SharePoint est la plate-forme de collaboration de Microsoft, similaire à Google Drive, et bien plus encore. C'est un endroit où les membres de l'équipe peuvent communiquer, échanger des données et travailler ensemble. un référentiel de fichiers partagé, un blog, un système de gestion de contenu Web et un intranet.
SharePoint en tant que lecteur de fichiers amélioré
Il y a quelques années, la collaboration Microsoft à la pointe de la technologie comportait deux composants: Exchange, qui alimentait la messagerie électronique et les calendriers partagés, et les lecteurs de fichiers réseau. Ces disques, dont vous vous souviendrez peut-être avec des lettres du type "S:" ou "X:", abritaient des fichiers auxquels toute votre équipe pouvait accéder, mais une seule personne peut réellement les éditer à la fois. Pour contourner le problème, vous pouvez les copier sur votre ordinateur local et les modifier à cet endroit. Cela conduirait parfois à de la confusion, à de nombreux écrasements et à des noms de fichiers cryptés.
Alors, Microsoft a créé SharePoint, ce qui a apporté quelques avantages:
- Versioning de fichier: Signifie que vous pourriez avoir un seul fichier "Notre rapport important.doc". SharePoint gérerait les "révision 1", "révision 2", etc. Il a même fourni une fonction de commentaire afin que vous puissiez décrire les modifications apportées par cette révision particulière, par exemple. "cela contient les commentaires d'Aaron".
- Check-in / Check-out: Possibilité pour un utilisateur de verrouiller un fichier contre les modifications effectuées par un autre utilisateur. Si une personne tentait d'accéder à un fichier extrait par un autre utilisateur, SharePoint l'invitait à le télécharger localement, mais lui signalait également que toute modification apportée pouvait ne pas être synchronisée avec celle de l'utilisateur actuel. Cela fournissait un flux de travail simple dans lequel au moins une personne devait attendre que l'autre personne ait terminé. Des versions plus récentes offrent même d'avertir une personne lorsque le fichier est libéré.
- Indexation et recherche puissantes: Ceci est devenu une caractéristique fondamentale alors que le monde s’habitue à tout googler. Finie l'époque où il fallait fouiller dans une douzaine de niveaux de dossiers et espérer que vous vous en souveniez parfaitement.
- Une interface web: Ceci, combiné à l'amélioration de la recherche, a fait de SharePoint un guichet unique pour la collaboration sur le contenu d'entreprise.
- Intégration avec Windows Apps: La possibilité d’obtenir un fichier de SharePoint à l’aide de la Fichier > Ouvrir dialogues vus dans des programmes Windows tels que Microsoft Office.
De manière astucieuse, Microsoft a également conservé l’ancien concept de lecteur de fichiers, ce qui signifie que vous pouvez ouvrir un fichier Excel à partir de votre lecteur "X:", le modifier, puis le sauvegarder, comme auparavant. Cependant, en arrière-plan, SharePoint vérifie le fichier pour vous, puis le restitue et le versionne pour vous. Toutes ces fonctionnalités existent toujours et fonctionnent bien, mais SharePoint est aujourd'hui bien plus qu'un simple lecteur de fichiers.
Office 365 et la plateforme de collaboration SharePoint
Alors que Google, Apple, DropBox, etc., amélioraient les capacités de leurs services cloud, Microsoft travaillait seul. Un nouveau service de partage de fichiers appelé SkyDrive (maintenant OneDrive) a repris le partage de fichiers simple. Avec cela, SharePoint est devenu un composant important du produit Microsoft Office 365, qui associe une collaboration basée sur un nuage à un accès par abonnement à Office.
SharePoint est une plate-forme de contenu Web, mais pas précisément le WordPress ou Squarespace que vous associez probablement à ce terme. Vous pouvez utiliser SharePoint pour créer des pages et les publier en tant que site Web, mais vous pouvez également créer un site pour une équipe de service, puis y déposer des composants WebPart pouvant inclure un blog avec des annonces, une liste des membres de l'équipe Exchange, une bibliothèque. de documents et une grille de données pilotée par un classeur Excel.
En tant que système de gestion de contenu Web accessible au public, il était adéquat, mais en tant qu'intranet pouvant afficher des données d'entreprise, il était plutôt cool.
Qu'est-ce que SharePoint aujourd'hui?
Aujourd'hui, SharePoint s'appuie sur ses atouts et est compatible avec Windows, macOS, Android, iOS et les navigateurs Web. Il conserve le même concept de "site", mais des versions plus récentes ont introduit la possibilité d'ajouter des applications à ce site. Les développeurs tiers ont même un marché sur lequel ils peuvent proposer le leur.
SharePoint est comme une base d'accueil pour votre équipe, où vous pouvez collecter des fichiers, des discussions, des annonces et à peu près toute autre forme de collaboration que vous pouvez imaginer.
Conseils pour utiliser SharePoint
- SharePoint est disponible dans Office 365, mais uniquement pour les comptes professionnels. Cela dit, ces comptes peuvent être ouverts pour aussi peu que 5 $ par mois.
- Le concept central de SharePoint est un site. Vous devez d'abord configurer un site, puis vous pouvez y ajouter du contenu ou des widgets.
- Alors que SharePoint était autrefois un CMS, à l’instar de WordPress, dans lequel vous saisissez du contenu qui a été publié sur un site Web public, la version Office 365 est plus couramment utilisée comme espace de collaboration.
