25 règles de base concernant l'étiquette de la messagerie à connaître - la muse

Email. C'est à la fois une commodité majeure et une distraction incessante. Mais, quelle que soit votre opinion sur le moment, une chose est sûre, c'est une nécessité inévitable. Les chances sont que vous ne pouvez pas passer à travers une journée de travail sans composer un (bien, probablement beaucoup plus d'un) email.

Et si vous voulez être professionnel et faire passer votre message d'une manière claire, efficace, cela ne donne pas envie à vos collègues de vouloir se laisser aller à leur bureau par pure frustration? Eh bien, il y a quelques règles d'étiquette différentes que vous voudrez bien garder à l'esprit.

"Ouais ouais ouais. J'ai entendu tout cela un million de fois auparavant », vous pensez probablement. Mais, malgré le nombre de fois où ces points ont été marqués à la maison, je suis prêt à parier que vous avez toujours commis un faux courriel commun au moins une fois au cours de la semaine écoulée, voire même le jour même.

Inutile de dire que je pense que nous pourrions tous utiliser un rappel de temps en temps. Voici donc une liste pratique pour vous aider à mettre au point toutes les règles d'étiquette de messagerie que vous jurez, mais que vous ne pouvez pas appliquer.

Les bases

Lorsque vous construisez une maison, vous commencez par le sous-sol. Alors, avant de plonger dans les sections spécifiques de votre email, jetons un coup d'œil sur les fondamentaux.

Même si vous ignorez ou oubliez chacune des autres parties de cet article, assurez-vous au moins que vous avez coché ces cases.

1. Si vous envoyez à partir d'une adresse personnelle, par exemple pour une candidature ou un entretien informatif, assurez-vous que votre adresse a toujours une apparence professionnelle. Vous voulez faire bonne impression, et «[email protected]» ne va pas le couper.

2. Si vous avez reçu un message de colère ou si vous vous sentez enragé, éloignez-vous de l'ordinateur pendant quelques minutes. Lancer quelque chose dans le feu de l'action ne posera que des problèmes.

3. Inclure une salutation amicale et la fermeture. Votre message dans son ensemble se sentira beaucoup plus complet, poli et professionnel.

4. Relire. Assez dit.

Timing

Une synchronisation efficace est l’une de ces choses que vous ne pouvez pas oublier lorsque vous faites de votre mieux pour vous frayer un chemin dans votre boîte de réception.

Mais, si vous avez déjà reçu une réponse immédiate en un mot à un message long et réfléchi, ou si vous avez attendu des semaines pour obtenir une réponse que vous attendiez avec impatience, vous conviendrez que le moment est digne d'un peu plus de considération.

1. En règle générale, répondez aux e-mails dès que vous en avez réellement la possibilité. Vous ne voulez pas laisser les gens suspendus.

2. Si le message mérite un peu plus de temps et de réflexion, ne déclenchez pas une réponse à moitié nulle et immédiate, juste pour vous en débarrasser. Au lieu de cela, répondez et confirmez que vous l'avez reçu - et informez l'expéditeur que vous allez prendre un peu de temps pour réfléchir.

3. Un bon conseil pour vous aider à garder vos réponses en échec? Le cofondateur de Muse, Alex Cavoulacos, recommande que plus vous répondez rapidement, plus votre réponse devrait être courte.

Destinataires

Des chaînes de messagerie apparemment sans fin. Des collègues qui continuent à vous transmettre des messages qui n'ont absolument rien à voir avec vous. Ces coéquipiers qui semblent n'avoir aucune idée de ce à quoi sert ce champ BCC pratique.

Ce sont toutes des choses qui vous préoccupent probablement, du moins lorsque d’ autres les commettent. Mais, mettons les projecteurs sur vous pendant une minute. Avez-vous enfreint l'une de ces règles d'étiquette concernant votre liste de destinataires?

1. Procédez avec prudence lorsque vous utilisez «Répondre à tous» et utilisez-le uniquement lorsque tout le monde dans ce fil doit être mis à jour. Tu as été prévenu.

2. N'ayez pas peur d'utiliser BCC, en particulier dans les cas où vous ne voulez pas que toutes les adresses ou tous les destinataires soient visibles par tout le monde.

3. Voici une règle pratique à garder à l'esprit: La liste de quelqu'un dans le champ «À» signifie que vous attendez une réponse. En revanche, si vous appelez cette personne, vous la tenez simplement au courant de votre message aux autres.

4. Cela dit, moins vous pouvez inclure de personnes dans un courrier électronique, mieux c'est. Trop de cuisiniers dans la cuisine ne feront probablement que créer de la confusion et des fils croisés.

Ligne d'objet

Quelle est la première partie de votre message sur laquelle les gens vont poser les yeux? C'est facile: votre sujet.

Comme vous le savez déjà, une excellente ligne de sujet peut faire des merveilles pour votre courrier électronique dans son ensemble. Un mauvais sujet? Eh bien, disons simplement que cela peut causer beaucoup d'aggravation parmi vos destinataires.

1. Définissez votre ligne d'objet spécifique, plutôt que de vous fier à des expressions vagues telles que «Checking In». Cela permet à vos destinataires de comprendre immédiatement le contenu de votre message. De plus, il sera beaucoup plus facile de le trouver quand vous en aurez besoin plus tard.

2. Soyez bref. Bien que vous souhaitiez qu'il soit spécifique, cela ne signifie pas qu'il doit être son propre paragraphe autonome. Essayez de vous en tenir à moins de 10 mots - tout ce qui est plus long que cela peut probablement être sa propre phrase.

3. Aussi pressé que vous soyez, ne sautez pas complètement le sujet. Personne n'aime voir ce sinistre «No Subject» dans sa boîte de réception.

Corps de l'e-mail

La voici: la viande et les pommes de terre de votre message. Les autres domaines sont importants, mais c’est là que vous expliquerez vraiment pourquoi vous communiquez avec la personne.

Oui, les communications sur le lieu de travail sont de plus en plus occasionnelles. Mais cela ne veut pas dire que vous voulez que vos courriels se transforment en désordre total non organisé. Assurez-vous de respecter ces règles d'étiquette et vos messages seront polis et professionnels.

1. C’est un autre endroit où vous voudrez être aussi clair et concis que possible. Vous pouvez probablement considérer que la règle d’or de l’e-mailing. Après tout, si quelque chose nécessite des pages de texte à expliquer, vous feriez probablement mieux de le faire en personne ou par téléphone.

2. Respectez toutes les règles d'écriture traditionnelles que vous avez apprises à l'école. Cela signifie une structure de phrase, une majuscule, une ponctuation et une résistance appropriées à la tentation de semer votre message avec des émoticônes.

3. Assurez-vous que votre message contient une demande claire ou des éléments d'action. Que vous demandiez l'avis d'un collègue sur quelque chose ou que vous recherchiez des détails sur un élément de projet, vous devez disposer d'un motif solide pour envoyer un courrier électronique - et vous devez également préciser ce motif.

4. Si aucune action n'est requise de la part du destinataire et que vous envoyez simplement un courrier électronique pour fournir une mise à jour, précisez-le également. Les gens doivent quitter votre note en sachant ce que l'on attend d'eux.

5. Utilisez des puces ou des listes numérotées, le cas échéant. Nous sommes tous occupés et certaines mises en forme facilitent grandement l'exploration de votre message et la lecture des faits saillants.

6. Mettez en gras les informations importantes pour les faire ressortir, mais évitez d’utiliser des majuscules, ce qui donne l’impression que vous criez.

7. Utilisez une police lisible et évitez trop de couleurs de police différentes. Vous voulez que votre message soit aussi simple à lire que possible.

Les pièces jointes

Besoin de joindre quelque chose à votre email? C'est souvent une réflexion après coup, et vous finissez par vous attarder sur ce qui est nécessaire avant de frapper «envoyer».

Mais les pièces jointes ne sont pas le Far West du monde de la messagerie. Non, il y a toujours quelques règles d'étiquette que vous voulez vous assurer que vous suivez.

1. Avant de rien attacher, assurez-vous que c'est vraiment nécessaire. Il est inutile de joindre un document Word d'une page contenant deux phrases.

2. En cas de doute, joignez votre fichier au format PDF afin d'éviter tout problème de compatibilité.

3. Si vous devez envoyer une pièce jointe volumineuse, assurez-vous de la compresser ou de la compresser.

4. Prenez l’habitude de joindre votre fichier avant de rédiger le corps de votre email. De cette façon, vous éviterez le message de suivi "Désolé, j'ai oublié la pièce jointe!".

Si vous faites rouler les yeux et prétendez avoir déjà entendu tout cela, je ne vous en veux pas. Mais il y a de fortes chances que vous ne respectiez toujours pas ces règles d'étiquette fréquemment répétées de temps en temps.

Alors, considérez ceci comme votre rappel amical pour sortir du pilote automatique et portez une attention particulière à vos messages. Vos collègues vous remercieront.

Avez-vous d'autres règles ou marottes à ajouter à la liste? Faites le moi savoir sur Twitter!