Anecdote amusante: Google Drive a été lancé il y a à peine six ans - et pourtant, vous ne vous souvenez probablement pas de votre vie sans elle.
Vous n'êtes pas seul: le service de stockage de fichiers compte plus de 800 millions d'utilisateurs actifs chaque mois et plus de trois milliards de fichiers téléchargés chaque jour. Et, comme vous le savez, c’est une ressource extrêmement utile pour rester organisé.
Même si vous ne disposez que de quelques dizaines de documents, ces conseils vous aideront à les gérer mieux et plus rapidement.
1. Trouver des fichiers en un éclair avec Search
Au lieu de parcourir tous vos fichiers dans Google Drive, vous pouvez rechercher exactement ce dont vous avez besoin avec les options de la barre de recherche. Plus jamais arriver en retard aux réunions parce que vous avez oublié où vous avez déposé votre présentation.
2. Simplifiez publiquement votre travail
Vous souhaitez partager votre document, votre présentation ou votre feuille de calcul avec le monde entier? Cliquez simplement sur Fichier> Publier sur le Web pour obtenir un lien public que vous pouvez partager avec tout le monde.
Bonus: votre document est automatiquement mis à jour en ligne lorsque vous le modifiez dans Google Drive.
3. Gardez une trace des modifications de votre boîte de réception
La meilleure chose à propos de Google Drive est qu'il vous permet de faire des commentaires, des suggestions et de baliser les adresses e-mail des fichiers que vous partagez avec votre équipe. De plus, en choisissant de recevoir des notifications par courrier électronique à propos de ces mises à jour, vous pouvez être sûr de connaître toutes les modifications apportées à vos documents sans avoir à ouvrir l'application.
4. Enregistrer des choses directement sur le Web
L’extension Enregistrer sur Google Drive Chrome, comme les indications de nom, vous permet d’enregistrer des documents, des images, du son, des vidéos, etc. directement d’une page Web dans le dossier Google Drive de votre choix. Super pratique pour les captures d'écran pleine page, par ailleurs délicates!
5. Extraire le texte des images
Ne perdez pas de temps à retaper du texte à partir de fichiers PDF ou d'images que vous souhaitez copier. L'option de Google Drive de les ouvrir avec Google Documents est dotée d'une reconnaissance optique des caractères automatique. Cela signifie qu’en quelques secondes, vous obtenez un document contenant à la fois le fichier original et le texte qu’il est prêt à formater et à utiliser où vous en avez besoin.
6. Convertir des documents Microsoft en Google pour un accès facile
L'extension Chrome de modification de documents, de feuilles et de diapositives d'Office est une bouée de sauvetage lorsqu'une personne vous envoie un document Word ou une feuille de calcul Excel. En quelques clics, Google Drive convertit le fichier au format Google afin que vous n'ayez pas à acheter un autre programme pour votre ordinateur.
7. raccourcir les liens longs
Ranger ces longues (et pas si belles) URL Google Doc avec le complément URL Shortener.
8. Discutez avec votre équipe tout en travaillant sur un document
Si vous travaillez avec quelqu'un dans le même document Google Drive, vous pouvez discuter en direct et en temps réel pour poser des questions, échanger des idées ou exprimer vos impressions. De plus, si vous devez utiliser un autre outil pendant quelques minutes, vous recevez une notification des nouveaux messages dans l’onglet du navigateur.
9. Sauvegardez et synchronisez vos fichiers sur n’importe quel périphérique
L'outil de sauvegarde et de synchronisation de Google vous permet de télécharger et de stocker automatiquement des fichiers (et bien sûr toutes les modifications que vous y apportez) à partir de votre ordinateur afin que vous puissiez y accéder à partir de tout autre appareil doté de Google Drive. Une excellente façon de faire une de ces copies supplémentaires de vos données que vous devriez vraiment avoir.
10. Coordonnez les couleurs de vos fichiers pour une organisation épurée
Avez-vous besoin de trouver certains fichiers Google Drive en un rien de temps? Définissez la couleur qui leur convient le mieux et vous pourrez la trouver rapidement.
11. Utilisez les raccourcis pour vous sauver tous les clics
Google Drive propose une liste complète de raccourcis clavier qui vous permettent d’économiser du temps et des clics. Et vous pouvez les avoir à portée de main en appuyant sur les touches "Ctrl" et "/" sur un ordinateur Chromebook ou Windows ou sur "Cmd" et "/" sur un Mac.
Vous êtes sûr de gagner du temps et de trouver de meilleurs moyens de travailler avec ces outils et astuces. De plus, si Google Drive n’est pas encore compatible avec le numérique, essayez-le quand même, et vous risquez de tomber amoureux de toutes les façons dont il accélère et simplifie vos tâches en ligne.
