Qui ne ressent pas le besoin de faire plus en moins de temps? Si vous passez une grande partie de votre journée à gérer les e-mails, vous serez ravi d'apprendre qu'il existe de nombreuses manières d'utiliser Outlook plus efficacement.
Changez les valeurs par défaut en ce que vous préférez et utilisez habituellement; utiliser un ou deux raccourcis clavier; mettre en place des filtres pour l'automatisation; assurez-vous que Outlook lui-même fonctionne à la vitesse maximale, et votre temps dans Outlook sera bien utilisé.
Consultez les conseils et secrets suivants et vous serez sur la bonne voie pour récupérer un peu de votre temps.
01 sur 23Archiver des messages en un clic
Faites plus vite ce que vous faites si souvent. Découvrez comment configurer Outlook pour que vous puissiez classer les courriers électroniques dans des dossiers souvent utilisés en un seul clic.
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02 sur 23Rationaliser les conversations
Pourquoi tolérer que des dossiers de messagerie et votre esprit soient jonchés de tonnes de messages cités ailleurs ailleurs? Découvrez comment utiliser Outlook pour le nettoyage automatique. Il peut déplacer ou supprimer des emails redondants tout seul.
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03 sur 23Renvoyer des e-mails
Renvoyez un courrier électronique dans Outlook pour réutiliser son contenu, son objet ou ses destinataires au lieu de commencer par un écran vide.
04 sur 23Gardez les fichiers Outlook petits et accrocheurs
Si vous voulez que votre Outlook soit rapide et rapide, gardez votre taille de fichier PST principale petite. Le fichier PST est l'emplacement où Outlook stocke les courriels, les contacts, les calendriers, etc. Vous pouvez déplacer l'ancien courrier vers un fichier d'archive séparé, par exemple.
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05 sur 23Configurer une réponse automatique d'absence du bureau ou en vacances
Demandez à Outlook de répondre en votre nom pour définir les attentes. Cela vous fait gagner du temps non seulement lorsque vous vous rattrapez après les vacances, mais également chaque jour de travail.
06 sur 23Déplacer rapidement des courriels vers n'importe quel dossier
Même si vous n'avez pas configuré d'archivage en un clic pour un dossier, Outlook vous permet de déplacer rapidement des courriers électroniques vers des dossiers. Vous pouvez transférer des messages en utilisant uniquement le clavier, par exemple, ou un bouton pratique sur le ruban.
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07 sur 23Créer et utiliser des modèles de courrier électronique
Lorsque vous réalisez que vous composez des messages similaires à plusieurs reprises, il est temps de savoir comment enregistrer un tel courrier électronique en tant que modèle dans Outlook pour une utilisation ultérieure. Vous pourrez envoyer le même courrier électronique - ou un courrier similaire - à plusieurs reprises avec une rapidité enviable.
08 de 23Modifier le visage et la taille de la police Outlook par défaut
Si vous pensez que la police utilisée par Outlook lorsque vous composez un message ou lisez un e-mail est trop large, grande, petite, petite, grande ou bleue, changez-la. Découvrez comment définir la police, le style et la couleur de police à utiliser par défaut pour les courriers électroniques dans Outlook.
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09 sur 23Supprimer et mettre en sourdine une conversation
Outlook peut vous aider lorsque vous vous retrouvez en train de patauger dans des courriels et des conversations totalement dénuées de pertinence. Découvrez comment utiliser Outlook pour supprimer une conversation entière et faire en sorte qu'Outlook supprime automatiquement les futurs courriers électroniques dans le même fil.
10 sur 23Filtrer automatiquement le courrier d'un expéditeur dans un dossier spécifique
En commençant par n'importe quel email, configurez un filtre Outlook qui déplace automatiquement tous les messages futurs du même expéditeur dans un dossier spécifique.
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11 sur 23Rechercher des messages associés
Pourquoi parlons-nous de cela maintenant? Comment la discussion a-t-elle commencé? Qu'est-ce que j'ai dit? Dans Outlook, il est facile de rechercher tous les messages associés. Vous n'aurez pas à compter sur votre mémoire.
12 sur 23Définir le compte par défaut pour les nouveaux courriels
Assurez-vous que les nouveaux messages que vous composez commencent par les plus probables. De adresse électronique déjà sélectionnée dans Outlook.
13 sur 23Rechercher dans un message
Vous voulez trouver quelque chose dans un e-mail long et lourd? Découvrez comment utiliser Outlook pour rechercher du texte dans un message électronique.
14 sur 23Programmer les e-mails à livrer plus tard
Vous pouvez demander à Outlook d'envoyer un message uniquement à partir d'une certaine date. Ceci est particulièrement utile pour les événements se produisant régulièrement, tels que les annonces de réunions hebdomadaires.
15 sur 23Annuler la suppression d'un message rapidement
Oops! Vous venez de supprimer un email dans Outlook qui n'était pas prêt à aller dans le dossier "Éléments supprimés"? Pas de soucis. Voici un moyen simple de récupérer ce courrier en un instant.
16 sur 23Configurer les listes de distribution
Créez vos propres listes de diffusion dans Outlook et envoyez facilement des messages à des groupes de personnes sans avoir à saisir toutes les adresses électroniques.
17 sur 23Supprimer les pièces jointes des messages
Gardez le message; perdre sa grande taille. Découvrez comment utiliser Outlook pour supprimer les fichiers joints (après les avoir enregistrés ailleurs) des messages électroniques. Vous pouvez réduire considérablement la taille de votre boîte aux lettres.
18 sur 23Rechercher rapidement tous les messages d'un expéditeur
Outlook localise tous les messages d'un expéditeur particulier et vous les montre rapidement avec cette astuce.
19 sur 23Configurer un dossier "Tous les messages"
Consultez tous les courriels (envoyés, reçus, archivés et archivés) pour un compte situé à un emplacement unique dans Outlook.
20 sur 23Envoyer Outlook en surbrillance uniquement aux messages
Lorsque vous êtes l'unique destinataire de l'e-mail, le message est généralement plus important que si vous faites partie d'une douzaine de personnes. Découvrez comment Outlook peut mettre en évidence les messages ne contenant que vous dans la ligne À:.
21 sur 23Modifier les messages électroniques reçus
Au lieu de vous envoyer des courriels ou de rédiger une note ailleurs dans Outlook ou éventuellement en dehors de celle-ci, vous pouvez modifier tout courriel reçu à la place.
22 sur 23Automatiquement Cc: Tout le courrier que vous envoyez
Outlook peut envoyer une copie de chaque message que vous composez à une autre adresse électronique.
23 sur 23Développez Outlook avec des modules complémentaires qui vous font gagner du temps.
Des modules tels que ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen et Auto-Mate peuvent considérablement améliorer votre flux de travail Outlook en mettant les bonnes informations à portée de main, en filtrant intelligemment et en automatisant des tâches répétitives.
