En ce qui concerne les courriels de suivi, je pense qu’ils tombent dans l’un des deux groupes distincts suivants: Arrivée parce que vous espérez désespérément recevoir une réponse ou un retour en arrière parce que vous avez désespérément besoin d’ une réponse.
Si vous avez déjà recherché un emploi auparavant, vous êtes probablement familiarisé avec ce premier scénario. Vous avez probablement été innocent à plusieurs reprises dans la boîte de réception du responsable du recrutement, avec le faible espoir de pouvoir enfin entendre parler des prochaines étapes du processus de recrutement. Oui, ce silence radio peut être décourageant.
Mais, honnêtement, il s’agit du deuxième groupe de suivis - ceux auxquels vous devez absolument, frénétiquement, sans aucun doute exiger une réponse - qui peut être carrément exaspérant.
Que vous attendiez un collègue d'un projet en retard ou que vous gardiez les yeux rivés sur la réponse nécessaire de votre patron, ne pas obtenir ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin peut être frustrant au mieux. . Et, la plupart du temps, cela nécessite un type d'approche différent de celui des messages amicaux «En train de vérifier!» Que vous avez l'habitude d'envoyer à des employeurs ou à des clients potentiels.
Alors, voici quatre conseils clés pour vous aider efficacement à suivre lorsque vous ne voulez pas seulement une réponse, mais en avez absolument besoin .
1. Résistez à la tentation de vous excuser
Semble familier? Ce sont probablement toutes les lignes que vous avez utilisées pour lancer un message de suivi. Et, lorsque vous envoyez un courrier électronique poli à une personne comme un responsable du recrutement, cela peut être un moyen assez efficace de suivre votre demande.
Mais, quand vous attendez impatiemment une réponse que quelqu'un vous doit légitimement? Eh bien, il n’est vraiment pas nécessaire de s’excuser pour cela. Vous méritez une réponse pour pouvoir continuer à aller de l'avant avec votre propre travail - et ce n'est pas une chose pour laquelle vous devez être désolé. Vous n'avez rien fait de mal.
Alors, résistez à l'envie écrasante de commencer votre courrier électronique en présentant des excuses et des compliments sans enthousiasme. Ils ne sont vraiment pas nécessaires.
2. Rendez-le facile
Si vous faites un suivi, vous avez probablement déjà déjà envoyé à cette personne au moins un email (bien, quelques - uns ) auparavant. Et, il y a de fortes chances que vos messages initiaux contiennent de nombreuses informations de base: Ce dont vous avez besoin, pourquoi vous en avez besoin, pour qui vous en avez besoin, etc., etc.
Bien sûr, il est important de fournir un peu de contexte: le destinataire devrait pouvoir rassembler les bases à partir d'un seul e-mail (sans avoir besoin de faire défiler ce fil apparemment sans fin). Cependant, rappelez-vous que le mot clé est la base .
Lorsque vous avez besoin d'une réponse, le mieux est de le rendre aussi facile que possible pour que cette personne vous contacte réellement - ce qui signifie que vous devez ignorer les peluches et aller droit au but.
Ne vous fiez pas à l'objet standard de «Suivi» et éditez plutôt la ligne d'objet pour décrire clairement les éléments nécessaires. Utilisez des phrases et des paragraphes courts, et utilisez même des points si cela rend votre message plus facile à parcourir.
Vous voulez des points bonus? Indiquez une date limite pour le moment où vous avez besoin d'une réponse - en gras, si vous vous sentez particulièrement courageux. Plus votre message est facile à lire et à répondre, plus vous aurez de chances d'obtenir réellement ce dont vous avez besoin.
Voici un exemple de ce type de courrier électronique:
- Graphique de croissance de la clientèle
- Graphique des industries clientes
3. Essayez d'autres méthodes
Nous en sommes tous venus à compter beaucoup sur le courrier électronique - et pour de bonnes raisons. C'est un moyen pratique et facile de communiquer.
Cependant, étant donné que nous sommes tous en train de nous noyer perpétuellement dans nos boîtes de réception, il est facile pour ces messages de se perdre complètement. Les gens lisent votre courrier électronique et s'engagent à y répondre plus tard, pour qu'il soit ensuite enterré de plus en plus loin, ce qui signifie «plus tard» ne vient jamais.
Dans une situation où vous espérez recevoir une réponse, je ne recommanderais généralement pas cette approche (honnêtement, les responsables du recrutement n'apprécient pas d'être harcelés). Toutefois, si vous attendez les informations dont vous avez besoin, il est peut-être temps de vous aventurer derrière l'écran de votre ordinateur pour obtenir cette réponse.
Prenez le téléphone, arrêtez-vous au bureau de cette personne ou parlez-en à vous alors que vous êtes réunis autour de la cafetière le matin. Oui, cela pourrait vous pousser au-dessus de la ligne persistante à nuisible. Mais, des temps parfois désespérés appellent des mesures désespérées.
4. Décrivez les prochaines étapes
Quand tout le reste échoue, il est temps de décrire comment vous allez avancer si vous n'obtenez jamais la réponse dont vous avez besoin. Peu importe le nombre de conseils et de tactiques que vous essayez, il y a des gens qui ne vous contacteront tout simplement pas. Et, malheureusement, cela ne signifie pas que vous pouvez simplement vous essuyer les mains du tout. Vous devez vous ajuster et passer à autre chose.
Vous savez généralement quand vous envoyez votre dernier message de suivi - votre dernier effort pour amener cette personne à appuyer enfin sur le bouton «répondre». Donc, lorsque vous envoyez ce dernier avertissement, terminez votre message en détaillant ce qui se passera ensuite si vous n'obtenez pas ce dont vous avez besoin.
Je sais, cela semble probablement un peu menaçant. Mais, il est important que vous le disiez clairement à votre destinataire. En utilisant notre exemple précédent, vous pourriez ajouter une ligne comme celle-ci au bas de cet email:
Un peu plus sévère que vous êtes habitué? Oui. Efficace? Absolument.
Entendre des grillons en réponse à vos courriels est toujours frustrant, mais cela devient particulièrement irritant lorsque vous avez réellement besoin d' une réponse. Et, ce scénario nécessite souvent une approche différente de celle polie à laquelle vous êtes habitué.
Appliquez ces conseils et vous augmenterez vos chances d'obtenir enfin la réponse que vous attendiez. Si non? Au moins, vous saurez que vous avez tout essayé - à moins d’envoyer un pigeon voyageur (ce que, pour mémoire, je ne recommanderais pas).
