Ce n'est plus considéré comme un fou de porter un jean au travail ou de prendre un verre avec votre patron après les heures normales de travail, mais lorsqu'il s'agit d'utiliser des émoticônes dans un courrier électronique, les lignes deviennent un peu plus floues.
Il peut être difficile de naviguer dans les tenants et les aboutissants de l'étiquette de messagerie professionnelle. Mais c’est très probablement le moyen principal de communiquer avec votre patron et vos collègues (en plus, vous savez, en personne). Et cela signifie que chaque message que vous envoyez est une chance de faire une bonne ou une mauvaise impression.
Voici neuf règles de travail que vous devez respecter si vous souhaitez conserver votre réputation en ligne.
1. Commencez avec une ligne d'objet continue
Si vous envoyez un courrier électronique à l'un de vos supérieurs, n'oubliez pas qu'ils ont probablement des centaines de messages dans leur boîte de réception.
Alors, que fait votre patron avec la plupart d'entre eux? Appuyez sur supprimer ou mettez-les en vedette pour plus tard (et ne les lisez jamais). Cela signifie que vous n'avez qu'une seule chance d'attirer leur attention: une ligne d'objet attrayante peut aider à s'assurer qu'ils l'ouvrent réellement.
2. Surveillez vos mots
Avez-vous déjà reçu un message texte se terminant par un point? Si c'est le cas, vous avez probablement pensé que la personne qui vous l'avait envoyé était en colère contre vous (même s'ils essayaient vraiment d'utiliser la ponctuation correcte).
C'est parce que le type de mots que vous utilisez peut instantanément apaiser ou contrarier quelqu'un. Évitez d’utiliser des mots tels que «hé» ou «urgent» et utilisez plutôt «vous» ou «aujourd’hui». (Confus? Plus d'explications ci-dessous.)
3. Écrivez comme un éditeur
Vous n’écrivez peut-être pas un journal universitaire, mais cela ne signifie pas que vous n’obtenez pas de notes. Une mauvaise grammaire, des fautes d'orthographe et même un manque d'introduction, de corps et de conclusion donnent l'impression que vous essayez d'atteindre la boîte de réception zéro, et non d'être un employé responsable.
4. Soyez courtois du temps de la personne
Si vous envoyez un courrier électronique à quelqu'un, dites-lui pourquoi vous l'envoyez.
Si, par exemple, vous joignez une présentation, indiquez-leur exactement ce que vous souhaitez que leurs prochaines étapes soient (avez-vous besoin de leur approbation? Voulez-vous qu'ils ajoutent une diapositive?). Si vous vous adressez à quelqu'un de CC, dites-lui pourquoi il a été inclus.
5. Utilisez Emojis avec prudence
Voici la chose à propos des emojis: Tout le monde n'est pas fan d'eux. Même si vous travaillez dans un environnement informel, il y a toujours un pourcentage important de la population active qui les considère comme non professionnels. Ne risquez pas cela si vous ne savez pas comment il sera reçu.
6. Fixez la pièce jointe
Cela semble évident, mais nous avons tous été coupables de cette violation de courrier électronique à plusieurs reprises.
Vérifiez avant d’appuyer sur Envoi: avez-vous joint la pièce jointe que vous avez annoncée? (Dis ça 10 fois vite.)
7. Clouez votre signature (sans le «meilleur» habituel)
Vous devez terminer votre courrier électronique en vous déconnectant, mais cela ne signifie pas que vous devez dire «meilleur» ou «merci» à la fin de chaque message (surtout si vous n'avez réellement aucune raison d'être reconnaissant).
Au lieu de cela, optez pour une salutation qui est professionnelle, mais fonctionnelle. Essayez «salutations», «respectueusement» ou «je vous parlerai bientôt."
8. Utiliser une signature professionnelle (même sur votre téléphone)
Si vous venez de créer un email professionnel et bien écrit, pourquoi voudriez-vous le terminer par «Envoyé de mon iPhone»? Choisissez plutôt une signature simple et engageante qui comprend votre titre, vos profils de réseaux sociaux, votre site Web et peut-être même une image de votre visage.
9. Savoir quand ne pas envoyer un courriel
Bien sûr, peu importe la qualité de votre étiquette, c'est pour rien si vous envoyez un courriel à quelque chose que vous ne devriez pas être.
Par exemple, si vous avez besoin d'une réponse très rapide, appelez-la. Et si vous souhaitez demander une augmentation à votre patron, planifiez une réunion (vous ne souhaitez pas que cette conversation se fasse par courrier électronique).
Tant que vous suivez ces neuf règles, vos e-mails seront presque toujours lus et répondus. Et hé, vous pourriez bien faire bonne impression sur votre patron pendant que vous y êtes!
