Question rapide: Êtes-vous excité quand une invitation à une réunion apparaît sur votre calendrier? Je vais deviner que la réponse est non. Et pourtant, les réunions fréquentes, parfois même quotidiennes, font partie de la culture de nombreuses entreprises.
Je pense que la plupart du temps, les réunions du personnel sont une perte de temps. Bien sûr, je comprends que des rencontres à mains nues sont nécessaires à l'occasion. Mais la plupart du temps, il existe d'autres moyens plus efficaces pour informer tous les membres de votre entreprise ou de votre service de ce qui se passe au bureau.
Voici quatre éléments à prendre en compte la prochaine fois que vous envisagez de planifier une réunion.
1. Les interruptions tuent la productivité (et potentiellement le profit)
Lorsque j'ai fait quelques calculs et que je me suis rendu compte qu'une réunion d'une heure avec 17 personnes (la taille du personnel de ShortStack, y compris notre personnel distant qui nous rejoint via Google+ Hangouts) est en réalité une réunion de 17 heures, j'ai immédiatement proposé de réduire notre réunion du personnel à une semaine sur deux.
Si vous souhaitez un peu de motivation pour réduire le temps que vous et votre personnel consacrez aux réunions, consultez MeetingCalc. Lorsque vous vous connectez au salaire moyen de votre équipe, plus le nombre de participants à la réunion, puis que vous voyez le coût du temps passé, il y a de fortes chances que vous apportiez également des modifications. Considérez qu'une réunion d'une heure avec 17 employés gagnant en moyenne 40 000 dollars par an coûte 232, 88 dollars. Si vous vous réunissez tous les jours ou même quelques fois par semaine, le prix augmente rapidement.
2. La messagerie instantanée est un moyen efficace d'obtenir la plupart des nouvelles plus rapidement.
Chez ShortStack, nous utilisons une application de messagerie appelée Slack. Chacun a son propre compte, qui peut être utilisé pour la communication privée entre les membres du personnel, et il existe ensuite des canaux qui incluent tous les membres de certains départements.
Par exemple, nous avons une chaîne «générale» où les nouvelles qui touchent tout le monde sont diffusées; un canal de «développement» où les membres de l'équipe de développement, qui comprend des employés distants, partagent les mises à jour sur les modifications techniques et un canal de «support» pour discuter des problèmes liés au service client.
Et souvent, nous utilisons Slack au lieu de réunions. Par exemple, nous avons récemment repensé notre blog et le projet était assez volumineux. Certaines entreprises peuvent juger nécessaire de tenir une réunion afin de faire une telle annonce. Cependant, c’était le moment idéal pour utiliser notre salle de discussion «générale». Nous avons publié une note indiquant que le nouveau blog était opérationnel et avons suggéré à tout le monde de le consulter. S'il s'agissait d'un changement plus important, par exemple, un changement de plate-forme nécessitant une démonstration, nous aurions eu une réunion rapide du personnel. Mais comme c’était quelque chose que l’ensemble de l’équipe pouvait vérifier à l’endroit de son temps, nous avons choisi de rester avec la salle de discussion.
(Oh, et nous avons aussi une chaîne «aléatoire», où nous partageons des choses qui n’ont rien à voir avec le travail: des vidéos stupides, des astuces humaines, des nouvelles importantes sur l’état du mariage de Jay Z et de Beyoncé, et des mèmes félins, bien sûr. .)
3. Il y a d'autres façons de se rencontrer
Quelques membres de l’équipe de développement ShortStack se promènent ensemble tous les après-midi vers 15 heures. Oui, techniquement, ils sont en réunion pour discuter de l'avancement des différents projets sur lesquels ils travaillent, mais cela ne ressemble pas à une réunion typique au bureau. Je sais que l'exercice me fait couler le sang et me permet de mieux penser, alors je suis tout à fait en faveur de ces discussions après-midi.
De plus, il n’est pas rare que l’équipe de développement travaille sur des projets qui n’impliquent pas le reste du bureau. Leurs promenades de l'après-midi sont le moment idéal pour discuter de ces projets et organiser leur propre «réunion du personnel» sans utiliser le temps dont disposent les autres employés pour des activités qui ne les affectent ni ne les impliquent.
J'ai également lu des recherches qui montrent que les réunions de marche renforcent la pensée créative, chose que tout le monde pourrait utiliser un peu plus. Et j'ai lu que marcher en groupe incite les gens à se sentir plus coopératifs puisqu'ils vont tous dans la même direction, littéralement, par opposition à s'asseoir autour d'une table. (Plus d'informations sur les avantages des réunions à pied, ici.)
4. Chaque réunion doit être planifiée avec la productivité à l'esprit
Il y a un temps et une place pour des réunions plus importantes du personnel. Mais le moment venu, vous devez vous assurer de tirer le meilleur parti du moins de temps possible en établissant un ordre du jour et peut-être même des objectifs clairement énoncés. Chez ShortStack, notre assistante de bureau envoie un courrier électronique quelques jours avant nos réunions hebdomadaires demandant des points à l’ordre du jour. Nous avons ensuite une personne de chaque service qui donne une brève mise à jour - environ trois minutes environ - de ce qui se passe dans le contenu / relations publiques, les ventes, le support client, le développement et les autres services. C’est à ce moment que je fais également le point sur «l’état de la situation» et que je fais moi-même de larges demandes. La plupart des semaines, la réunion de notre personnel dure environ 40 minutes, max.
Ces réunions avaient lieu toutes les semaines et duraient plus longtemps puisque chaque personne donnait sa propre mise à jour. Depuis que nous avons réduit la fréquence et la durée, j'ai également remarqué que nous avions plus de réunions impromptues parmi les petits groupes. Cela semble donner au personnel le sentiment de pouvoir plus efficacement gérer les choses importantes et opportunes, puis de partager les mises à jour lors de la plus grande réunion.
Je suis curieux de savoir ce que vous pensez tous des réunions? Oui ou non? Productif ou une perte de temps? Si vous n'êtes pas fan, que faites-vous à la place?
