Il y a quelques semaines, mon amie et moi avons discuté de notre dédain commun pour les réunions et elle a déclaré: «Je me sens juste comme si nous avions la même conversation encore et encore. Quand ils ne le font pas correctement, ils peuvent perdre du temps. »
Je ne pourrais pas être plus d'accord. Dans les emplois précédents, quand une invitation d'agenda apparaissait dans ma boîte de réception, j'émettais souvent un fort soupir (ce qui est toujours bien dans un environnement de bureau ouvert). Ensuite, je passerais un temps précieux à essayer de comprendre comment éviter de l'accepter.
Je ne dis pas que toutes les réunions ne valent rien. Certains sont absolument nécessaires. Et parfois, ils ne sont que le seul moyen de faire avancer les choses. Mais je crois aussi que nous pouvons être incroyablement plus efficaces en nous posant ces trois questions avant chacune.
1. Qui a besoin d'être ici?
Astuce: Probablement pas autant de personnes que vous le pensez. Il est essentiel d’être conscient de la personne que vous demandez d’être présente afin de garantir que le processus soit aussi productif et significatif que possible pour toutes les parties. Personne ne devrait partir en pensant: «Eh bien, c’était une perte de temps colossale."
Parce que ce sentiment n’est pas bon pour l’individu, le groupe ou l’entreprise. Imaginez tout le travail qui pourrait être fait si vous n'aviez que quatre personnes dans la pièce au lieu de dix personnes. Pour un créneau horaire de 60 minutes, cela représente six heures de plus qui pourraient être consacrées au travail.
Par exemple, supposons que vous réfléchissiez au nouveau logo de l'entreprise. Le graphiste est là pour s'assurer qu'il comprend la vision. Le directeur de la marque est là pour s’assurer qu’il adhère aux directives de la compagnie. Mais avez-vous besoin de la responsable des ressources humaines car elle met le logo sur chaque offre d'emploi? Nan. Une fois qu'il est finalisé, vous pouvez lui demander de remplacer l'ancien par le nouveau. Pour l'instant, laisse-la être - elle a du travail à faire!
Si vous n'êtes pas l'organisateur, vous devez évaluer si votre présence est essentielle ou non. Parfois, des collègues vous invitent simplement parce qu'ils pensent que vous voulez être là. Mais vous pouvez refuser si vous le jugez utile (par exemple, si vous n’avez aucune idée de ce que vous apporteriez ou si vous êtes simplement très occupé).
Dans des situations comme celle-ci, je dis quelque chose comme: «Bonjour, là-bas. Je pense être capable de gérer cela par elle-même. S'il y a une raison particulière pour laquelle vous voudriez que je sois présente, faites-le-moi savoir!
Et puis prenez cette heure libre et revenez à la mouture.
2. Quels sont les objectifs?
Qu'est-ce que vous essayez d'accomplir exactement? Identifier les objectifs à l'avance est crucial. Il peut vous garder sur la tâche et aider à façonner la conversation entière. Sinon, vous pouvez vous assoir pendant 45 minutes et raconter que Leonard fredonne toujours le thème du Titanic . (Me obtient à chaque fois aussi. Ne lâche jamais, Jack!)
«Un agenda efficace définit clairement les attentes quant à ce qui doit se passer avant et pendant une réunion», explique Roger Schwarz, auteur de Smart Leaders, Smarter Teams: comment vous et votre équipe restez déconcertés pour obtenir des résultats.
«Cela aide les membres de l’équipe à se préparer, alloue judicieusement son temps, permet à tout le monde d’intervenir sur le même sujet et identifie le moment où la discussion est terminée. Si des problèmes persistent pendant la réunion, un ordre du jour bien conçu augmente la capacité de l'équipe à les traiter rapidement et efficacement », déclare Schwarz.
Peut-être voulez-vous simplement que tout le monde fournisse des mises à jour de statut sur les projets prioritaires. Ou encore, vous devez prendre une décision, aujourd'hui, sur le gestionnaire de compte qui sera affecté à un nouveau client gigantesque.
Déterminez votre destination et allez-y. (Et aussi, il est utile de partager vos plans avec les autres participants pour qu'ils sachent à quoi s'attendre et s'ils ont quelque chose à faire à l'avance.)
Et voici un conseil: si vous ne pouvez pas trouver une raison de vous rencontrer, alors, s'il vous plaît, annulez- le pour l'amour du chocolat.
3. Que dois-je préparer?
Un de mes anciens collègues avait l'habitude de prendre du temps pour se préparer à rencontrer d'autres personnes, et je me demandais toujours pourquoi. Et puis, j’ai assisté à un groupe au cours duquel j’avais complètement oublié ce dont nous avions discuté la dernière fois et je devais faire un récapitulatif ou j’ai (de manière embarrassante) omis de terminer une action. Dans tous ces cas, nous avons fini par avoir plus de temps dans nos horaires.
Pour que cela ne se produise pas, vous devez vous présenter préparé. Peut-être que vous passez en revue les notes de la session de la semaine dernière pour que cela reste frais dans votre esprit. Ou peut-être que vous établissez une liste de points de discussion et de réponses dont vous avez besoin. Quoi que ce soit, prenez le temps de le faire. Ça va payer beaucoup de temps.
À titre d'exemple, je supervise le programme d'éducation par les pairs de mon ministère et je travaille sans relâche pour le réorganiser. Dans deux semaines, j'aurai un tête-à-tête avec mon superviseur pour discuter de mes propositions. J'ai recueilli les réactions des étudiants et rassemblé mes idées. La prochaine étape consiste à définir la structure et la chronologie sur papier.
Si je l'aborde les mains vides, nous passerons probablement juste le temps à échanger nos idées, ce qui n'est pas nécessairement mauvais en soi, mais ne m'aide pas non plus à avancer.
Je vous promets, j'aime bien travailler avec les gens. Mais l'une de mes principales bévues: l'inefficacité, surtout lorsqu'il est facile de prévenir. Si votre emploi du temps semble trop chargé ou si, chaque fois que vous vous rencontrez, vous avez des flash-back pour attendre que la cloche sonne au lycée, il est peut-être temps de prendre du recul et de commencer à vous poser ces questions.
Et hé, si vous avez d'autres questions de ce genre que vous vous posez, faites-moi savoir ce qu'elles sont sur Twitter!
