Saviez-vous que vous pouvez ajouter une couche de protection aux documents ou fichiers Microsoft Office importants? Cela peut constituer une sauvegarde importante, en particulier lorsque vous partagez ce fichier avec des lecteurs ou des éditeurs spécifiques avec lesquels vous collaborez.
Lorsque vous chiffrez un contenu numérique, vous changez sa langue en gobbledygook qui doit ensuite être décodé pour pouvoir être lu.
Vous pouvez le faire pour les documents Microsoft Office en définissant un mot de passe. Cela signifie que seuls les destinataires connaissant ce mot de passe doivent pouvoir lire votre document. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de mot de passe pour permettre à certains utilisateurs de modifier le document.
Comment définir un mot de passe de document
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Pour les anciennes versions des programmes Office, sélectionnez le Bouton bureau Icône> Préparer > Chiffrer le document. Pour les versions plus récentes, sélectionnez Fichier > Info > Protéger le document > Crypter avec Mot de passe.
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Tapez le mot de passe que vous souhaitez attribuer et cliquez sur D'accord.
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Ressaisissez le mot de passe pour vérification et cliquez sur D'accord.
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Votre document devrait maintenant être protégé, mais cela reste toujours, mais il est toujours bon de vérifier. Fermez le document puis rouvrez-le. Vous devriez être invité à entrer un mot de passe avant de travailler avec ce document. Si vous ne le voyez pas, vous devrez peut-être réessayer ces étapes.
Conseils et considérations supplémentaires
- Veuillez noter que certains programmes Microsoft Office peuvent suivre une approche légèrement différente. Par exemple, dans certaines versions de Microsoft PowerPoint, vous devez cliquer sur le boutonMicrosoft Office bouton>Enregistrer sous > Outils (trouvez ceci près du bas de la Enregistrer sous boîte de dialogue)> Options générales > Partage de fichiers > Modifier le mot de passe. De là, vous pouvez taper votre mot de passe préféré. Étant donné que cette approche est beaucoup moins simple, je suggère de toujours essayer la méthode ci-dessus en premier pour un programme Microsoft Office donné, mais si vous ne trouvez pas les outils de mot de passe dont vous avez besoin dans ce programme, cette approche peut être utile.
- Pour supprimer le cryptage du mot de passe, suivez la même procédure que pour définir votre mot de passe, sauf que vous effacerez le mot de passe en cliquant dans cette zone et en faisant un backspacing.
- Pour définir un mot de passe pour ceux qui peuvent éditer un document (c’est-à-dire que tous les autres seront en lecture seule), sélectionnez Bureau bouton ou Fichier > Enregistrer sous > Outils > Options générales > Mot de passe pour modifier: tapez un nouveau mot de passe > retaper le mot de passe > D'accord > sauvegarder.
- Soyez toujours prudent lorsque vous définissez un mot de passe de document. Microsoft ne peut pas récupérer ou déverrouiller ce mot de passe si vous oubliez ce que c'est. Ainsi, si vous oubliez vos mots de passe en ligne, vous devriez probablement limiter la fréquence d'utilisation de cette fonctionnalité. Pensez à écrire les mots de passe des documents dans un endroit sûr.
- Si vous souhaitez en savoir plus sur les niveaux de cryptage de Microsoft, vous pouvez trouver cette déclaration utile, disponible sur le site d'aide de Microsoft dans la rubrique suivante: "Vous pouvez taper jusqu'à 255 caractères. Par défaut, cette fonctionnalité utilise le cryptage avancé AES 128 bits. Le cryptage est une méthode standard utilisée pour rendre votre fichier plus sécurisé."
Cela dit, sachez qu'il ne s'agit que d'une couche de protection. À mon avis, les documents Microsoft Office ne doivent jamais être considérés comme entièrement protégés, même avec un mot de passe.
Des tiers fendient le cryptage des documents de Microsoft depuis des années, parfois dans le but de proposer un service permettant aux utilisateurs de récupérer leur mot de passe alors que Microsoft ne le leur permettrait pas. Cette commodité comporte un inconvénient certain: en d'autres termes, les personnes qui n'essayent pas nécessairement de vous aider pourraient également déchiffrer ces cryptages de mot de passe.
Cependant, il peut toujours être une bonne idée d’appliquer une protection par mot de passe, car les efforts et les coûts liés au déchiffrement du cryptage de vos documents peuvent certainement dissuader ces types de piratage et de vol malheureux. C'est un équilibre entre prendre des précautions dans la mesure du possible et comprendre les limites de ce type de protection par mot de passe documentaire.
