Effectuer une fusion de courrier Microsoft Word à partir d'Excel

Utilisation de MicrosoftFusion et publipostage fonction, vous pouvez envoyer le même document avec de légères modifications à un grand nombre de destinataires. Le terme fusion provient du fait qu'un document (une lettre, par exemple) est fusionné avec un document source, tel qu'un tableur.

Les données de ce didacticiel peuvent être compilées avec la plupart des versions de Microsoft Excel, notamment 2007, 2010, 2013, 2016 et Office 365.

La fonctionnalité Fusion et publipostage de Microsoft Word est compatible avec Word 2010, 2013, 2016 et Office 365.

Mots Fusion et publipostage Cette fonctionnalité fonctionne de manière transparente avec les données d'Excel. Bien que Word vous permette également de créer une source de données, les options d'utilisation de ces données sont limitées. Si vous avez déjà vos données dans une feuille de calcul, il ne sert à rien de ressaisir toutes les informations dans la source de données de Word.

Préparation des données pour le publipostage

Théoriquement, vous pouvez utiliser n'importe quelle feuille de calcul Excel dans une fonction de fusion de courrier Word sans préparation particulière. Cependant, vous devriez prendre un peu de temps pour préparer votre feuille de travail afin d’optimiser le processus de publipostage.

Organiser les données de la feuille de calcul

Vos données Excel doivent être bien organisées en rangées et des colonnes. Considérez chaque ligne comme un seul enregistrement et chaque colonne comme un champ que vous allez insérer dans votre document. Si vous avez besoin d'un rappel, consultez un didacticiel de saisie de données Excel.

Créer une ligne d'en-tête

Créez une ligne d'en-tête pour la feuille que vous souhaitez utiliser pour le publipostage. UNErangée d'en-tête est une ligne contenant des étiquettes qui identifient les données dans les cellules en dessous. Excel peut parfois être délicat à propos de la différenciation entre les données et les étiquettes. Par conséquent, clarifiez-les en utilisant du texte en gras, des bordures de cellules et un ombrage de cellules qui sont propres à la ligne d'en-tête - cela garantit qu'Excel les différencie du reste de vos données.

Plus tard, lorsque vous fusionnez les données avec le document principal, les étiquettes apparaissent en tant que noms des champs de fusion. Il n'y a donc aucune confusion quant aux données que vous insérez dans votre document.

Il est recommandé d’étiqueter les colonnes de votre feuille de calcul Excel afin d’empêcher toute erreur de la part de l’utilisateur.

Mettre toutes les données sur une seule feuille

Les données que vous avez l'intention d'utiliser pour le publipostage doivent figurer sur une seule feuille. s'il est réparti sur plusieurs feuilles, vous devez combiner les feuilles ou effectuer plusieurs fusions de courrier. Assurez-vous également que les feuilles sont clairement nommées, car vous devez sélectionner la feuille que vous souhaitez utiliser sans la visualiser.

Association d'une source de données dans un publipostage

Pour associer votre feuille de calcul Excel préparée à votre document Word:

1. Clique sur le Les envois languette du ruban.

2. Sélectionnez le Démarrer le publipostage bouton pour accéder à la menu déroulant.

   Comme nous allons écrire nos données dans une lettre pour cet exemple, nous allons sélectionner le Lettre option du menu déroulant.

3. Sélectionnez le Sélectionner les destinataires bouton pour accéder à la menu déroulant.

   Nous souhaitons importer nos données depuis une feuille de calcul Excel sauvegardée. Sélectionnez donc la Utiliser une liste existante … option.

4. Dans la boîte de dialogue, trouver et sélectionner votre fichier Excel.

   Cliquez sur D'accord procéder.

5. Du Sélectionnez la table boite de dialogue, sélectionnez la feuille avec votre table et cliquez sur le bouton D'accord bouton.

   Si votre Excel a des en-têtes de colonne, assurez-vous que La première ligne de données contient des en-têtes de colonne l'option est cochée.

6. Cliquez surD'accord.

Maintenant que la source de données a été associée au document principal, vous pouvez commencer à saisir du texte ou à modifier votre document Word. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier votre source de données dans Excel. Si vous devez modifier les données, vous devez fermer le document dans Word avant de pouvoir ouvrir la source de données dans Excel.

Insertion de champs de fusion dans votre document

1. Clique leInsérer un champ de fusion bouton de la barre d’outils Fusion et publipostage pour ouvrir leInsérer un champ de fusion menu déroulant.

2. Mettez en surbrillance le nom du champ que vous souhaitez insérer dans la liste et cliquez surInsérer.

Affichage de documents de publipostage

Lors de l'insertion de champs de fusion dans un document, Word ne reporte pas le formatage des données de la source de données. Si vous souhaitez appliquer une mise en forme telle que l'italique, le gras ou le soulignement, vous devez le faire dans Word.

Si vous affichez le document avec des champs, vous sélectionnez les doubles flèches des deux côtés du champ auxquels vous souhaitez appliquer le formatage. Si vous visualisez les données fusionnées dans le document, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier.

Toutes les modifications de mise en forme sont appliquées à tous les documents fusionnés, pas seulement aux documents individuels.

Prévisualisation des documents fusionnés

Pour prévisualiser les documents fusionnés, cliquez sur le boutonAfficher les données fusionnées bouton de la barre d’outils Fusion et publipostage. Ce bouton fonctionne comme un commutateur. Si vous souhaitez revenir à la visualisation des champs et non des données qu’ils contiennent, cliquez à nouveau dessus.

Naviguez dans les documents fusionnés à l’aide des touches boutons de navigation sur le Fusion et publipostage ruban. Ils sont, de gauche à droite:Premier enregistrement, Enregistrement précédent, Aller à enregistrer, Enregistrement suivant, et Dernier enregistrement.

Avant de fusionner les documents, prévisualisez-les tous, ou autant que possible, pour vérifier que tout a bien été fusionné. Portez une attention particulière à la ponctuation et à l'espacement autour des données fusionnées.

Finaliser le document de publipostage

Lorsque vous êtes prêt à fusionner les documents, vous avez deux choix.

• Fusionner vers l’imprimante: La première consiste à les fusionner avec l’imprimante.Si vous choisissez cette option, les documents sont envoyés à l'imprimante sans aucune modification. Vous pouvez fusionner avec l’imprimante en cliquant sur le boutonFusionner vers une imprimante bouton de ruban.
• Fusionner dans un nouveau document: Si vous devez personnaliser tout ou partie des documents (bien qu’il soit judicieux d’ajouter un champ de note dans la source de données pour les notes personnalisées) ou d’apporter toute autre modification avant d’imprimer, vous pouvez les fusionner avec un nouveau document. Lorsque vous fusionnez avec un nouveau document, le document principal et la source de données restent intacts, mais vous disposez d'un deuxième fichier contenant les documents fusionnés. Pour ce faire, cliquez sur le boutonFusionner vers un nouveau document bouton de la barre d'outils.

Quelle que soit la méthode choisie, une boîte de dialogue vous est proposée dans laquelle vous pouvez indiquer à Word de fusionner tous les enregistrements, l'enregistrement actuel ou une plage d'enregistrements. Cliquez sur le bouton d'option en regard de votre choix, puis surD'accord.

Si vous souhaitez fusionner une plage, insérez le numéro de début et le numéro final des enregistrements que vous souhaitez inclure dans la fusion avant de cliquer surD'accord.

Si vous avez choisi d’imprimer les documents, une fois la boîte de dialogue affichée, le message Impression boite de dialogue. Vous pouvez interagir avec lui de la même manière que pour tout autre document.