Comment utiliser SharePoint

Nous avons examiné ce qu'est SharePoint, examinons maintenant quelques utilisations courantes. SharePoint est une plate-forme de collaboration avec les autres membres d'une équipe. Ce sont souvent des équipes d'entreprise, mais ce n'est pas obligatoire. Certaines applications pour SharePoint non liées aux entreprises incluent:

• Les équipes sportives peuvent utiliser le calendrier pour publier un calendrier de jeu et une bibliothèque de documents pour stocker des vidéos de jeu.
• Les clubs de lecture pourraient publier des liens vers le livre de la semaine prochaine, tandis que les groupes de rédaction pourraient accueillir des critiques et des commentaires.
• Les groupes de volontaires planifiant un projet de restauration peuvent créer un plan avec des tâches et un calendrier.
• Un quartier organisant une vente de garage peut afficher des annonces sur de nouveaux participants ou répertorier des éléments et des prix dans un fichier Excel partagé dans une bibliothèque de documents.

Bien sûr, tout ce qui est décrit ci-dessus est possible avec d'autres applications et services, mais SharePoint les réunit tous dans un seul endroit, avec une interface Web utilisable sous Windows, MacOS et Linux. Les applications Android et iOS sont également disponibles. De plus, les applications Microsoft Office peuvent récupérer des fichiers directement à partir de SharePoint, ce qui rend le téléchargement instantané.

Dans les sections suivantes, nous allons créer un nouvel espace SharePoint, puis suivre les étapes pour quelques fonctions communes: partage de fichiers, création de pages Web simples et ajout de widgets fonctionnels à ces pages.

Comment créer un site SharePoint

Vous aurez besoin de plusieurs choses avant de pouvoir créer votre site:

• Tout d'abord, vous devez avoir accès à un compte Office 365, mais pas à n'importe quel compte. Il s'agira d'un compte professionnel, car SharePoint n'est pas inclus dans les comptes de consommateurs.
• Vous devrez également être un administrateur pour créer vous-même un site. Si vous ne l'êtes pas, vous pouvez toujours demander à votre sympathique administrateur de quartier d'en créer un pour vous.

Pour créer un site SharePoint, procédez comme suit:

1. Connectez-vous à Office 365 en tant qu'administrateur, puis sélectionnez SharePoint dans le menu de l'application en haut à gauche.

   

2. Dans le menu de la page, sélectionnez le + Créer un site bouton.

3. Sélectionner Site d'équipe dans le dialogue qui suit. (Sites de communication sont principalement destinées aux annonces de publication et à d’autres contenus.)

4. Choisissez un design de départ pour votre site. Cela le remplira de contenu d'initiation - ne vous inquiétez pas, vous pourrez toujours les ajuster plus tard.

5. Fournissez les détails de votre site, y compris son nom et sa description.

6. Sélectionner terminer pour compléter votre configuration. SharePoint travaillera en arrière-plan pour créer le site, mais sa progression suivra.

   

Maintenant que vous avez configuré un espace, certaines fonctionnalités sont immédiatement disponibles (voir ci-dessus), notamment:

• Les conversations: Babillards privés pour votre groupe.
• Les documents: Vous pouvez partager des fichiers ici. Ceux-ci bénéficieront des fonctionnalités de contrôle de version et d’archivage / extraction décrites lors de l’introduction de SharePoint.
• Un OneNote Carnet: Vos coéquipiers peuvent tous collaborer avec ce carnet OneNote en créant et en ajoutant des pages.
• Pages du site: Vous permet de créer des pages Web personnalisées pour votre équipe.

Le partage de fichiers à l'aide d'une bibliothèque de documents reste une utilisation très courante pour les sites SharePoint. Regardons comment faire cela.

Comment utiliser les bibliothèques de documents SharePoint

Les bibliothèques de documents contiennent des dossiers et des fichiers et fonctionnent comme prévu. Pour utiliser la bibliothèque de documents:

1. Sélectionnez le Les documents lien dans la navigation de gauche.

2. Sélectionnez le + Nouveau bouton pour ajouter de nouveaux éléments, tels que des dossiers ou des fichiers Microsoft Office. Vous pouvez également faire glisser d'autres fichiers dans le dossier actuel de la bibliothèque. ils n'ont pas besoin d'être des fichiers Office.

   

3. Sélectionnez un fichier Office pour l'ouvrir dans l'application Web appropriée. La sélection d'un fichier non-Office aura l'une des trois conséquences suivantes:

   • Ouvrez-le pour un aperçu s'il s'agit d'un format Web convivial, tel qu'une image ou un PDF;
   • Ouvrez une application pertinente si vous utilisez Windows (qui sait comment parler à SharePoint);
   • Téléchargez-le sur votre machine, où vous pourrez l'ouvrir avec le programme correspondant.

4. Bien que les applications Web modernes vous permettent d’éditer un fichier avec un collègue simultanément, vous avez toujours la possibilité d’extraire un fichier. Choisissez un ou plusieurs fichiers en les sélectionnant dans la colonne à cocher la plus à gauche, puis sélectionnez le menu de débordement situé à droite. le Check-out Cette option empêche quiconque de sauvegarder une nouvelle version du fichier pendant que vous travaillez dessus. les autres utilisateurs peuvent toujours télécharger une copie et travailler dessus, mais ils ne peuvent pas créer de nouvelle version tant que vous ne l'avez pas enregistrée et "archivée" à nouveau.

   

Comment créer des pages de site SharePoint

Les pages de site de SharePoint vous permettent de créer des pages Web contenant du texte et des informations graphiques. La principale différence est que seuls les membres de votre site pourront les voir lorsqu'ils sont connectés, ce qui en fait un petit intranet privé. Pour créer de nouvelles pages sur votre site SharePoint:

1. Sélectionner Des pages depuis la navigation de gauche.

2. Dans la barre de menus supérieure, sélectionnez + Nouveau, puis sélectionnez parmi les types de page:

   • Pages Wiki sont explicites.
   • Pages du site sont des pages vierges que vous pouvez créer à partir d'un titre uniquement.
   • Pages de composants WebPart fournir des mises en page prédéfinies conçues pour vous permettre de déposer dans toutes sortes de gadgets, de style tableau de bord.

   

3. Une fois créée, la page s’ouvrira pour vous permettre de commencer l’édition. Vous pouvez commencer par lui donner un nom. Le contenu supplémentaire se présente sous la forme de composants WebPart, que nous détaillerons ci-dessous.

   

4. Sélectionner Publier mettre vos modifications à la disposition de vos collègues.

5. Vos pages sont disponibles depuis le Des pages liste dans la navigation de gauche.

6. Vous pouvez afficher les pages existantes, puis sélectionner le modifier bouton dans le menu.

   

Comment ajouter des composants WebPart à des pages SharePoint

L'une des principales fonctionnalités de SharePoint réside dans les composants WebPart que vous pouvez intégrer à vos pages. Même lorsque vous souhaitez ajouter du texte et des graphiques en clair, vous devez en fait ajouter un composant WebPart en premier pour le contenir. Ces widgets peuvent inclure des éléments tels que des flux de nouvelles, un répertoire des membres de l'équipe ou des listes d'activités récentes sur le site. Si vous avez créé une page au cours des étapes ci-dessus, ajoutez-lui un composant WebPart en procédant comme suit:

1. Sélectionnez une page, puis mettez-la dans modifier mode comme décrit ci-dessus.

2. Vous pouvez ajouter des composants WebPart à une page à des emplacements où Plus (+) signe apparaît. Sélectionnez ce bouton lorsqu'il s'affiche. Un menu contextuel affiche une liste des composants WebPart disponibles. Vous pouvez parcourir la liste complète ou effectuer une recherche par mot clé.

   

3. Une fois que vous avez sélectionné un composant WebPart, celui-ci sera inséré dans la page à votre place.

4. À ce stade, vous devez configurer le composant WebPart. Pour quelque chose comme la galerie d'images illustrée ci-dessous, sélectionnez le Ajouter des images bouton pour sélectionner les images que vous voulez montrer.

   

5. Sélectionner Publier mettre vos modifications à la disposition de vos collègues.

Alors que la page d'accueil est créée automatiquement pour vous, elle reste une page comme une autre et vous pouvez la remplir avec des composants WebPart au contenu de votre coeur.

Installation et utilisation de l'application Tâches

Les choses commencent à devenir vraiment intéressantes lorsque vous ajoutez applications sur votre site. Celles-ci vont au-delà des fonctionnalités des composants WebPart et incluent des éléments tels que des blogs ou une liste personnalisée, qui ressemble à une petite base de données. Nous allons jeter un coup d'œil à l'application Tâches, qui vous permet de configurer des tâches pour les membres de votre équipe, de les affecter et de suivre leur achèvement. Pour ajouter des tâches à votre site SharePoint:

1. Sur la page d'accueil du site, sélectionnez le + Nouveau bouton, puis sélectionnez App.

2. Cela affichera une page avec une sélection d'applications disponibles. Sélectionnez celui que vous voulez.

   

3. Il apparaîtra maintenant dans le Contenu du site que vous pouvez voir en le sélectionnant dans la navigation de gauche. Vous devrez peut-être effectuer une configuration similaire à celle de certains composants WebPart, mais avec les tâches, tout est prêt pour que vous puissiez commencer à déléguer.

   

SharePoint a beaucoup plus de fonctionnalités que celles énumérées ici. Mais en utilisant uniquement ces options, vous pouvez créer des sites très fonctionnels et collaboratifs pour vos amis et collègues.