Comment garder le fichier PST petit en archivant votre ancien courrier

Au fur et à mesure que la pile de courrier que vous conservez dans Outlook grandit, le temps nécessaire à Outlook pour faire ce que vous souhaitez est généralement pris. La limite de taille de fichier PST est imminente. (Le fichier PST ou "Dossiers personnels", bien sûr, est l'endroit où Outlook conserve toutes vos données, y compris les calendriers, les contacts et les courriels.)

Un petit fichier PST est un fichier PST rapide

Quoi qu'il en soit, il est avantageux de garder la taille de votre fichier PST principal, petite et gérable. Vous pouvez demander à Outlook d’en faire une partie à l’aide de l’archivage automatique. Ou vous divisez vos messages entre plusieurs fichiers PST, ce qui peut être rapide et sans douleur.

Archiver les anciens messages dans Outlook et conserver le fichier PST petit

Pour créer une archive d'anciens messages dans Outlook distinct du fichier PST que vous utilisez tous les jours:

1. 1. Dans Outlook 2007:
      1. Sélectionner Fichier> Gestion de fichier de données dans le menu dans Outlook.
   2. Dans Outlook 2016:
      1. Cliquez sur Fichier.
      2. Aller au Info Catégorie.
      3. Cliquez sur Paramètres du compte.
      4. Sélectionner Paramètres du compte … dans le menu qui a montré.
      5. Aller au Fichier de données languette.
2. Cliquez sur Ajouter :
   1. Dans Outlook 2016:
      1. Entrez le nom de l'archive sous Nom de fichier:.
      2. Choisissez le format souhaité sous Sauvegarder comme type:; généralement, sélectionnez Fichier de données Outlook.
   2. Dans Outlook 2007:
      1. Choisissez le format souhaité. À moins que vous n’ayez besoin d’accéder directement aux données avec Outlook 2002 ou une version antérieure, vous pouvez mettre en surbrillance Fichier de dossiers personnels Office Outlook (.pst).
      2. Cliquez sur D'accord.
      3. Entrez le nom de fichier souhaité.
         1. Les archives annuelles fonctionnent bien et il est logique de nommer le fichier PST après l'année. Bien sûr, vous pouvez choisir des archives mensuelles si vous avez beaucoup de gros courrier à traiter ou un autre système. Assurez-vous simplement que la taille des fichiers PST obtenus se situe entre 1 et 2 Go. Les fichiers plus volumineux ont tendance à être moins efficaces.
      4. Cliquez sur D'accord.
      5. Tapez le nom souhaité du fichier archive PST sous Prénom:.
         1. Encore une fois, il est logique de nommer votre archive d'après son contenu.
3. Facultativement, protégez l'accès avec un mot de passe.
4. Cliquez sur D'accord.
5. Maintenant, cliquez Fermer.

Déplacer le courrier vers les archives

Pour remplir votre archive PST nouvellement créée:

• Faites glisser et déposez des dossiers entiers dans le dossier racine qui apparaît sous Dossiers de courrier.
  • C’est pratique si vous avez déjà un Archiver dossier qui contient, par exemple, tout le courrier de l'année dernière. Il suffit de le déposer dans les archives PST.
• Vous pouvez également archiver des éléments individuels:
  • Cliquez sur le dossier racine nommé d'après votre archive PST sous Dossiers de courrier avec le bouton droit de la souris.
  • Sélectionner Nouveau dossier … du menu.
  • Tapez le nom du dossier souhaité.
  • Assure-toi Courrier et poste s est sélectionné sous Le dossier contient: si vous voulez archiver des emails. Pour archiver d'autres éléments, choisissez la catégorie appropriée.
  • Cliquez sur D'accord.
  • Faites glisser et déposez des courriers individuels ou des groupes de courriels dans le nouveau dossier créé.
• Pour déplacer tous les messages précédant une certaine date dans un dossier (ou des dossiers imbriqués):
  • • Dans Outlook 2016:
      • Cliquez sur Fichier.
      • Aller au Info Catégorie.
      • Cliquez sur Outils de nettoyage.
      • Sélectionner Archiver… Du menu qui est apparu.
    • Dans Outlook 2007:
      • Sélectionner Fichier> Archiver … dans le menu dans Outlook.
  • Assure-toi Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers: est sélectionné.
  • Mettez en surbrillance le dossier souhaité.
  • Spécifiez la date à laquelle les courriels avant laquelle (par exemple, le 1 er janvier de cette année) vous souhaitez passer sous Archiver les éléments plus anciens que: __ .
  • Utilisez le Feuilleter … bouton pour sélectionner le fichier archive PST créé ci-dessus.
  • Cliquez sur D'accord.
• Vous pouvez également compacter votre fichier PST en direct pour réclamer immédiatement l’espace libéré.

Fermer le fichier archive PST

Après avoir archivé tous les éléments, vous pouvez fermer le fichier PST dans Outlook:

1. Cliquez sur le dossier racine de votre archive PST sous Dossiers de courrier avec le bouton droit de la souris.
2. Sélectionner Fermer "___" du menu.

Accéder au courrier à partir d'un fichier PST d'archive fermée

Pour récupérer des messages d’un fichier PST d’archive que vous avez fermé:

1. 1. Dans Outlook 2016:
      1. Cliquez sur Fichier.
      2. Sélectionner Ouvrir et exporter.
      3. Cliquez sur Ouvrir le fichier de données Outlook.
   2. Dans Outlook 2007:
      1. Sélectionner Fichier> Ouvrir> Fichier de données Outlook … dans le menu dans Outlook.
2. Mettez en surbrillance le fichier PST d'archive souhaité.
3. Cliquez sur Ouvrir.

Le fichier PST et ses dossiers apparaîtront sous Dossiers de courrier, Prêt pour l'action.