Les réseaux sociaux continuent de gagner en popularité, mais les e-mails restent l'option la plus décisive pour la messagerie, dépassant facilement toutes les autres formes de communication électronique, même dans ce monde moderne regorgeant de tonnes d'applications. L'administration du courrier peut sembler être une fonction coûteuse, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, et plusieurs administrateurs recherchent des solutions rentables pour les mêmes services.
De nombreuses entreprises ont du mal à faire fonctionner leurs propres serveurs de messagerie en raison des efforts incessants des spammeurs pour envoyer du spam sortant et encrassant des spams massifs via leurs serveurs de messagerie. Etant donné que la plupart des entreprises confrontées à de tels problèmes se trouvent être des PME, il leur manque souvent des solutions techniques internes permettant de configurer et d'exécuter correctement un serveur de messagerie et de gérer ces menaces. C'est pourquoi plusieurs entreprises externalisent leurs besoins auprès de fournisseurs de services externes à un coût élevé.
Cependant, il ne s'agit pas que du coût; externaliser ces exigences peut ne pas sembler être une affaire coûteuse, mais cela comporte aussi des risques cachés.
4 Risques liés à l'externalisation des serveurs de messagerie
- L'entreprise perd le contrôle de la sécurité de son courrier. La société d’externalisation gère l’authentification et le cryptage sur serveur, ce qui peut nécessiter un cryptage supplémentaire pour les communications sensibles, mais ce n’est plus entre les mains du propriétaire de l’entreprise.
- Les conditions générales de la société d’externalisation peuvent parfois lui permettre d’analyser le contenu du courrier afin de mieux cibler la publicité, ce qui présente des risques encore plus grands en matière de confidentialité et d’intrusion dans la vie privée.
- Le partage du serveur de messagerie avec d'autres entreprises peut entraîner des problèmes de diffusion lorsqu'une personne de l'autre entreprise envoie des messages de spam via ce serveur de messagerie. Cela peut augmenter le risque si la société d’externalisation n’est pas en mesure de détecter le spam et de le bloquer.
- Le plus gros obstacle est qu'une autre société puisse voir tout le contenu du message. Parfois, le contenu du message peut être stocké indéfiniment sur les serveurs de la société d’externalisation. Ces inconvénients sont importants.
Pour les petites entreprises qui ont besoin de systèmes de messagerie confidentiels et fiables, il peut être difficile de décider d’externaliser. Il est possible pour les petites entreprises d’exécuter un serveur de messagerie sécurisé et filtré contre le spam en suivant ces instructions.
Sélectionnez un bon fournisseur de services Internet ou d'hébergement
Lorsque vous choisissez un fournisseur de services Internet, assurez-vous qu'il est capable de gérer les problèmes d'abus et de spam. Si vous gérez votre propre serveur de messagerie, il est essentiel que votre fournisseur de services Internet n'autorise pas les abus et le spam à prospérer sur son réseau. Pour garantir que le fournisseur d'hébergement ou le fournisseur de services Internet gère correctement ces problèmes sur son réseau, de nombreuses ressources permettent de vérifier la réputation de ses domaines et de ses adresses IP.
Rejeter le spam entrant autant que possible
De nombreuses bases de données de domaine et adresses IP peuvent réduire le volume de courrier indésirable entrant dans les boîtes aux lettres sans bloquer les courriers électroniques légitimes. Ces bases de données peuvent être utilisées librement si le volume des e-mails n'est pas très élevé. Cependant, il est essentiel de les utiliser correctement.
Mettre un terme au spam sortant
L'émission de spam est principalement due à une unité ou à une personne de l'entreprise qui souhaite envoyer du spam ou à un problème de sécurité qui permet aux autres utilisateurs d'envoyer du spam en utilisant votre adresse IP.
Il n’existe pas de solution technique pour le premier cas, même si tous les employés du marketing devraient savoir que tous les identifiants de courrier électronique utilisés pour les publipostages en masse auraient dû être particulièrement sollicités pour recevoir des courriels concernant des produits par un processus d’acceptation confirmé.
Le deuxième cas est plus commun. La plupart des spams sont dus à des problèmes de sécurité appartenant à l’une des catégories suivantes: chevaux de Troie et virus de programmes malveillants, relais ouvert, comptes compromis et serveurs Web compromis. Ces problèmes doivent être traités correctement pour éviter les problèmes de spam.
Surveillance du journal
Passez du temps ou établissez des mécanismes automatiques basés sur le nombre de courriers électroniques pour surveiller votre serveur de messagerie. Détecter un problème et mettre en œuvre des mesures correctives dès que possible avant que la réputation du domaine ou de l'adresse IP ne commence à se dégrader peut en réalité réduire l'impact de l'incident sur le flux de courrier normal.
Un serveur de messagerie interne est certainement une option plus viable pour les petites entreprises. Si des problèmes de confidentialité ou de confidentialité doivent être sérieusement pris en compte, il faut alors opter pour leur propre serveur de messagerie. Si vous tenez compte des points mentionnés ci-dessus, il ne devrait pas être difficile de gérer votre propre serveur de messagerie, mais il est toujours plus facile à dire qu'à faire.
Une solution optimale pourrait être de trouver un fournisseur d'hébergement de messagerie fiable, qui assure à 100% la confidentialité, la fiabilité et vous évite en même temps de gérer votre propre serveur de messagerie.
