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Conseils sur l'étiquette: Comment participer à une réunion en ligne

Avec autant d'entreprises choisissant désormais d'organiser des réunions cruciales en ligne, être un participant actif et précieux à la réunion en ligne est devenu une compétence importante sur le lieu de travail. Les réunions en ligne offrent une excellente occasion d’échanger des idées entre des employés dispersés qui pourraient ne pas avoir la possibilité d’interagir en personne de façon régulière, ce qui en fait des membres précieux de l’équipe et en créant une camaraderie entre les employés. Les astuces ci-dessous vous aideront à en savoir plus sur la participation à une réunion en ligne:

Être à l'heure

Si quelque chose vous empêche d'assister à une réunion en ligne à temps, informez l'organisateur. N'oubliez pas que le logiciel de réunion en ligne permet aux participants de savoir qui se connecte et à quel moment. Cela signifie que vous ne pourrez pas rejoindre la réunion avec une demi-heure de retard sans vous faire remarquer. Être en retard à une réunion en ligne est aussi irrespectueux que d'entrer dans la salle de réunion en retard.

Prendre une pause avant

Les réunions en ligne ne durent généralement pas pendant des heures, il n’ya donc pas de pause naturelle pour vous excuser. De plus, les réunions sur Internet ont tendance à être rapides et les gens peuvent même être réticents ou ennuyés de devoir s'arrêter et attendre que vous reveniez pour continuer la discussion. Alors prenez un verre d’eau ou allez aux toilettes avant la réunion. Ne vous échappez pas de la réunion sans que personne ne le sache. vous ne savez jamais quand quelqu'un pourrait vous poser une question. En cas d'urgence, indiquez à l'organisateur de la réunion que vous devez sortir quelques minutes et que vous le préviendrez à votre retour. Pour ce faire, la meilleure solution consiste à utiliser le système de chat de votre logiciel de réunion en ligne, afin de ne pas perturber le présentateur.

Garder un comportement professionnel

Même si vous assistez à votre réunion en ligne depuis le confort de votre bureau ou même de votre domicile, votre ton ne devrait pas être moins formel que si vous étiez dans une salle de réunion, entouré de vos pairs et de vos supérieurs. Cela signifie que vous devriez garder les commentaires sur vos chats ou vos enfants, même s'ils se trouvent dans la pièce voisine. Cela montre que vous êtes un professionnel digne de confiance, capable de séparer votre vie personnelle et professionnelle de votre domicile, même s'ils partagent le même toit.

Ne planifiez pas simplement d'écouter

Le fait que la réunion soit en ligne n'est pas une excuse pour travailler sur autre chose tout en écoutant. Si vous avez été invité à la réunion, c'est parce que le présentateur apprécie votre participation. Même s'il n'y a pas beaucoup de chances de participer, vous devriez quand même prendre activement des notes. La réunion en ligne sur laquelle vous avez travaillé pourrait avoir quelque chose d'important pour vous. Si vous devez terminer un travail le même jour que la réunion, indiquez que vous n'êtes pas disponible pour assister à la réunion ce jour-là ou organisez-vous suffisamment bien pour ne pas avoir à vous en occuper.

Faites-en un point pour participer

Qu'il s'agisse de poser une question pendant la session de questions-réponses, de partager les réalisations de votre équipe ou toute autre histoire ou idée appropriée, prévoyez de donner votre avis lors de la réunion. Tout bon animateur demandera sa contribution pendant la réunion et ne passera pas tout son temps à parler à l’équipe. Profitez de cette occasion pour montrer que vous êtes non seulement présent, mais également attentif. Dites votre nom avant de parler, afin que les participants sachent qui leur parle. N'oubliez pas que vous devez parler avec assurance et clarté, comme lors d'une réunion en face à face. Si votre entreprise n'utilise pas un langage informel, évitez de l'utiliser même si un environnement en ligne peut sembler plus informel qu'un environnement réel.

Pratique avant la réunion

Si vous avez été invité à partager une diapositive ou à faire une présentation lors de la réunion, vous devez vous assurer que non seulement les données sont conformes aux normes requises par l'organisateur, mais que vous avez également pratiqué la livraison de vos documents. S'il s'agit de votre première réunion en ligne utilisant un logiciel donné, demandez à l'organisateur de la réunion s'il peut effectuer une analyse à blanc avec vous afin de vous assurer que vous êtes à l'aise avec l'utilisation du logiciel. Si vous êtes déjà familiarisé avec le logiciel, exercez-vous simplement à la présentation. Sachez ce que vous allez dire et évitez de lire un extrait lors de votre présentation. Lire certains faits et chiffres, c'est bien, mais vous ne voulez pas ressembler à ces opérateurs de télémarketing qui vous appellent à froid. Assurez-vous que votre présentation est fluide et livrée sans encombre.

Ne parlez pas hors tour

Si c'est le tour de quelqu'un d'autre de le présenter, laissez-le terminer sans interruption. Attendez qu'ils aient terminé, puis commentez ou posez des questions. À moins que le présentateur ne spécifie qu'il est acceptable pour les participants d'interrompre la présentation, abstenez-vous de parler lorsque c'est le tour de quelqu'un d'autre. Sinon, non seulement la réunion sera retardée, mais elle peut aussi sortir du sujet. N'oubliez pas que ceux qui participent à des réunions en ligne n'ont pas la possibilité de donner des indices visuels qu'ils aimeraient parler, ce qui permet au présentateur de bien préciser ce qu'il souhaite faire avant de répondre à un commentaire ou à une question. Toute interruption sera donc vocale, perturbant le flux naturel de la réunion.

En suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez vous assurer que vous n'êtes pas seulement considéré comme un professionnel, mais que vous savez vous comporter lors d'une réunion en ligne. Même si Internet est considéré par beaucoup comme un moyen assez informel, son utilisation sur le lieu de travail requiert tout de même la même courtoisie que celle que vous auriez avec des collègues face à face.