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Comment utiliser Trello pour rester organisé

Trello est un outil de gestion de projet de style kanban qui permet de visualiser toutes les tâches que vous-même ou votre équipe devez accomplir. Il est ainsi plus facile de voir ce que tous les membres de l'équipe font à un moment donné. C'est également gratuit, ce qui signifie qu'il est accessible aux petits et grands groupes, ainsi qu'aux personnes qui dirigent une entreprise ou qui souhaitent suivre leurs tâches personnelles. Parmi les outils de gestion de projet, Trello est l’un des plus faciles à utiliser et à mettre en œuvre, mais son interface vierge peut être un peu décourageante. Heureusement, nous avons quelques conseils pour vous aider, ainsi que votre équipe, à tirer le meilleur parti de Trello, quel que soit le type de suivi que vous utilisez.

Qu'est-ce que Kanban?

Le style de gestion de projet Kanban est inspiré d'un processus de fabrication japonais mis en œuvre par Toyota à la fin des années 1940. Son objectif était d'accroître l'efficacité de ses usines en effectuant un suivi des stocks en temps réel, à l'aide de cartes échangées entre les travailleurs. Quand un article en particulier était épuisé, les travailleurs en prenaient note sur la carte, qui se rendait ensuite au fournisseur, qui l'enverrait ensuite à l'entrepôt. Ces cartes étaient souvent appelées Kanban, ce qui signifie panneau ou panneau en japonais.

Alors, comment cela se traduit-il en gestion de projet? Un logiciel tel que Trello prend ce concept de passer autour des cartes et le met dans une interface visuelle, où les tâches sont présentées sur un tableau et assorties à la capacité de travail d'une équipe. À la base, un tableau se compose de trois sections, comme le montre l’image ci-dessus: faire, faire (ou dans le processus) et faire. Cependant, les équipes peuvent utiliser cet outil de la manière qui leur convient le mieux. Certaines équipes préfèrent peut-être un vrai tableau, tandis que d'autres veulent la commodité d'une solution virtuelle, comme Trello.

Comment utiliser Trello

Trello utilise des tableaux, qui contiennent des listes, qui se composent de cartes. Les tableaux peuvent représenter des projets (restructuration du site Web, rénovation de la salle de bains), les listes peuvent être utilisées pour des tâches (graphiques, mosaïque) et les cartes peuvent contenir des sous-tâches ou des options (embaucher un concepteur, tailles et couleurs des carreaux).

Une fois que vous avez décidé de l'organisation de vos listes, vous pouvez commencer à ajouter des cartes, qui peuvent à leur tour avoir des listes de contrôle et des étiquettes. Les listes de contrôle sont un moyen de décomposer les tâches en sous-tâches. Par exemple, si vous utilisez Trello pour planifier des vacances, vous pouvez disposer d'une carte pour un restaurant que vous souhaitez essayer, avec une liste de contrôle qui comprend une réservation, une recherche des meilleurs plats à obtenir et une vérification si elle convient aux enfants. . Les étiquettes peuvent être utilisées pour représenter le statut d'une carte (approuvée, soumise, etc.) ou sa catégorie (sciences, technologie, arts, etc.) ou n'importe quelle étiquette de votre choix. Vous pouvez ensuite effectuer une recherche qui permettra d’afficher toutes les cartes ayant trait à la science ou toutes les cartes approuvées, par exemple. Vous n'êtes pas obligé d'ajouter un titre à une étiquette, cependant; vous pouvez également les utiliser pour le codage couleur (jusqu'à 10 couleurs sont disponibles; une option de daltonien est disponible).

Au fur et à mesure que vous commencez à travailler sur des tâches et à les terminer, vous pouvez facilement faire glisser des cartes d'une liste à une autre, et éventuellement archiver des cartes et des listes une fois que l'interface devient trop lourde.

Vous pouvez attribuer des cartes aux membres de l'équipe, ajouter des commentaires, des pièces jointes, des étiquettes de couleur et des dates d'échéance. Les membres de l'équipe peuvent @ mentionner d'autres personnes dans des commentaires pour lancer une conversation. Vous pouvez télécharger des fichiers à partir de votre ordinateur ainsi que de services de stockage dans le cloud, notamment Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.

Une intégration d'email astucieuse est également incluse. Chaque tableau a une adresse électronique unique que vous pouvez utiliser pour créer des cartes (tâches). Vous pouvez également envoyer des pièces jointes à cette adresse électronique. Et mieux encore, lorsque vous recevez une notification par courrier électronique, vous pouvez y répondre directement plutôt que de lancer Trello.

Les notifications, y compris les mentions et les commentaires, sont disponibles à partir d'applications mobiles, d'un navigateur Web et par courrier électronique. Trello propose des applications pour iPhone, iPad, téléphones Android, tablettes et montres, ainsi que des tablettes Kindle Fire.

Trello propose plus de 30 fonctionnalités et intégrations supplémentaires, qu’il appelle des mises sous tension. Les exemples de mise sous tension comprennent une vue de l'agenda, un répéteur de carte pour les tâches récurrentes, ainsi qu'une intégration avec Evernote, Google Hangouts, Salesforce, etc. Les comptes gratuits incluent une mise sous tension par carte.

Toutes les fonctionnalités de base de Trello sont gratuites, bien qu'il existe une version payante appelée Trello Gold (5 $ par mois ou 45 $ par an) qui ajoute quelques avantages, dont trois bonus par conseil (au lieu d'un). Il comprend également des arrière-plans et des autocollants attrayants, des émojis personnalisés et des chargements d'attachements plus volumineux (250 Mo au lieu de 10 Mo). Trello offre un mois gratuit d’abonnement Gold pour chaque personne qui rejoint Trello, jusqu’à 12 mois.

Comme nous l'avons dit, à première vue, installer Trello est un peu intimidant, car il n'y a pas beaucoup de restrictions sur la façon de l'utiliser. D'une part, vous pouvez créer des tableaux qui montrent simplement ce que vous avez terminé, ce sur quoi vous travaillez et la suite. D'autre part, vous pouvez aller plus loin en créant des listes de tâches divisées en catégories ou en départements.

Vous pouvez utiliser Trello pour effectuer le suivi de tâches personnelles, de projets professionnels à la planification d’événements, mais voici quelques exemples concrets pour vous aider à démarrer.

Utiliser Trello pour gérer une rénovation domiciliaire

Disons que vous envisagez de rénover une ou plusieurs pièces de votre maison. Si vous avez déjà survécu à une rénovation, vous savez qu'il y a beaucoup de pièces mobiles et beaucoup de surprises, peu importe la minutie avec laquelle vous vous préparez.En organisant toutes les décisions que vous devez prendre dans Trello, vous pouvez garder le projet sur les rails. Disons que vous planifiez une rénovation de la cuisine. Dans ce cas, vous pouvez créer un tableau appelé Kitchen Renovation, puis ajouter des listes dédiées à chaque élément à remplacer.

Le panneau de rénovation de cuisine peut inclure des listes pour:

  • Sous-traitants potentiels
  • Chaque appareil que vous remplacez
  • Ébénisterie
  • Comptoirs et dosseret
  • Sol
  • Plomberie
  • Électrique

Les cartes de chaque liste incluront les dimensions, le budget et doivent avoir des fonctionnalités, ainsi que tous les modèles que vous envisagez. Les cartes de plomberie peuvent inclure le remplacement des tuyaux, la nouvelle conduite d'eau, le prix estimé et les problèmes connexes, tels que les arrêts de distribution d'eau. Vous pouvez facilement joindre des images du matériel et des appareils que vous envisagez et vous lier à des listes de produits pour pouvoir faire des achats en ligne. Une fois que vous avez pris une décision, vous pouvez utiliser des étiquettes pour nommer ou attribuer un code de couleur au produit ou au matériau.

Enfin, pour chaque carte, vous pouvez créer des listes de contrôle. Par exemple, une carte de réfrigérateur peut comporter une liste de contrôle comprenant la mise au rebut de l’ancien réfrigérateur et l’installation d’une conduite d’eau pour la machine à glaçons.

Si vous rénovez plusieurs pièces, créez simplement un tableau pour chacune d’elles et dressez la liste de tout ce dont vous avez besoin; Ajoutez continuellement des listes et des cartes et déplacez les éléments selon vos besoins.

Invitez d'autres membres de votre famille à venir vous voir et assignez-leur des cartes pour répartir le travail nécessaire, notamment la recherche de produits et de prix, la planification et d'autres aspects de la logistique. Trello dispose d'un tableau public de rénovation domiciliaire que vous pouvez copier sur votre propre compte.

Planifier des vacances avec Trello

Voyager avec plusieurs membres de la famille ou des amis peut rapidement devenir compliqué. Utilisez Trello pour choisir une destination, planifier des activités et planifier vos transports. Dans ce cas, vous pouvez avoir un tableau contenant des lieux possibles à visiter et un autre pour le voyage une fois que vous avez décidé où aller.

Le tableau de voyage peut inclure des listes pour:

  • Options de vol
  • Transport terrestre
  • Hôtels, listes Airbnb, location de cabines et campings
  • Attractions touristiques
  • Restaurants et magasins d'alimentation

Dans le tableau des destinations potentielles, vous créez une liste pour chaque lieu, avec des cartes indiquant le temps de trajet, le budget, les avantages / inconvénients et toute autre considération. Les listes du tableau de bord incluraient des cartes pour les compagnies aériennes, des voitures de location, une cuisine de qualité dans la région et des attractions telles que des musées, des boutiques et des quartiers à explorer. Si vous décidez de partir en croisière, vous pouvez créer des listes de choses à faire à bord et des escales prévues, ainsi que les moyens de transport nécessaires pour vous rendre au navire. Utilisez des étiquettes pour indiquer les éléments choisis ou pour mettre en surbrillance les candidats après avoir réduit vos choix. Ajoutez des listes de contrôle aux cartes pour la réservation et la planification de circuits ou d’événements de croisière. Trello propose également un tableau de vacances public que vous pouvez utiliser comme point de départ.

Suivi des objectifs personnels et des projets

Que vous cherchiez à éliminer l'encombrement de votre maison ou de votre garage, à vous adonner à un passe-temps ou à faire de l'exercice, vous pouvez le suivre facilement à Trello. Créez des tableaux pour les résolutions du Nouvel An ou pour des projets en plusieurs étapes, tels que le nettoyage de grenier ou l'organisation de bureau à domicile.

Pour un tableau de résolutions, créez une liste pour chaque résolution, puis des cartes expliquant comment les appliquer, telles que rejoindre un gymnase, faire des promenades quotidiennes ou acheter du matériel de musculation à domicile. Utilisez les listes d'un projet personnel pour décomposer les grosses tâches, avec des fiches pour les sous-tâches. Par exemple, une planche de nettoyage de printemps pourrait inclure des listes de pièces et d’autres zones de la maison. Les listes auraient des cartes pour les tâches associées, telles que les fournitures de nettoyage nécessaires, un inventaire des articles que vous souhaitez vendre, donner ou jeter, et les tâches que vous souhaitez externaliser, telles que le nettoyage des fenêtres ou l'enlèvement des arbres.

Gérer une entreprise indépendante ou de conseil

Enfin, si vous gérez votre propre entreprise, Trello peut être votre assistant de premier ordre. Les conseils peuvent représenter des projets, avec des listes pour chaque étape ou jalon et des fiches pour des tâches connexes. Les rédacteurs indépendants peuvent utiliser Trello pour gérer les récits d’histoires et les travaux publiés.

Disons que vous avez un tableau de projet pour la refonte d'un site Web. Vos listes peuvent inclure des tâches importantes, telles que l'embauche d'un concepteur et d'autres rôles importants, ainsi que des jalons, tels que le choix d'un jeu de couleurs, la gestion des mises en page et l'obtention des approbations nécessaires. Les cartes incluront les combinaisons de couleurs et les dispositions proposées, ainsi que les étapes nécessaires à la préparation des réunions. Un rédacteur pigiste pourrait avoir des conseils pour des idées d’histoires, des publications et du marketing. Les listes peuvent représenter des étapes, telles que celles en cours de traitement, soumises et publiées, ou vous pouvez utiliser des étiquettes pour le faire.

Trello est un outil simple, mais puissant, et il vaut la peine de s'y attarder. Si vous ne savez pas par où commencer, parcourez la communauté d'utilisateurs de Trello, qui comprend des forums publics que vous pouvez copier sur votre compte.