Bien que la perte de données affecte tout le monde qui utilise un ordinateur, cela est particulièrement problématique pour ceux qui utilisent un logiciel de traitement de texte. Il est frustrant de perdre les documents importants que vous avez passés tant de temps à créer - en particulier si vous êtes comme la plupart des utilisateurs qui créent des documents directement sur l'ordinateur et ne bénéficient pas d'une copie manuscrite. Sur les forums en ligne et les services de support technique de Bombard, les questions et récits de malheur au sujet de la récupération de fichiers perdus abondent. Le seul moyen sûr de récupérer des fichiers perdus est de les restaurer à partir d'une sauvegarde. C'est pourquoi un système visant à prévenir la perte de données est si important. Voici cinq façons de protéger vos documents au format Word.
Ne stockez jamais vos documents sur le même lecteur que votre système d'exploitation
Bien que la plupart des traitements de texte enregistrent vos fichiers dans le Mes documents dossier, c’est le pire endroit pour eux. Qu'il s'agisse d'un virus ou d'une défaillance logicielle, la plupart des problèmes informatiques affectent le système d'exploitation et, souvent, la seule solution consiste à reformater le lecteur et à réinstaller le système d'exploitation. Dans un tel cas, tout ce qui se trouve sur le lecteur sera perdu.
L'installation d'un deuxième disque dur sur votre ordinateur est un moyen relativement peu coûteux de résoudre ce problème. Un deuxième disque dur interne ne sera pas affecté si le système d'exploitation est corrompu. Il peut même être installé sur un autre ordinateur si vous devez en acheter un nouveau. de plus, vous serez surpris de la facilité avec laquelle ils sont installés. Si vous êtes sceptique quant à l'installation d'un deuxième disque interne, un disque dur externe est une excellente option. Un lecteur externe peut être connecté à tout ordinateur à tout moment en le branchant simplement sur un port USB ou Firewire. De nombreux lecteurs externes présentent également l'avantage supplémentaire des sauvegardes instantanées et / ou planifiées. vous spécifiez simplement les dossiers et la planification, et le logiciel se charge du reste.
Sauvegardez vos fichiers régulièrement, peu importe où ils sont stockés
Stocker vos fichiers dans un emplacement différent de celui de votre système d'exploitation ne suffit pas; vous devez créer ordinaire sauvegardes de vos fichiers. Et regardons les choses en face: même votre sauvegarde est sujette à l'échec: les DVD sont rayés et les disques durs cassés. Il est logique d'augmenter vos chances de pouvoir récupérer un fichier en ayant une seconde sauvegarde. Si les données sont vraiment importantes, vous pouvez même envisager de stocker une sauvegarde dans un coffre-fort ignifuge.
Attention aux pièces jointes
Même si vous êtes certain qu'ils ne contiennent pas de virus, les pièces jointes des courriels peuvent vous faire perdre des données. Pensez-y: si vous recevez un document portant le même nom qu'un sur votre lecteur et que votre logiciel de courrier électronique est configuré pour enregistrer les pièces jointes au même emplacement, vous risquez de remplacer le fichier qui se trouvait déjà là. Cela se produit souvent lorsque vous collaborez sur un document et que des collègues envoient des mises à jour par courrier électronique. Veillez donc à configurer votre programme de messagerie pour qu'il enregistre les pièces jointes dans un emplacement unique ou, le cas échéant, réfléchissez-y à deux fois avant d'enregistrer une pièce jointe sur votre disque dur.
Attention à l'erreur de l'utilisateur
Nous n'aimons pas l'admettre, mais nous avons souvent nos propres problèmes. Tirez parti des protections incluses dans votre traitement de texte, telles que les fonctionnalités de gestion des versions et les modifications suivies. Les utilisateurs perdent souvent des données lorsqu'ils modifient un document et suppriment accidentellement des portions. Une fois le document enregistré, les parties modifiées ou supprimées sont perdues à moins que vous n'ayez activé les fonctionnalités qui stockeront les modifications pour vous.
Si vous ne voulez pas jouer avec les fonctionnalités avancées, utilisez le F12 clé avant de commencer à enregistrer le fichier sous un autre nom. Ce n'est pas aussi organisé que certaines des autres méthodes, mais c'est quand même un truc utile.
Aller au nuage
Le stockage de fichiers et leurs sauvegardes dans le nuage (serveur distant), devient de plus en plus courant. Il offre de nombreux avantages, tels que l'allocation d'espace généreuse, la facilité d'utilisation, l'accès où que vous soyez et le périphérique utilisé, ainsi que la fiabilité. Les services de stockage dans le cloud sauvegardent leurs propres serveurs. Il existe donc une double couche de protection pour les fichiers stockés de cette manière. Pour ces raisons, le stockage en nuage est de plus en plus la meilleure option pour la plupart des gens.
Il existe plusieurs options gratuites grand public:
- Google Drive propose 15 Go avec chaque compte Google.
- Les utilisateurs Mac obtiennent 5 Go avec iCloud, intégré à chaque appareil Apple.
- Microsoft fournit 5 Go d'espace avec OneDrive, fourni avec les comptes Office 365 et XBox.
Si vous avez plus que cela à stocker, les services ci-dessus offrent des options payantes, comme le font de nombreuses autres sociétés de stockage en nuage.
Conservez des copies papier de vos documents
Ce n'est pas élégant et cela ne vous empêchera pas de devoir taper et formater votre document à nouveau, mais conserver une copie imprimée d'un document important garantira au moins que vous avez le contenu du fichier - et c'est mieux que de ne rien avoir du tout.
