Les rapports de dépenses se classent tout en haut avec les canaux radiculaires sur une échelle amusante. Malgré le fait que mon entreprise me doit légitimement beaucoup d'argent, je crains presque toujours de devoir déposer ces rapports.
Cela a probablement ses racines dans mon premier emploi à la sortie de l'université, lorsque j'ai demandé à mon patron des informations sur les dépenses appropriées pour un prochain voyage d'affaires. Elle a simplement dit: "Utilisez votre meilleur jugement."
Euh, merci. Étant donné que je n’étais jamais allé en voyage d’affaires, j’avais le sentiment que mon meilleur jugement était probablement différent du sien.
Mais, je pense que c'était le but. Quand je suis devenu manager et que mes employés m'ont posé la même question, je me suis retrouvé à donner la même réponse vague. Je voulais tester mes collaborateurs pour voir comment ils se comportaient sans supervision. S'ils se débrouillaient pour perdre des centaines de dollars en boissons alcoolisées un soir, je pourrais remettre en question leurs compétences en matière de prise de décision (et oui, je pourrais aussi les laisser passer une promotion à la place de la personne qui a géré le défi de manière judicieuse).
La morale de l'histoire? Lorsque votre patron dit «Utilisez votre meilleur jugement» lorsque vous dépensez un centime de la société, elle le pense vraiment. Votre façon de gérer vos dépenses en dira long sur vous en tant qu'employé et cela pourra également avoir une incidence sur votre réputation auprès de votre patron.
Heureusement, au fil des ans, j'ai développé quelques astuces, qui me sont très utiles pour me maîtriser lorsque je décroche des reçus.
Regarder et apprendre
La meilleure façon de déterminer combien vous devriez dépenser est de regarder vos collègues plus expérimentés. Il y a des chances que vous mangiez, buviez et restiez au même endroit, de sorte que vous aurez beaucoup de chances de décrocher et de voir ce qu'ils font en premier.
En voici un exemple: lorsque vos collègues et vous-même dînez au restaurant, laissez tout le monde commander en premier et faites bien attention au coût de la commande de chacun. Lorsque c'est à votre tour, assurez-vous que votre choix est le moins cher ou dans la même gamme que les ordres les moins chers du groupe. Non, ce n'est pas parce que votre patron commande le filet mignon que vous devez faire de même. Mais lorsque les voyageurs vétérans commandent tous des salades Cobb, suivez leur exemple et votre patron ne mettra jamais en doute le coût de votre repas.
Et si il n'y avait personne d'autre lors de votre voyage? Essayez de faire des recherches au préalable. Demandez à d'autres collègues des choses comme: «Je vais à Chicago, pouvez-vous suggérer quelques endroits pour manger?». Découvrez où le reste de l'équipe fréquente habituellement et vous aurez quelques endroits où vous savez que vous pouvez dépenser votre argent en toute sécurité.
Ne soyez pas gourmand
Cela semble sans doute évident, mais je peux vous dire, d’expérience, qu’il est facile de sentir que vous pouvez vivre un peu lorsque votre bureau vous transporte, paye votre hôtel et vous envoie dans des dîners raffinés avec vos clients. Et, même si vous pouvez voir vos autres personnes s'en donner à coeur joie parce qu'ils savent que quelqu'un d'autre prendra la relève, il est préférable de limiter vos dépenses au minimum, dans la mesure du possible.
Règle générale: si vous ne l'achetez pas avec votre propre argent, ne le dépensez pas. Un verre de vin au dîner? Bien. Un verre de vin, trois cocktails, quelques applications et un dessert? Le «besoin» pour cela ne sera pas facile à justifier.
Ne soyez pas bon marché
Il semble raisonnable de ne pas trop dépenser en centimes - mais qu'en est-il des articles les moins chers? Pouvez-vous dépenser votre latte du matin et votre bagel lorsque vous vous rendez au travail? Techniquement, bien sûr, vous pouvez demander à votre société de vous rembourser 4, 67 dollars US pour un petit café et un bagel, mais je vous garantis que vous ne gagnerez aucun point lorsque votre patron le remarquera dans votre rapport détaillé.
Par exemple, un employé a soumis un rapport de dépenses pour un frais de stationnement de 1 $ provenant d'une réunion avec un client. Vous plaisantez j'espère? Je lui ai rendu son dollar, mais depuis lors, j'ai toujours eu le sentiment qu'elle essayait de survoler la société de toutes ses forces.
Oui, votre société devrait payer des dépenses raisonnables lorsque vous représentez la société, mais si vous modifiez vos dépenses, vous aurez l'air peu professionnel et immature, sans parler de l'avarice. Voici un bon essai: si c'est quelque chose que vous achetez vous-même un jour de travail normal, ne le débitez pas (gardez vos reçus, mais votre patron vous proposera de payer également pour les petites choses).
Toujours demander des reçus
Sur cette note, après avoir gardé vos dépenses dans des limites raisonnables, conserver vos reçus est la chose la plus importante à retenir lorsque vous êtes en mission à l'extérieur du bureau. Je ne peux même pas compter le nombre de fois où des employés ont soumis des notes de frais sans aucune preuve des dépenses. Peu importe à quel point votre patron vous fait confiance, elle ne peut pas croire que vous avez dépensé 256 $ lors de votre dernier voyage d'affaires.
Lorsque j'ai demandé à une employée pourquoi elle n'incluait pas ses reçus pour une dépense relativement modeste - une décision que j'aurais totalement approuvée - elle a admis qu'elle craignait que je n'approuve pas l'article, alors elle a simplement «oublié» de demander un reçu. Elle avait raison: je ne l'ai pas approuvé. Mais pas parce que je me suis opposé à l'achat, car je n'avais aucune preuve que cela se soit réellement produit.
Petit conseil: glissez l’enveloppe fixe de votre chambre et conservez-la dans votre sac à main ou votre porte-documents. Enroulez un gros élastique autour de votre portefeuille pour vous rappeler de demander le reçu - puis déposez-le dans l'enveloppe dès que vous le recevez. Et s'il y a quelque chose d'inhabituel dans la dépense, écrivez-la au verso avant de la classer.
Chaque entreprise et chaque patron ont une approche différente en matière de gestion des dépenses, ce qui signifie qu'aucune règle absolue ne s'applique à toutes les situations. Mais tenez-vous-en à ces directives et votre patron n’aura jamais de raison de remettre en question votre meilleur jugement.
