l'un de ces programmes qui a de nombreuses utilisations différentes dans divers secteurs.
Par exemple, dans l'un de mes anciens emplois, nous n'utilisions pas Excel pour son utilisation traditionnelle du calcul de données financières ou de la création de graphiques. Au lieu de cela, nous avons utilisé un certain nombre de feuilles de calcul pour suivre les informations de contact des employés, ainsi que les dates d'échéance des tâches et les projets à venir. Et même s’il s’agit d’un outil utile, il présente certaines limitations, ce qui m’amène à mon nouveau substitut préféré: Google Sheets.
Quand j'ai commencé à l'utiliser, je me suis vanté de ne pas avoir basculé plus tôt. C'est simple, simple et compatible avec les appareils mobiles. Bien que ce ne soit pas un substitut parfait à Excel, il existe un certain nombre de situations dans lesquelles c'est sans doute la meilleure option.
Voici quand je vous recommande d'en faire votre feuille de calcul de choix:
1. Vous collaborez
Dans mon poste précédent, je criais souvent avec mes collègues dans les bureaux pour savoir qui avait laissé le fichier Excel ouvert sur leur ordinateur. Même si nous avions tous accès à la feuille de calcul, il était évident que nous n’avions pas toujours accès à la version la plus récente, car une seule personne pouvait la mettre à jour à la fois. Essayer de trier plusieurs itérations sauvegardées était un énorme problème - c'est un euphémisme.
Ainsi, à moins que vous ne vouliez vraiment envoyer des fichiers, ou sauvegarder des nouvelles versions de la même feuille de calcul plusieurs fois par jour, Google est la solution. Il est basé sur le cloud, ce qui signifie que plusieurs personnes peuvent accéder au fichier et l'utiliser en même temps. Toutes les modifications seront reflétées en temps réel.
Il existe également une option permettant de laisser des commentaires. Si vous vous demandez pourquoi l'un de vos partenaires a modifié un numéro ou ajouté une colonne (ou quelque chose de vraiment), vous pouvez ajouter une note rapide. De plus, il existe également un moyen de consulter l'historique des révisions, au cas où vous souhaiteriez revenir à une version antérieure. Sa fonctionnalité facilite la communication.
2. Vous tirez des données en temps réel
C’est l’une des fonctionnalités les plus intéressantes que je n’ai découverte que récemment: étant donné que le programme est intrinsèquement connecté à Google, vous pouvez entrer des formules pour les informations boursières, les flux RSS ou même utiliser la fonctionnalité de traduction de Google.
Cela signifie que votre feuille peut automatiquement extraire des données que vous avez peut-être déjà collectées et compilées manuellement. Je me rends compte que c’est une utilisation de niche, mais disons que vous voulez garder un œil sur quelques actions; tout ce que vous avez à faire est de saisir la formule et le nom du symbole boursier, et le tour est joué: vous avez créé votre propre suivi personnel qui se met à jour en temps réel (tant que vous êtes connecté au Web).
3. Vous devez mettre à jour fréquemment
L'une des premières choses pour lesquelles j'ai utilisé Google Sheets (à titre personnel) a été de garder une trace de mon enseignement de yoga; Je voulais enregistrer le lieu, le studio, les heures et le nombre d'étudiants pour des raisons fiscales futures ainsi que pour le cumul des heures d'enseignement. Les feuilles me semblaient plus logiques, à cause de la fonctionnalité d'application mobile gratuite et du format simple.
Bien que l'utilisation d'un téléphone pour des formules complexes ne soit probablement pas idéale, elle était idéale pour des mises à jour rapides et fréquentes lorsque j'étais en déplacement.
Si vous utilisez un ordinateur pour ajouter un petit fichier de données qui ressemble à une corvée, vous trouverez des feuilles utiles pour sa commodité et sa synchronisation instantanée; une fois que vous avez ajouté les informations, elles sont mises à jour partout, pas seulement sur votre téléphone.
Cela pourrait s'avérer utile si vous tenez une liste permanente des personnes que vous rencontrez lors d'événements de réseautage ou de dîners avec des clients; votre fiche pourrait avoir le nom, la date, le lieu et toute information que vous voudriez garder à l'esprit pour les courriels de suivi. Vous pouvez également l’utiliser pour suivre vos dépenses et vos miles lors de voyages d’affaires.
Les options pour utiliser le programme à la volée sont infinies. contrairement à la plupart des applications (telles que celles pour la budgétisation, la création de listes, etc.), vous pouvez créer autant de colonnes et de lignes que nécessaire.
4. Vous êtes sur un budget
Je vais garder ça court et gentil: Les draps sont gratuits; Excel n'est pas.
Si votre entreprise paye et préfère Excel, vous voudrez évidemment vous en remettre à elle (à moins que vous ne puissiez argumenter clairement en faveur du changement). Mais, si ce n'est pas le cas, le choix semble si clair.
Pour l'utilisateur inconditionnel d'Excel, je suis certain que vous avez de nombreuses raisons pour défendre votre programme - et il est logique de le conserver, en particulier si vous occupez un poste d'analyste en finance ou en données et utilisez des milliers de cellules. des données que Sheets ne peut tout simplement pas gérer.
Mais pour certains d'entre nous, il n'est pas logique d'utiliser un programme basé sur un ordinateur de bureau dans un environnement de plus en plus collaboratif. Cela facilitera peut-être un peu votre travail - et qui n'en veut pas?
