La messagerie instantanée peut être une méthode de communication standard pour vous, mais certaines personnes la trouvent toujours intimidante. Si vous êtes habitué à envoyer des messages texte à vos amis ou collègues, vous ne réalisez peut-être pas qu’un texte peut sembler sortir du champ gauche d’un nouveau contact. Ce type de surprise est particulièrement préoccupant dans un contexte commercial. Lorsque vous utilisez des textes dans une entreprise, gardez à l’esprit l’esprit de messagerie et suivez quelques règles de conduite simples.
Demander la permission d'envoyer un message texte
La personne à qui vous souhaitez envoyer un SMS a-t-elle accepté d'être contactée de cette manière? Ne supposez pas que tout le monde porte un téléphone portable à tout moment pour recevoir des messages texte ou est en ligne pour accéder à des messages instantanés via un réseau, Facebook ou d'autres programmes de messagerie instantanée. Demandez en personne ou dans une conversation téléphonique comment les individus préfèrent être contactés. Vous découvrirez peut-être qu'ils ont un plan de textos limité ou que l'utilisation de la messagerie instantanée est découragée sur leurs postes de travail.
Présentez-vous lors de l'envoi d'un message initial
Présentez-vous dans votre message et soyez bref. Bien que votre nom, votre surnom ou votre numéro de téléphone puisse s'afficher, selon la méthode de messagerie que vous utilisez, votre destinataire voit le texte hors contexte. Commencez le message avec une introduction et un cadre de référence, tels que:
- "Je suis Joan Smith de XYZ Consultants. Avez-vous le temps de discuter de la question que vous m'avez posée au téléphone la semaine dernière?"
- "C'est Brad Jones de la comptabilité, j'ai une question à propos de votre demande de remboursement. Avez-vous le temps d'y répondre maintenant ou devrais-je vous appeler plus tard?"
En faisant cela, vous évitez que votre message apparaisse comme une question aléatoire et peut-être mal posée par une personne dont le destinataire ne se souviendra peut-être que vaguement ou pas du tout.
Alors que de nombreux programmes de messagerie instantanée ont une archive qui permet aux gens de savoir qui vous êtes et de quoi vous avez parlé dans le passé, il est généralement bon de vous présenter encore plus brièvement dans les conversations suivantes, surtout si vous avez modifié votre surnom ou numéro de téléphone.
Garder le premier message bref
Commencez avec l'introduction et le contexte uniquement jusqu'à ce que la personne réponde. Sinon, vous pouvez composer et envoyer un message détaillé que vous ne verrez jamais. C'est une bonne pratique pour tous les fils de messages.
Suivi poliment si vous n'obtenez aucune réponse
L'envoi d'un message texte ou d'un message instantané et l'absence de réponse peuvent signifier plusieurs choses. La personne peut vous ignorer, mais la personne la plus susceptible ne surveille pas le téléphone ou l'ordinateur pour voir votre message. Après un laps de temps approprié, effectuez un suivi avec un message supplémentaire, mais tentez également de contacter la personne par e-mail ou par téléphone. Le cas échéant, vous pouvez également vous arrêter au bureau de la personne.
Ces protocoles indiquent comment les gens préfèrent être contactés. La messagerie est peut-être le seul moyen de communiquer mais ce n’est pas le premier choix de chacun. Si vous voulez avoir des relations de travail productives, comprenez et respectez le fait que les gens ont des préférences différentes.
