Bien que tout le monde utilise le courrier électronique pour au moins quelques communications commerciales chaque mois, certains d’entre nous l’utiliseront quotidiennement pour faire leur travail professionnel. Nous utiliserons le courrier électronique pour communiquer avec les clients, les coéquipiers, les supérieurs et, éventuellement, les nouveaux employés ou les nouveaux employeurs. Et oui, ces personnes nous jugeront par notre capacité à élaborer un message écrit clair et professionnel.
L'étiquette d'e-mail, ou «nétiquette», existe depuis 27 ans sur le World Wide Web. La Netiquette est un ensemble de directives largement acceptées sur la manière de faire preuve de respect et de compétence dans votre courrier électronique. Malheureusement, il y a des gens qui n'ont jamais pris le temps d'apprendre la nétiquette du courrier électronique dans un contexte professionnel. Pire encore: il existe des gens qui confondent la nétiquette de messagerie avec le style informel et informel de la messagerie texte.
Ne laissez pas un email mal conçu détruire votre crédibilité auprès d'un client, d'un supérieur ou d'un employeur potentiel. Voici les règles de la nétiquette par e-mail qui vous serviront bien et vous éviteront l'embarras au travail.
01 sur 10Insérez l'adresse e-mail en dernier lieu avant l'envoi.
Cela semble contre-intuitif, mais c’est une excellente forme. Vous attendez la fin de votre écriture et de votre relecture avant d’ajouter la ou les adresses électroniques à l’en-tête de cette adresse. Cette technique vous évitera l'embarras d'avoir accidentellement envoyé le message trop tôt avant la fin de votre contenu et de la relecture.
Cela est particulièrement critique pour un courrier électronique plus long qui contient un contenu sensible, comme soumettre une candidature, répondre à une question d'un client ou communiquer de mauvaises nouvelles à votre équipe. Dans ces cas, le report de l'adresse e-mail renforce la sécurité lorsque vous devez vous éloigner de votre e-mail pendant un certain temps pour rassembler vos pensées et répéter vos mots dans votre esprit.
Si vous répondez à un e-mail et que vous estimez que le contenu en a une sensible, supprimez simplement l'adresse e-mail du destinataire jusqu'à ce que vous soyez prêt à envoyer, puis rajoutez l'adresse. Vous pouvez également copier-coller l'adresse électronique du destinataire dans un fichier Bloc-notes ou une page OneNote, rédiger le courrier électronique, puis copier-coller l'adresse électronique.
Croyez-nous sur ce point: une ligne d'adresse e-mail vide lors de la création vous évitera un jour de gros chagrin!
02 sur 10Vérifiez trois fois que vous envoyez un courriel à la bonne personne.
Ceci est particulièrement important si vous travaillez dans une grande entreprise ou un ministère. Lorsque vous envoyez un courrier électronique sensible à "Mike", "Heather" ou "Mohammed", votre logiciel de messagerie électronique voudra taper de manière prédictive l'adresse complète pour vous. Les noms populaires tels que ceux-ci auront de nombreux résultats dans le carnet d'adresses de votre entreprise et vous pourriez accidentellement envoyer un message grincheux plus tard à votre vice-président ou une réponse confidentielle à des personnes en comptabilité.
Merci à la règle n ° 1 de la netiquette ci-dessus, vous avez laissé l'adressage à la fin, donc triple vérification de l'adresse e-mail du destinataire devrait bien se passer comme dernière étape avant l'envoi!
03 sur 10Évitez de "Répondre à tous", en particulier dans une grande entreprise.
Lorsque vous recevez une émission envoyée à des dizaines de personnes, il est sage de ne répondre qu'à l'expéditeur. Cela est particulièrement vrai s'il s'agit d'une entreprise diffusant de grandes listes de distribution.
Par exemple: le directeur général envoie un courrier électronique à l'ensemble de la société pour l'informer du stationnement dans le lot sud. Elle demande aux gens de respecter les stands numérotés et attribués pour lesquels les employés paient. Si vous cliquez sur "répondre à tous" et que vous commencez à vous plaindre que d'autres employés empiètent sur votre véhicule personnel et égratignaient votre peinture, vous pourriez nuire à votre avancement professionnel en devenant l'entreprise.
Personne ne veut recevoir des messages qui ne leur sont pas applicables. Plus encore, personne n’apprécie de se plaindre au groupe ni d’entendre parler de ses griefs personnels diffusés sous forme de diffusion.
Évitez ce faux pas et utilisez la réponse individuelle à l'expéditeur comme action par défaut. Voir également la règle n ° 9 ci-dessous également.
04 sur 10Utilisez des salutations professionnelles plutôt que des expressions familières.
Le meilleur moyen de démarrer un email professionnel est une version du suivant:
1. Bon après-midi, Mme Chandra.2. Bonjour, équipe de projet et bénévoles.3. Bonjour, Jennifer.4. Bonjour, Patrick.N'utilisez en aucun cas les éléments suivants pour créer un courrier électronique professionnel:
1. Hé,2. Sup, équipe!3. Bonjour Jen.4. Mornin, Pat. Des expressions familières telles que "hé", "yo", "sup" peuvent sembler amicales et chaleureuses pour vous, mais elles minent en réalité votre crédibilité dans un contexte commercial. Bien que vous puissiez certainement utiliser ces expressions familières dans une conversation une fois que vous avez un rapport de confiance avec l'autre personne, il est déconseillé d'utiliser ces mots dans un courrier électronique professionnel. De plus, il est mauvais de prendre des raccourcis orthographiques, comme «matin». Il est très mauvais de raccourcir le nom d’une personne (Jennifer -> Jen) à moins que cette personne ne vous ait expressément demandé de le faire. Comme pour toute communication professionnelle intelligente, il est judicieux d’agir de manière trop formelle et de démontrer que vous croyez en l'étiquette et en le respect. Et en effet, votre réputation est facilement détruite par une mauvaise grammaire, une mauvaise orthographe et des mots mal choisis. Imaginez à quel point votre professionnalisme en pâtira si vous envoyez accidentellement Vous devez vérifier votre meth , Ala 'quand tu voulais vraiment dire' tu dois vérifier tes calculs, Alma ' . Ou si tu dis ' Je peux faire un intervient demain 'quand tu voulais dire' Je peux faire une interview demain '. Relisez chaque email que vous envoyez; faites-le comme si votre réputation professionnelle en dépendait. La ligne Objet est à la fois un titre de communication et un moyen de résumer et d’identifier votre courrier électronique afin de le retrouver facilement ultérieurement. Il convient de résumer clairement le contenu et toute action souhaitée. Par exemple, une ligne d'objet: «café» n'est pas très claire. Essayez plutôt 'Préférences café du personnel: votre réponse est requise' Deuxième exemple, la ligne de sujet 'votre demande'est trop vague. Au lieu de cela, essayez une ligne d'objet plus claire comme:Votre demande de stationnement: plus de détails sont requis '. Il peut être tentant d’ajouter des caractères et des couleurs de police stylisés à votre courrier électronique pour le rendre plus éclatant, mais il vaut mieux utiliser des polices Arial ou Times New Roman noires à 12 ou 10 points. Des variantes similaires comme Tahoma ou Calibri conviennent également. Et si vous attirez l’attention sur une phrase ou une puce spécifique, l’encre rouge ou les caractères gras peuvent être très utiles avec modération. Le problème vient du moment où vos courriels commencent à devenir incohérents et flou ou commencer à transmettre un franc-tireur ou une attitude perturbatrice de votre part. Dans le monde des affaires, les gens veulent des communications fiables, claires et brèves, et non décoratives et distrayantes. Le courrier électronique ne parvient toujours pas à transmettre la flexion vocale et le langage corporel. Ce que vous pensez être direct et direct peut en réalité sembler dur et désagréable une fois qu’il est placé dans votre courrier électronique. Ne pas utiliser les mots "s'il vous plaît" et "merci" causera des courants négatifs. Et ce que vous considérez comme humoristique et léger pourrait en réalité transmettre comme condescendant et grossier. Il faut de la pratique et beaucoup d'expérience pour donner un ton respectueux et un comportement agréable à l'e-mail. Lorsque vous lisez le message à voix haute, ou même à quelqu'un d'autre avant de l'envoyer, cela vous aide. Si quelque chose à propos de l'email semble méchant ou dur, alors réécrivez-le. Si vous ne savez toujours pas comment transmettre le ton de quelque chose dans un courrier électronique, envisagez sérieusement de prendre le téléphone et de transmettre le message sous forme de conversation. Rappelez-vous: l'email est pour toujours, et une fois que vous envoyez ce message, vous ne pouvez plus le récupérer En vérité, le courrier électronique est pour toujours. Il peut être transmis à des centaines de personnes en quelques secondes. Les forces de l’ordre et les auditeurs des impôts peuvent demander l’appel en cas d’enquête. Il peut même figurer dans les nouvelles ou les médias sociaux. C'est une responsabilité large et effrayante, mais nous en assumons tous le sens: ce que vous écrivez dans un courrier électronique peut facilement devenir de notoriété publique. Choisissez vos mots avec soin, et si vous pensez que cela pourrait vous renverser, alors envisagez sérieusement de ne pas envoyer le message du tout. Le pouvoir des subtilités telles que «merci» et «s'il vous plaît» est incommensurable. De plus, quelques secondes supplémentaires pour inclure votre bloc de signature professionnel en disent long sur votre attention portée aux détails et sur le fait que vous prenez possession de vos communications en tamponnant votre nom et vos informations de contact. Relisez chaque message comme si votre réputation professionnelle en dépendait.
Une ligne d'objet claire et concise fera des merveilles (et vous aidera à lire).
Utilisez uniquement les deux polices classiques: les variantes Arial et Times Roman, à l’encre noire.
Évitez à tout prix les sarcasmes et les tonalités négatives.
Supposons que le monde entier lise votre courrier électronique. Planifiez en conséquence.
Terminez toujours par un court merci 'classieux' et un bloc de signature.
