Une boîte aux lettres partagée permet à vos clients, fournisseurs et autres d’envoyer un courrier électronique à une adresse centrale où tous les membres d’une équipe peuvent voir ces messages et y répondre.
Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres partagée Office?
L'un des moyens les plus efficaces de partager des messages électroniques avec un groupe de personnes consiste à configurer une boîte aux lettres partagée Office 365. Avec une boîte aux lettres partagée, chaque personne affectée à la boîte aux lettres a un accès complet aux messages. Ils peuvent lire les e-mails entrants, répondre aux messages, les transférer et voir comment les autres ont répondu au courrier entrant.
Lorsqu'un membre de l'équipe répond à un message électronique à partir de la boîte aux lettres partagée, celui-ci est envoyé à partir de l'adresse de la boîte aux lettres partagée, et non de l'adresse électronique de l'individu. Le destinataire de l'e-mail ne voit que l'adresse de la boîte aux lettres partagée. Ainsi, l'adresse électronique individuelle de vos employés reste confidentielle et donne à votre entreprise une apparence professionnelle.
Votre organisation peut créer autant de boîtes aux lettres partagées que nécessaire. Les boîtes aux lettres partagées n'ont pas de noms d'utilisateur ou de mots de passe. La boîte aux lettres partagée ne nécessite pas de licence Office 365, mais chaque utilisateur affecté à cette boîte aux lettres doit avoir un abonnement Office 365.
Pourquoi utiliser une boîte aux lettres partagée Office?
Les services à la clientèle, les ressources humaines ou les services marketing qui souhaitent que les prochains membres de l'équipe disponibles répondent aux courriers électroniques constituent de bons exemples d'utilisation efficace d'une boîte aux lettres partagée. Chaque personne affectée à la boîte aux lettres partagée peut voir et répondre à chaque message de cette boîte aux lettres.
Travailler avec une boîte aux lettres partagée Office 365 ne se limite pas à la messagerie électronique. Il s'agit d'aider les membres de votre organisation à collaborer plus efficacement. En plus de la boîte aux lettres partagée, vos équipes auront accès à une liste de contacts partagés et à un calendrier partagé. Avec une liste de contacts partagée, tous les membres du groupe ont accès aux adresses électroniques importantes. Avec le calendrier partagé, les membres du groupe peuvent saisir leurs rendez-vous dans un emplacement central visible par tous les membres du groupe.
Configurer une boîte aux lettres partagée
Les boîtes aux lettres partagées Office 365 ne peuvent être configurées que par l'administrateur de votre abonnement Office.
Suivez ces instructions pour configurer une boîte aux lettres partagée:
- Connectez-vous au centre d'administration Office 365 à l'aide de votre compte administrateur.
- Sélectionner Groupes> Boîtes aux lettres partagées.
- Sélectionner Ajouter une boîte aux lettres.
- Sur la page Ajouter une boîte aux lettres, tapez un nom pour la boîte aux lettres partagée dans le champ Nom. Un alias de boîte aux lettres est automatiquement créé dans le champ Email mais vous pouvez le changer. Après avoir nommé la boîte aux lettres partagée, sélectionnez Ajouter pour créer la boîte aux lettres.
- Sous Étapes suivantes, sélectionnez Ajouter des membres à cette boîte aux lettres.
- Sur la page Membres de boîtes aux lettres partagées, sélectionnez Ajouter des membres.
- Cochez les personnes qui auront accès à la boîte aux lettres partagée. Si vous ne voyez pas le nom d'une personne dans la liste, tapez son nom dans la zone de recherche. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez sauvegarder.
Enregistrer le courrier électronique envoyé dans la boîte aux lettres partagée
Lorsque quelqu'un envoie un message électronique à partir de la boîte aux lettres partagée, une copie de ce message est enregistrée dans le dossier Éléments envoyés, et non dans la boîte aux lettres partagée. Si vous souhaitez que ces courriels soient enregistrés dans la boîte aux lettres partagée, modifiez les paramètres de la boîte aux lettres partagée.
Voici comment enregistrer les e-mails envoyés dans la boîte aux lettres partagée:
- Sélectionner Groupes> Boîtes aux lettres partagées.
- Sélectionnez la boîte aux lettres partagée.
- Sélectionner modifier à côté du paramètre Éléments envoyés.
- Sur la page Éléments envoyés, déplacez le curseur sur la position Activé pour Copier les éléments envoyés en tant que cette boîte aux lettres et Copier les éléments envoyés au nom de cette boîte aux lettres. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez sauvegarder.
Utiliser la boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010
Une fois que l'administrateur de votre entreprise a configuré la boîte aux lettres partagée, vos utilisateurs n'ont rien à faire pour afficher la boîte aux lettres partagée dans la version de bureau d'Outlook. La boîte aux lettres partagée apparaîtra automatiquement dans le volet Dossier.
Pour envoyer un email à partir de la boîte aux lettres partagée:
- Ouvrez Outlook.
- Sélectionner nouveau courriel pour créer un nouveau message.
- Sélectionner De et choisissez la boîte aux lettres partagée.
- Tapez votre message et sélectionnez Envoyer.
Accéder à la boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le Web
Si vous souhaitez utiliser la boîte aux lettres partagée dans un navigateur Web, vous devez l'ajouter manuellement.
Pour ajouter la boîte aux lettres partagée à la version en ligne d'Outlook:
- Connectez-vous à votre compte Office 365 et sélectionnez le Perspective app.
- Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre boîte aux lettres et sélectionnez Ajouter un dossier partagé.
- dans le Ajouter un dossier partagé boîte de dialogue, tapez l’adresse électronique de la boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez Ajouter.
Boîtes aux lettres partagées et l'application Outlook Mobile
Les boîtes aux lettres partagées n'apparaissent pas dans l'application mobile Outlook. Cela signifie que si vous souhaitez accéder à une boîte aux lettres partagée à partir de votre smartphone, vous devez ouvrir un navigateur et utiliser Outlook sur le Web.
Vous remarquerez une légère différence dans la façon dont vous travaillez avec votre compte de messagerie individuel dans Outlook et avec la boîte aux lettres partagée. Avec la boîte aux lettres partagée, vous et les membres de votre équipe collaborerez mieux pour répondre aux courriels de vos clients, fournisseurs, fournisseurs et autres.
