Lorsqu'elles sont correctement configurées, les réunions vidéo virtuelles, en particulier Google Hangouts, permettent de réunir des équipes distantes, de s'assurer que tout le monde est sur la même page et de permettre à chacun de s'impliquer sans la faible atmosphère de la salle de conférence (qui n'aime pas se détendre sur le canapé. pour une réunion?).
Mais quand mal fait? Les Hangouts de Google peuvent être une énorme perte de temps, sans compter qu'ils sont extrêmement gênants et gênants (des pauses de 15 secondes ne sont jamais amusantes).
Vous souhaitez disposer d'un Hangout Google efficace et performant qui ne rende pas tout le monde fou? Voici quelques points importants à garder à l’esprit.
1. Planifiez comme vous le feriez pour toute autre réunion
En général, ce n'est pas parce que vous n'êtes pas obligé d' être physiquement au bureau pour une réunion que vous pouvez vous détendre. Après tout, vous souhaitez toujours que votre réunion se déroule aussi rapidement (et péniblement) que possible.
Signification: faire un plan de match. Si vous exécutez le Hangout, envoyez un ordre du jour court à tout le monde à l'avance afin qu'il sache à quoi s'attendre et à quoi se préparer. Si vous ne dirigez pas la réunion, suggérez à la personne qui le fait d'envoyer un bref courrier électronique avec les principaux points de discussion. Une fois, j’ai assisté à une réunion virtuelle où la personne qui la dirigeait a oublié de dire à un autre membre du personnel de trouver un document spécifique (et vital) à l’avance. Cette personne a donc passé 20 minutes au cours de la réunion à chercher sa boîte de réception. Cace le reste d'entre nous assis maladroitement devant nos ordinateurs ne sachant pas quoi faire.
Mais vous pouvez facilement éviter ce temps perdu en vous assurant que tout le monde sait ce qu'il doit «apporter» à l'avance et qu'il est prêt à participer dès qu'il s'engage.
Un petit conseil: utilisez la fonction de discussion de Google Hangout à droite de l'écran pour rédiger rapidement un agenda auquel tout le monde peut se référer. Cela n’a pas besoin d’être détaillé, mais cela peut aider à garder tout le monde sur la bonne voie et concentré.
2. Discuter du format au préalable
Les Hangouts de Google peuvent être beaucoup plus délicats que des réunions en personne. Lorsque vous et un groupe de personnes êtes physiquement assis dans une pièce, il est facile de détecter des indices corporels pour savoir qui va parler ou quelle est l'ambiance générale de la réunion. Mais quand vous êtes assis devant un écran d'ordinateur, vous ne pouvez rien voir sauf le visage d'une personne? C'est un peu plus dur.
Encore une fois, beaucoup d'inconvénients peuvent être réduits si tout le monde connaît le format de la réunion à l'avance. Une personne va-t-elle parler beaucoup plus que tout le monde? Demandez aux autres membres de la réunion d'entrer dans le Hangout avec leur microphone en sourdine. La session est-elle une table ronde de réflexion? Dites aux gens dans quel ordre on leur demandera de faire en sorte que vous n'ayez pas à gérer tout le monde qui se parle ou ces longs et inconfortables «Alors - qui veut y aller ensuite?» Marque une pause. (Ce sont les pires.)
3. Utiliser les applications Google Hangout
Beaucoup de gens ne se rendent pas compte que quelques icônes peuvent sauver la vie d'une réunion, surtout si vous essayez de la faire aller le plus rapidement possible.
Voir cette petite icône de microphone? C'est un bouton muet. Utilisez-le si votre environnement est bruyant ou si vous tapez quelque chose pendant que les autres parlent. C'est une grande courtoisie envers les autres personnes de votre Hangout.
De plus, si vous êtes dans une réunion où vous essayez tous de regarder un document ou une page Web en même temps, utilisez l'option de capture d'écran de Google Hangout. J'ai participé à trop de Hangouts Google, où de nombreuses personnes tentent toutes de consulter la même page Web sur leur propre ordinateur (et ne prêtant donc aucune attention au Hangout). Dans ces situations, il s'agit d'une aubaine.
Google propose également de nombreuses autres applications spécialement conçues pour Hangout. Veillez donc à jeter un coup d'œil à ce qui pourrait convenir le mieux à votre équipe. Sur un tableau blanc virtuel, vos collègues peuvent utiliser pour une séance de brainstorming et une petite application bizarre qui donne à tous des moustaches et des chapeaux amusants. Vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin pour rendre votre Hangout plus productif et amusant.
Dans l’ensemble, les réunions Google Hangout peuvent être tout aussi efficaces (sinon plus) que les réunions en personne. ils prennent juste un peu de pratique et de planification à l'avance. Mais si vous pouvez mettre tout le monde sur la même page, la navigation se fera sans encombre.
