Ah, slack! L'outil de plus en plus populaire (avec HipChat et Google Chat) prétend augmenter la collaboration et réduire le courrier électronique dans les bureaux. Bien que cela puisse être vrai, il peut également s'agir d'un mode de communication hyper-distrayant et inapproprié, et j'entends et lis de plus en plus de grognements sur la façon dont les équipes ne sont pas aussi efficaces qu'elles devraient l'être.
Je pense que la plupart de ces problèmes sont dus au fait qu’un nouvel ensemble de normes sociales n’a pas encore été défini et intégré pour tirer le meilleur parti de ces nouveaux outils de communication. Donc, dans l’esprit de mes règles en matière de courrier électronique, de téléphone et de réunion, voici 15 règles de communication numérique à respecter:
- Il est facile de discuter d'une question - en fait, trop facile. Avant de le faire, assurez-vous de ne pas être paresseux et d’éviter de trouver la réponse par vous-même. La prochaine fois que vous voudrez poser à votre collègue une «question très rapide», posez-vous ces deux questions: Puis-je utiliser Google? Puis-je le trouver dans notre lecteur interne ou dans nos documents?
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Si quelqu'un est hors ligne ou utilise le statut «Ne pas déranger», considérez-le comme une porte de bureau fermée. Ne transmettez un message à vos collègues que si vous faites irruption dans leur bureau, car c’est ce que vous faites. Cela dit, si vous ne voulez pas être dérangé, précisez-le aussi souvent que possible en signant ou en activant le MDN.
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Vous n'avez pas besoin de réponse aujourd'hui? Ensuite, vous devriez toujours envoyer un email au lieu d'un chat. Un chat signifie «J'ai besoin de ça maintenant.» Besoin de la réponse aujourd'hui, mais aussi du besoin pour couvrir beaucoup de terrain? Si la réponse prend plus de cinq minutes à comprendre, vous devriez toujours opter pour le courrier électronique. Cela donne à votre collègue la courtoisie de décider quand interrompre son travail pour traiter de votre problème.
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Sachez que lorsque vous dites «Vous avez une minute?» (Ou toute variante de celle-ci), vous dites réellement «Je vais prendre votre temps maintenant.» Parce que la réponse que vous obtiendrez presque toujours est généralement «Oui., quoi de neuf? "et la réalité est que la personne était probablement au milieu de quelque chose d'autre. Au lieu de cela, essayez: «Quand vous avez une minute, j'aimerais beaucoup vous faire revenir quelque chose. Pas pressé!
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Semblable au courrier électronique et aux textes, le ton peut être difficile à évaluer via le chat. Alors, donnez toujours aux gens le bénéfice du doute et présumez de bonnes intentions. Pensez-vous qu'ils sont snippy ou sarcastique? Relisez le message avec un ton agréable et un sourire en guise de chèque. D'autre part, si vous craignez que votre message ne soit mal interprété, ajoutez un GIF ou un emoji pour préciser vos intentions.
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Exactement comme répondre à l'ensemble de la société est le pire , il est odieux d'envoyer une conversation qui ne concerne qu'une poignée de personnes à 50 collègues. Ainsi, lorsque vous vous demandez qui boucler, bouclez petit au début.
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S'il s'agit d'une annonce à laquelle votre équipe pourra se référer, utilisez l'adresse e-mail. La seule exception à cette règle est que votre société utilise régulièrement des chats épinglés et que tout le monde sait comment utiliser cette fonctionnalité et où chercher des informations clés.
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Utilisez des outils et des plugins pour rendre le chat plus intelligent. Demander «Est-ce que tout le monde est libre pour un déjeuner d'équipe jeudi?» Ouvre la porte à un flot de réponses et de va-et-vient. Un simple plugin d'interrogation, tel que Simple Poll, s'en occupe bien et réduit tout ce bruit à un seul message:
- Ayez toujours des conversations nuancées ou difficiles en personne. Ou, si cela n’est pas possible, faites-le par téléphone ou par chat vidéo, ce qui implique de faire des commentaires constructifs, de négocier et d’examiner des projets.
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Apprenez à lire entre les lignes d'une conversation. Parce que discuter avec une telle aisance permet de sortir facilement du sujet, cela arrive souvent. (Et ça va! Les pauses sont bonnes!) Mais si vous remarquez que vous dominez la conversation ou que vous fournissez 75% des réactions GIF, cela signifie probablement que ce n'est pas le meilleur moment pour l'autre personne.
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Ne présumez jamais que quelqu'un a vu votre message important dans une discussion de groupe. Si c'est quelque chose que vous voulez à 100% voir quelqu'un (ou tout le monde), envoyez plutôt un courrier électronique.
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Si vous discutez avec un groupe et que cela se transforme en une conversation en tête-à-tête indiquant que l'ensemble du canal n'a pas besoin d'être au courant (ou ne devrait pas l'être), déplacez la discussion. Même si ce n'est pas confidentiel, il est souvent préférable de laisser ces discussions à distance du groupe.
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À moins que le bureau ne prenne feu, essayez de prendre une minute pour dire «Bonjour, comment allez-vous?» Avant de vous lancer dans une conversation. Tout ce que vous direz ira beaucoup mieux.
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Si une conversation ne nécessite pas directement votre participation, ne vous sentez pas obligée de vous mêler à la conversation si vous êtes occupé. Et sur la même note, si vous êtes occupé, ne vous distrayez pas en suivant chaque conversation.
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Enfin, ce dernier point n'est pas vraiment une règle, mais simplement un rappel. Même si votre patron ne participe pas à des discussions de groupe stupides et aléatoires, il pourrait toujours être en train de regarder. Et si vous avez du mal à faire vos devoirs à temps, il ne sera pas ravi de voir à quel point vous êtes actif. Alors, amusez-vous, appréciez votre travail pour une entreprise qui reconnaît un bon GIF, mais faites aussi votre travail.
Quelles règles ajouteriez-vous à cette liste? Dites-nous sur Twitter @TheMuse!
