L'outil n ° 1 du commerce pour les consultants est PowerPoint. Les présentations, également appelées «supports», sont utilisées dans presque toutes les situations de consultation, y compris les rapports finaux (pas de documents Word volumineux ici), les présentations formelles et les documents d'analyse détaillés.
Et après en avoir créé quelques centaines (mille?) Au cours de ma journée, j'ai appris quelques astuces professionnelles pour préparer des présentations convaincantes, convaincantes et vraiment impressionnantes. Essayez ces stratégies avec votre prochain PowerPoint pour épater vos clients, ou votre patron.
1. Utiliser le principe de la pyramide
Avant même de commencer à construire votre présentation, il est important de réfléchir à la structure. Étant donné que les présentations sont souvent présentées à des personnes occupées, qui ont beaucoup à l'esprit, une communication claire et concise est extrêmement importante. Et si vous ne planifiez pas à l'avance votre structure globale, il est peu probable que votre présentation raconte l'histoire facile à comprendre que vous souhaitez.
Le principe de la pyramide est une méthodologie utilisée par de nombreux cabinets de conseil pour guider la communication structurée. Essentiellement, une bonne présentation de l’information doit aller du résumé de niveau supérieur à l’information plus détaillée, tout comme la forme d’une pyramide. Ainsi, votre document devrait commencer par la réponse ou la recommandation, suivi des arguments et faits à l’appui: «Je recommande X et Y. La recommandation X est étayée par les faits 1, 2 et 3…»
Garder à l'esprit cette structure est puissant pour plusieurs raisons. Premièrement, cela vous permet d’indiquer vos points à votre auditoire avant qu’il ne commence à poser des questions et de l’aider à se concentrer sur ce qui est important tout au long de la présentation. Mais cela facilite également la création de votre présentation, car vous n'avez pas besoin de réinventer la roue et de vous demander comment organiser au mieux votre message.
2. Prenez le train en ligne
Vous utilisez probablement déjà des titres dans vos présentations PowerPoint, mais saviez-vous que vous devriez également utiliser des slogans? Les slogans sont essentiellement des «phrases de sujet» qui résument le message clé de chaque diapositive en une phrase. Habituellement placés juste après le titre, ils devraient vous aider à communiquer votre histoire tout au long de la présentation et permettre aux lecteurs de digérer rapidement le contenu de la diapositive.
Quelle est la différence entre un titre et un slogan, demandez-vous? Un titre indique le contenu de la diapositive, tandis qu'un slogan explique ce qu’il faut apprendre de la diapositive. Ainsi, un titre pourrait ressembler à «Résumé» et un slogan pourrait se lire: «Après avoir effectué une analyse détaillée dans l’ensemble de l’organisation, nous avons identifié cinq opportunités clés qui permettraient d’économiser environ 100 millions de dollars».
Vous voulez savoir si vous les avez bien compris? Parcourez vos diapositives en regardant uniquement les slogans. Ils doivent être combinés dans une histoire efficace sur le contenu que vous présentez, sans laisser de lacunes.
3. Ajouter des diapositives d'annexe
Vous savez (ou du moins j'espère que vous le ferez) qu'il est essentiel de garder vos diapositives simples et ordonnées pour pouvoir faire une présentation que les gens peuvent suivre. Mais, surtout si vous expliquez une analyse ou si vous savez que votre auditoire voudra vraiment que les données sauvegardent vos revendications, vous aurez peut-être l’impression de devoir emballer vos diapositives avec des tonnes d’informations pour vous convaincre.
Arrêtez.
Même si vous savez que vous avez besoin de tonnes d'informations à l'appui de ce que vous dites à votre auditoire ou que vous prévoyez des questions sur votre analyse ou le projet, ne surchargez pas vos diapositives principales avec tout cela. Je vous garantis que votre auditoire sera submergé et qu’ils ne comprendront pas le message ultime que vous essayez de transmettre.
Au lieu de cela, incorporez des diapositives en annexe à la fin de votre document avec tous les documents complémentaires qui ne rentrent pas dans le récit de votre présentation, mais cela peut être utile. Celles-ci peuvent inclure toutes sortes de choses (données, témoignages, schémas de processus, graphiques supplémentaires), tout ce qui peut être utile pour sauvegarder ce que vous dites, mais vous n'avez pas nécessairement besoin de raconter l'histoire. En les mettant en annexe, vous aurez l'information à laquelle retourner si des questions se posent, mais votre auditoire ne sera pas dérouté dans les détails et manquera la vue d'ensemble.
Combinez ces conseils avec les conseils d'Alex Cavoulacos pour créer de superbes diapositives PowerPoint et vous obtiendrez une présentation exceptionnelle en un rien de temps.
