Appelez cela un produit d'horaires chargés, de connectivité technologique accrue ou d'attention frite, mais quelle que soit la raison, lorsque vous réunissez un groupe pour une réunion, presque tout le monde a du mal à se laisser distraire et à s'en tenir à la tâche à accomplir. En fait, 47% des employés citent les collègues distraits comme le principal obstacle à la tenue de réunions productives.
Si vous prenez votre travail au sérieux, vous faites probablement déjà de votre mieux pour faire preuve d'engagement: écouter activement, sonner quand cela convient et garder votre téléphone à distance. Mais même lorsque l’esprit de réunion est primordial, il est facile de glisser dans de mauvaises habitudes.
Pour rester dans les bonnes grâces de vos collègues et obtenir quelque chose de précieux de chaque réunion, vous devez toutefois contrôler les points suivants.
1. Ne pas établir de contact visuel
À ce stade, l'importance d'établir un contact visuel lors d'une réunion est presque devenue un cliché, mais pour une bonne raison. Le maintenir démontre l'engagement, l'intérêt et le respect. Il a même été démontré qu'il augmentait votre conscience de soi. Cela peut sembler inconfortable au début, mais il existe des tonnes de piratages faciles pour améliorer votre contact visuel sans laisser filer les gens qui rampent avec un regard de cerf dans les phares.
Un de mes meilleurs conseils est de vous assurer que la mise en place de votre réunion est propice au contact visuel dès le départ: essayez d'organiser votre groupe en cercle ou en demi-cercle afin que tout le monde puisse se voir sans se forcer. Même si quelqu'un n'est pas dans le même espace physique que vous, l'importance du contact visuel est toujours valable.
Pour permettre aux participants de se connecter via un appel vidéo, positionnez votre appareil photo de manière à ce qu'il soit dans votre champ de vision naturel, de sorte que vous semblez vous regarder dans les yeux lorsque vous parlez.
2. Utiliser votre ordinateur portable
L'utilisation de votre ordinateur portable commence souvent par les meilleures intentions: prendre des notes, rechercher des informations pertinentes en ligne, etc. Mais il est bien trop facile de passer de la transcription de la réunion à la tentative de comprendre le nom de la chanson que vous avez perdue dans la tête la nuit dernière sans même vous en rendre compte. C'est pourquoi je recommande d'éviter complètement les ordinateurs portables. Beaucoup de choses habituellement faites sur l'un peuvent facilement être faites à la main, comme prendre des notes sur un bloc-notes ou partager des données sur une feuille de calcul imprimée. Mais si un ordinateur est une nécessité absolue, vous pouvez toujours minimiser son utilisation. Lorsque vous assistez à une présentation, par exemple, encouragez l’orateur à partager son écran sur un téléviseur afin que tout le monde puisse suivre.
Même si l'organisateur de votre réunion n'interdit pas strictement les ordinateurs portables, le laisser à votre bureau ou le garder fermé pendant que vous vous concentrez sur l'agenda vous aide à garder les distractions insensées (sans parler des notifications par e-mail et chat). De plus, le laisser aller à l'improviste laissera certainement une impression positive sur vos collègues et les encouragera peut-être à faire de même.
3 Participation à une réunion non pertinente
Dans la vie, vous pouvez être sûr de trois choses: la mort, les impôts et les invitations inutiles aux réunions. Et s'il est si facile de cliquer simplement sur «Oui» sur une invitation et de vous présenter juste parce qu'on vous l'a demandé, vous rendez un mauvais service à vos coéquipiers. Lorsque vous n'êtes pas impliqué dans une réunion, il est pratiquement inévitable de passer pour désintéressé. Il vaut bien mieux rester à son bureau et être productif que se présenter et s'ennuyer.
Pour lutter contre cela, assurez-vous de bien comprendre le sujet de la réunion, les raisons pour lesquelles l'organisateur le souhaite, ce que vous devez préparer à l'avance et ce que vous espérez accomplir d'ici la fin. Ce contexte vous permet de décider plus facilement si votre réunion bénéficiera réellement de votre présence ou si votre temps serait mieux dépensé ailleurs. Souvent, ces informations sont incluses dans un ordre du jour ou dans l'invitation à une réunion, mais si ce n'est pas le cas, n'hésitez pas à consulter brièvement l'organisateur de la réunion au préalable. Si vous décidez que votre présence n'est pas nécessaire, expliquez poliment votre choix à l'organisateur. Si vous vous en sortez bien, il appréciera probablement votre honnêteté.
Dans une certaine mesure, céder à la distraction fait partie de l’être humain. Personne ne peut rester sur la bonne voie 100% du temps, et cela sera évident dans les réunions de temps en temps. Mais si jamais vous vous retrouvez involontairement à quitter chaque réunion sans avoir la moindre idée de la raison de votre présence, cela vaut la peine d'ajouter quelques modifications à votre routine.
