L’utilisation du publipostage pour créer des documents présente un inconvénient: vous courez un risque plus élevé d’erreurs que si vous créiez chacun de vos documents individuellement. Si vous ne connaissez pas très bien le publipostage, le risque de commettre des erreurs catastrophiques qui risqueraient de gâcher tous vos documents imprimés est beaucoup plus élevé.
Cela ne veut pas dire que les fusions de courrier d'expérience n'auront pas besoin de relire leurs documents. Les éléments suivants constituent les 5 principales erreurs de publipostage pour lesquelles vous devez vérifier vos documents avant de les finaliser et de les envoyer pour impression.
1. Intégralité
Il est important que vous vérifiiez si vous avez inséré toutes les informations nécessaires à la réussite de la fusion. Il est assez facile de négliger un champ lorsque vous créez votre document. Portez une attention particulière aux adresses et surtout aux codes postaux. Vous devez également vous assurer que les lignes de vœux ou les autres zones dans lesquelles vous avez inséré plusieurs champs à la suite sont toutes remplies correctement.
2. Précision
Bien que cela puisse sembler de bon sens, vous seriez surpris de voir combien de personnes gâchent leur fusion de courrier parce qu'elles n'ont pas vérifié l'exactitude. Pour garantir l'exactitude de votre publipostage, vous devez vous assurer que vous avez inséré les champs corrects aux emplacements appropriés. Si vous avez des champs avec des noms similaires, il est trop facile d'insérer le mauvais. Si vous constatez fréquemment cette erreur, il est judicieux de réévaluer les noms que vous donnez à vos champs afin d'éviter toute confusion future.
3. Espacement
L'espacement peut ne pas sembler la chose la plus importante lors de la fusion de courrier, mais cet espacement joue un rôle important. Il est parfois difficile de dire combien d'espaces vous avez entrés dans un document. L'utilisation de champs de publipostage rend encore plus difficile la détection, en particulier lorsqu'ils sont proches les uns des autres. Vous pouvez même constater que vous avez totalement omis des espaces. Il est important de vérifier votre document pour vous assurer que vous disposez d'espaces entre tous les champs. Dans le cas contraire, le produit final ne sera que plusieurs mots illisibles.
4. ponctuation
De la même manière que l'espacement, de nombreuses personnes négligent la valeur et l'importance de la ponctuation lors de la fusion de courrier. Il est facile d'oublier votre ponctuation lorsque vous travaillez avec des champs de publipostage en raison de l'espacement. Vous remarquerez que vous égarez souvent la ponctuation, l'omettez complètement ou ajoutez une double ponctuation lorsque vous avez plusieurs champs de fusion dans une ligne.
5. Mise en forme
La mise en forme de votre texte est l’une des principales erreurs qui conduisent à une recherche Google "Le publipostage ne fonctionne pas". Il est important que vous vérifiiez si le formatage appliqué à vos champs de publipostage est correct. Que vous soyez un fusion de courrier débutant ou que vous ayez terminé des centaines de fusions de courrier, il est important de vérifier que les champs de fusion de courrier sont en italique, soulignés et mis en forme gras et de les corriger avant de finaliser le publipostage.
Emballer
Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive des erreurs que vous pouvez introduire dans un processus de publipostage, mais c'est un bon point de départ. Et il va sans dire que vous devez vérifier d’autres erreurs, telles que des fautes de frappe et des fautes d’orthographe, pouvant survenir dans tous les documents. Personne n'est parfait; certaines personnes sont simplement meilleures à prétendre qu'elles le sont!
