À une époque où les budgets d’événement sont réduits et l’accès à Internet à large bande est en hausse, les webinaires gagnent en popularité. Les webinaires sont des séminaires Web, auxquels participent habituellement plus de 30 participants et qui sont utilisés pour organiser des présentations, des ateliers, des conférences et des réunions à grande échelle. Depuis que les webinaires sont organisés en ligne, ils permettent aux entreprises d’économiser de l’argent sur les voyages, les services de restauration et les sites, coûts qui sont généralement associés aux séminaires en face à face. Cependant, en raison de leur forte participation, les webinaires nécessitent une planification minutieuse pour réussir. C’est pourquoi les personnes qui envisagent d’organiser un webinaire doivent prendre le temps de s’assurer qu’elles suivent correctement toutes les étapes nécessaires à la réussite du webinaire.
Pour vous aider à organiser votre webinaire, nous avons mis en évidence les étapes les plus importantes à suivre ci-dessous.
Choisissez une date loin à l'avance
La première chose à faire lors de la planification d’un webinaire, ou d’une série de webinaires, consiste à consulter un calendrier de vacances et d’événements bien à l’avance. N'oubliez pas que vous allez inviter plusieurs personnes ayant des emplois du temps chargés. Donnez-leur suffisamment de temps pour leur laisser du temps pour votre webinaire. Par exemple, la semaine précédant les vacances de Noël pourrait être extrêmement chargée, car les gens essaient de régler de nombreux problèmes avant de partir en vacances. En considérant soigneusement les dates que vous avez choisies, vous pouvez assurer une participation maximale.
Assurez-vous que vous avez le temps
Considérer les différences de fuseau horaire; si vous êtes sur la côte ouest, mais invitez également des participants de la côte est (et vice-versa), ne planifiez pas de webinaire pour le moment où vos participants quitteront leur bureau. En outre, ne planifiez pas votre webinaire trop près de la fin de la journée. C’est au moment où vos participants voudront se détendre et voir ce qu’ils doivent faire pour arriver à la maison à temps. Si vous invitez des personnes d'autres pays, choisissez une heure qui convient généralement à tous les participants (ce qui est rare) ou prévoyez d'organiser votre webinaire à plusieurs reprises pour prendre en compte différents fuseaux horaires.
Choisissez votre outil de webinaire
La plupart des outils de réunion en ligne proposent des options de webinaire. Il vous suffit de choisir le forfait correspondant au nombre de participants que vous comptez inviter. Testez les différents outils disponibles et choisissez celui qui présente les fonctionnalités qui vous conviennent le mieux. Selon le type de webinaire que vous présenterez, vous devrez peut-être passer facilement d’un intervenant à l’autre ou enregistrer le webinaire pour pouvoir le publier en ligne. Recherchez toutes les fonctionnalités de plusieurs outils différents et vous êtes sûr de trouver le logiciel idéal pour votre occasion. Assurez-vous qu’une fois que vous avez choisi l’outil, votre fournisseur est prêt à vous former afin de tirer le meilleur parti de votre webinaire.
S'entraîner à diriger un webinaire
En tant qu’hôte, vous devrez vous assurer du bon déroulement du webinaire. Il n'y a aucune excuse pour ne pas savoir comment passer d'un orateur à l'autre, participer à un sondage ou enregistrer un webinaire, par exemple. Invitez des collègues à vous aider à tester l'outil plusieurs fois après votre formation chez le fournisseur. Assurez-vous également que tous vos présentateurs sont familiarisés avec l'outil de webinaire.
Développer un agenda et une invitation
Avant d’inviter votre public, configurez votre webinaire avec soin. Réfléchissez à la durée de votre webinaire et aux principaux points que vous souhaitez discuter dans l’ordre dans lequel vous souhaitez en discuter. Prévoyez également une session de questions-réponses, car vos participants auront probablement des questions à la fin de votre présentation. Ensuite, décrivez l'ordre du jour dans l'invitation. C’est le moyen le plus simple pour vos participants de savoir si votre webinaire leur sera utile. L'invitation doit également inclure un lien permettant à vos participants de se connecter au webinaire, ainsi qu'un numéro d'appel, au cas où ils préféreraient l'écouter par téléphone.
Invitez votre public
Réfléchissez bien à ce que vous voulez présenter et choisissez votre public en conséquence. Assurez-vous de suivre vos réponses afin de savoir qui assistera à votre webinaire. En surveillant de près votre liste de participants, vous pourrez planifier votre suivi à l’avenir.
Planifiez votre présentation
N'oubliez pas que les meilleures présentations de réunion en ligne sont très visuelles et attrayantes. Si vous utilisez PowerPoint, par exemple, ne créez pas de diapositives uniquement avec des mots. Inclure des images qui sont pertinentes pour ce que vous présentez. Vous pouvez également utiliser la vidéo et même les jeux en ligne, le cas échéant, pour donner vie à votre présentation. Certains organisateurs de webinaires envoient même des documents aux bureaux des participants avant la réunion. Apprenez à penser de façon créative et votre webinaire prendra vie.
Enregistrez votre webinaire
En mettant à disposition un enregistrement de votre webinaire, ceux qui souhaitent revoir certaines des discussions ou ceux qui n’ont pu le faire peuvent écouter ce qui a été dit à leur propre rythme. Si vous associez votre webinaire à une campagne de marketing en ligne, vous pouvez utiliser l’enregistrement dans tous les courriels que vous envoyez pour renforcer votre message.
Suivre
Comme pour les réunions en ligne, le suivi d'un webinaire est extrêmement important. Rappelez à vos participants ce qui a été discuté et menez une enquête pour recueillir leurs réflexions sur le déroulement du webinaire. Si vous planifiez un autre webinaire susceptible d'intéresser votre public, assurez-vous de lui indiquer quand il peut s'attendre à une invitation.
Révisez vos commentaires
Veillez toujours à examiner les commentaires que vous avez reçus sur vos webinaires. Voici comment vous pouvez améliorer vos prochains.Portez une attention particulière aux commentaires relatifs à la présentation, car ils constituent le cœur du webinaire.
