Placer votre signature est probablement la partie la plus facile de la rédaction de vos courriels, et ce non seulement parce qu'il n'y a pas de règles claires pour cette partie de l'étiquette des courriels.
Positionnement de la signature électronique
Placez votre signature électronique juste en dessous de la fin de votre texte, dans les réponses ainsi que dans les nouveaux messages. Faites cela à la fois dans les courriels que vous envoyez professionnellement et chez ceux qui vont à la famille et aux amis.
- Cependant, envisagez de ne pas utiliser de signature du tout dans les messages privés, car la correspondance privée peut être plus intime que les messages formalisés utilisant une signature hautement structurée.
- Dans les réponses, pas de signature ni de signature condensée sont également de bonnes options. le destinataire, après tout, vous connaît déjà.
En pratique, l’emplacement des signatures de courrier électronique varie en fonction des préférences définies dans votre programme de messagerie:
- Si vous incluez des messages originaux en utilisant l'indentation et la citation sélective, votre signature apparaîtra généralement au bas du message.
- Si vous citez paresseusement en plaçant votre message au-dessus du message d'origine (non fragmenté), votre signature sera généralement entre votre message et le message d'origine que vous citez, juste au-dessus de la ligne "- Message d'origine--".
La différence entre les citations paresseuses et les citations sélectives est souvent fonction du client de messagerie que vous utilisez ou des normes de votre profession. Les professionnels épris de Linux, par exemple, s’appuient souvent sur des citations sélectives, alors que Microsoft Outlook utilise par défaut des citations paresseuses.
Erreurs de placement de signature de courrier électronique à éviter
Mettre votre signature là où elle n'appartient pas est loin d'être une infraction majeure contre l'étiquette, mais vous devez néanmoins éviter les erreurs de placement courantes afin de réduire la confusion.
- Signature en haut, répondez en ligne ci-dessous: les lecteurs sont conditionnés à ne pas regarder au-delà de toute signature rencontrée. Si votre programme ou service de messagerie est configuré pour mettre votre signature au-dessus du texte cité dans les réponses et les transferts, n'écrivez rien dans le texte cité. Il est fort probable que les destinataires décontenanceront votre réponse vide, mais pas assez longtemps pour trouver vos réponses dans la partie citée. Au lieu de cela, répondez au-dessus de la signature ou déplacez la signature tout en bas.
- Signature tout en bas, répondez tout en haut: si vous répondez en haut, mais que votre signature électronique est en bas, les destinataires ne verront jamais la signature ou, s’ils la voient, la signature peut les envoyer chercher le texte de réponse en ligne qu’ils auraient peut-être manqués. Au lieu de cela: déplacez la signature au-dessus de la partie citée et au-dessous de votre réponse.
Signatures en général
Votre signature électronique ne dépasse pas quatre ou cinq lignes de texte et contient le délimiteur de signature standard. Votre signature ne dépasse pas 75 caractères. Évitez, dans la mesure du possible, l’inclusion d’images, car certains programmes de messagerie traitent les images incorporées comme des pièces jointes et les extraient du message.
Post-scriptum
Naturellement, en plaçant votre signature aux endroits suggérés, vous avez la possibilité d'inclure des postscripts juste en dessous. Notez cependant que certains programmes et services de messagerie traitent tout ce qui se situe sous le délimiteur de signature comme une partie de la signature elle-même. Donc, au lieu de cela, incluez votre post-scriptum ci-dessous "en signant" le texte principal de votre message avec votre nom, mais au-dessus de la signature de l'e-mail.
