Parfois, nous avons besoin de garder une trace des informations et une bonne place pour cela est dans un fichier de base de données Excel. Qu'il s'agisse d'une liste personnelle de numéros de téléphone, d'une liste de contacts pour les membres d'une organisation ou d'une équipe, ou d'une collection de pièces de monnaie, de cartes ou de livres, une base de données Excel facilite la saisie, le stockage et la recherche d'informations spécifiques.
Microsoft Excel possède des outils intégrés pour vous aider à garder une trace des données et à trouver des informations spécifiques quand vous le souhaitez. De plus, avec ses centaines de colonnes et ses milliers de lignes, une feuille de calcul Excel peut contenir une quantité énorme de données.
Saisie des données
Le format de base pour stocker des données dans une base de données Excel est un tableau.
Une fois la table créée, les outils de données Excel peuvent être utilisés pour rechercher, trier et filtrer les enregistrements de la base de données afin de rechercher des informations spécifiques.
Pour suivre ce didacticiel, entrez les données telles qu’elles apparaissent dans l’image ci-dessus.
Entrez rapidement les numéros d’étudiant:
- Tapez les deux premiers ID - ST348-245 et ST348-246 dans des cellules A5 et A6, respectivement.
- Mettez en surbrillance les deux identifiants pour les sélectionner.
- Clique sur le poignée de remplissage et faites-le glisser vers la cellule A13.
- Le reste de l'ID de l'étudiant doit être entré correctement dans les cellules A6 à A13.
Entrer les données correctement
Lors de la saisie des données, il est important de s’assurer qu’elles sont saisies correctement. À l'exception de la ligne 2 située entre le titre de la feuille de calcul et les en-têtes de colonne, ne laissez aucune autre ligne vide lors de la saisie de vos données. Assurez-vous également de ne pas laisser de cellules vides.
Les erreurs de données, causées par une saisie de données incorrecte, sont à l'origine de nombreux problèmes liés à la gestion des données. Si les données sont entrées correctement au début, le programme est plus susceptible de vous rendre les résultats souhaités.
Les lignes sont des records
Chaque ligne de données dans une base de données est appelée un enregistrement. Lorsque vous saisissez des enregistrements, tenez compte de ces directives:
- Ne laissez aucune ligne vide dans la table en cours de création. Ceci comprend NE PAS en laissant une ligne vide entre les en-têtes de colonne et la première ligne de données.
- Un enregistrement peut contenir des données sur un seul élément spécifique.
- Un enregistrement doit également contenir TOUTES les données de la base de données dans la base de données. Il ne peut y avoir d'informations sur un élément dans plusieurs lignes.
Les colonnes sont des champs
Alors que les lignes d'une base de données Excel sont appelées enregistrements, les colonnes sont appelées des champs. Chaque colonne a besoin d'un en-tête pour identifier les données qu'elle contient. Ces en-têtes sont appelés noms de champs.
- Les noms de champ sont utilisés pour garantir que les données de chaque enregistrement sont entrées dans le même ordre.
- Assurez-vous que toutes les données d'une colonne sont entrées sous le même format. Si vous commencez à entrer des chiffres sous forme de chiffres (tels que 10 ou 20), continuez. Ne changez pas à mi-parcours et commencez à entrer des nombres sous forme de mots (tels que dix ou vingt). Être cohérent.
- Ne laissez pas de colonnes vides dans la table.
Créer la table
Une fois les données saisies, elles peuvent être converties en un table. Faire cela:
- Mettez en surbrillance les cellules A3 à E13 dans la feuille de calcul.
- Clique sur le Accueil languette.
- Clique sur le Format comme tableau option sur le ruban pour ouvrir le menu déroulant.
- Choisissez le bleu Style De Table Moyen 9 possibilité d'ouvrir le Format comme tableau boite de dialogue.
- Lorsque la boîte de dialogue est ouverte, les cellules A3 à E13 de la feuille de calcul doivent être entourées par les fourmis en marche.
- Si les fourmis en marche entourent la bonne plage de cellules, cliquez sur D'accord dans le Format comme tableau boite de dialogue.
- Si les fourmis en marche n'entourent pas la plage correcte de cellules, mettez en surbrillance la plage correcte dans la feuille de calcul, puis cliquez sur D'accord dans le Format comme tableau boite de dialogue.
- Les flèches de liste déroulante doivent être ajoutées à côté de chaque nom de champ et les lignes du tableau doivent être formatées en alternance de bleu clair et de bleu foncé.
Utilisation des outils de base de données
Une fois que vous avez créé la base de données, vous pouvez utiliser les outils situés sous les flèches déroulantes en regard de chaque nom de champ pour trier ou filtrer vos données.
Tri des données
- Cliquez sur la flèche déroulante à côté de la Champ Nom prénom.
- Clique le Option de tri A à Z trier la base de données par ordre alphabétique.
- Une fois triés, Graham J. devrait être le premier enregistrement de la table et Wilson R devrait être le dernier.
Filtrage des données
- Cliquez sur la flèche déroulante à côté de la Domaine du programme prénom.
- Cochez la case en regard de Tout sélectionner option pour effacer toutes les cases à cocher.
- Cliquez sur la case à côté du Affaires possibilité d'ajouter une coche à la case.
- Cliquez sur D'accord.
- Seulement deux étudiants - G. Thompson et F. Smith devrait être visible car ils sont les deux seuls inscrits dans le programme d’affaires.
- Pour afficher tous les enregistrements, cliquez sur la flèche déroulante en regard de la Programme nom de domaine.
- Clique sur le Effacer le filtre de "Programme" option.
Développer la base de données
Pour ajouter des enregistrements supplémentaires à votre base de données:
- Placez le pointeur de votre souris sur le petit point dans le coin inférieur droit du tableau.
- Le pointeur de la souris se transformera en une flèche à deux têtes.
- Quand cela arrive, cliquez et maintenez le bouton droit de la souris et faites glisser le pointeur bas pour ajouter une ligne vide au bas de la base de données.
- Ajoutez les données suivantes à cette nouvelle ligne:Cellule - Les donnéesA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Science
Terminer la mise en forme de la base de données
- Surligner cellules A1 à E1 dans la feuille de calcul.
- Clique sur le Accueil languette.
- Clique sur le Fusionner et centrer option du ruban pour centrer le titre.
- Clique sur le La couleur de remplissage (ressemble à un pot de peinture) sur le ruban pour ouvrir la liste déroulante Couleur de remplissage.
- Choisir Bleu, Accent 1 dans la liste pour changer la couleur de l’arrière-plan des cellules A1 - E1 en bleu foncé.
- Clique sur le Couleur de la police icône sur le Mise en forme barre d’outils (c’est une grande lettre "A") pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de police.
- Choisir blanc dans la liste pour changer la couleur du texte des cellules A1 - E1 en blanc.
- Surligner cellules A2 - E2 dans la feuille de calcul.
- Clique sur le La couleur de remplissage sur le ruban pour ouvrir la liste déroulante Couleur de remplissage.
- Choisir Bleu, Accent 1, Briquet 80 dans la liste pour changer la couleur du fond des cellules A2 - E2 en bleu clair.
- Surligner cellules A4 - E14 dans la feuille de calcul.
- Cliquez sur la liste déroulante du ruban pour centrer le texte dans les cellules A14 à E14.
- À ce stade, si vous avez correctement suivi toutes les étapes de ce didacticiel, votre feuille de calcul doit ressembler à la feuille de calcul illustrée à l'étape 1 de ce didacticiel.
Fonctions de base de données
Syntaxe: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Où d une fonction est l'un des suivants:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Type: Base de données
Les fonctions de base de données sont particulièrement utiles lorsque Google Sheets est utilisé pour gérer des données structurées, comme une base de données. Chaque fonction de base de données, Dysfonctionnement , calcule la fonction correspondante sur un sous-ensemble d'une plage de cellules considérée comme une table de base de données. Les fonctions de base de données prennent trois arguments:
- Database_arr est une plage, un tableau incorporé ou un tableau généré par une expression de tableau structurée de sorte que chaque ligne après la ligne 1 soit un enregistrement de base de données et chaque colonne est un champ de base de données. La rangée 1 contient les étiquettes pour chaque champ.
- Field_str | num indique quelle colonne (champ) contient les valeurs à moyenner. Cela peut être exprimé sous la forme du nom du champ (chaîne de texte) ou du numéro de la colonne, où la colonne la plus à gauche serait représentée par 1.
- Critères_arr est une plage, un tableau incorporé ou un tableau généré par une expression de tableau structurée de manière à ce que la première ligne contienne le (s) nom (s) de champ auquel le critère (critère) sera appliqué et les lignes suivantes contiennent le ou les tests conditionnels.
La première ligne de Critères spécifie les noms de champs. Chaque ligne de Critères représente un filtre, qui est un ensemble de restrictions sur les champs correspondants. Les restrictions sont décrites en utilisant la notation requête par exemple et peuvent inclure une valeur à comparer ou un opérateur de comparaison suivi d'une valeur de comparaison. Exemples de restrictions: "Chocolat", "42", "> = 42", "<> 42". Une cellule vide signifie aucune restriction sur le champ correspondant.
Un filtre correspond à une ligne de la base de données si toutes les restrictions de filtre (les restrictions de la ligne du filtre) sont satisfaites. Une ligne de base de données (enregistrement) satisfait aux critères si et seulement si au moins un filtre y correspond. Un nom de champ peut apparaître plusieurs fois dans la plage de critères pour autoriser plusieurs restrictions s’appliquant simultanément (par exemple, température> = 65 et température <= 82).
DGET est la seule fonction de base de données qui n'agrège pas les valeurs. DGET renvoie la valeur du champ spécifié dans le deuxième argument (de la même manière qu'un VLOOKUP) uniquement lorsqu'un enregistrement correspond à Criteria. sinon, il renvoie une erreur indiquant qu'aucune correspondance ou plusieurs correspondances
