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Investissement informatique - Calcul de la valeur d'un investissement informatique

Justifier les investissements informatiques est une compétence essentielle pour quiconque travaille dans la technologie. Bien que de nombreuses décisions d’investissement en matière d’informatique soient prises par les dirigeants de l’organisation informatique, les propositions de nouvel équipement ou de nouveaux services émanent du personnel informatique. Il est important de comprendre la terminologie et les techniques de base permettant d’investir dans un nouvel équipement. Demander de remplacer le logiciel de support technique est une chose. Vous allez probablement entendre, "nous allons examiner cela." Alternativement, si vous dites quelque chose comme "le remplacement de notre logiciel de support technique économisera 35 000 USD par an et sera rentabilisé en 3 ans", vous obtiendrez une réponse beaucoup plus positive de la part de votre direction informatique.

Cet article vous donnera les compétences de base nécessaires pour analyser et créer une évaluation d’un investissement informatique proposé. Vous devez comprendre les bases avant de vous plonger dans ces techniques financières.

Terminologie de base de l'analyse des investissements informatiques

Dépenses en immobilisations (CAPEX): Le capital est un terme utilisé pour distinguer un achat qui a une durée de vie utile de plus d'un an. Par exemple, lorsqu'une entreprise achète un ordinateur portable à un employé, on s'attend à ce qu'il dure 3 ou 4 ans. Les comptables exigent que ce type d’investissement en TI soit passé en charges sur cette période plutôt que l’année de l’achat. Une entreprise a généralement des politiques sur la durée de vie utile de l'équipement ainsi qu'un montant minimum en dollars pour une dépense en capital. Par exemple, un clavier coûtant 50 USD ne serait pas considéré comme un capital.

Dépréciation: L'amortissement est la méthode utilisée pour répartir la dépense d'un investissement en capital IT sur la durée de vie utile de l'achat. Par exemple, supposons que la méthode comptable pour le capital utilise l’amortissement linéaire. Cela signifie simplement que l'amortissement sera le même chaque année. Disons que vous achetez un nouveau serveur pour 3 000 $ avec une durée de vie prévue de 3 ans. L’amortissement de cet investissement informatique sera de 1 000 dollars par an pendant trois ans. C'est la dépréciation.

Flux de trésorerie: Les flux de trésorerie correspondent aux mouvements d’argent entrant et sortant de l’entreprise. Vous devez comprendre la différence entre les éléments en espèces et les éléments non monétaires. Généralement, les espèces sont utilisées pour calculer la valeur des investissements informatiques. L'amortissement est une dépense hors caisse, ce qui signifie que l'actif sous-jacent a déjà été payé, mais que vous répartissez la dépense sur la durée de vie de l'actif. L’achat initial de l’investissement en TI serait considéré comme une sortie de fonds lors d’une analyse financière.

Taux de remise: Il s'agit d'un taux utilisé dans l'analyse pour prendre en compte le fait qu'un dollar vaut aujourd'hui plus d'un dollar dans 5 ou 10 ans. L’utilisation d’un taux d’actualisation dans l’analyse des investissements informatiques est une méthode permettant d’énoncer les dollars futurs en dollars actuels. Le taux d'escompte lui-même fait l'objet de nombreux manuels. Si vous avez besoin d'un taux d'actualisation extrêmement précis pour votre entreprise, contactez votre service de comptabilité. Sinon, nous utiliserons environ 10%, ce qui représente l'inflation et le taux qu'une entreprise peut gagner sur de l'argent non investi dans votre équipement informatique. C'est une sorte de coût d'opportunité.

Techniques d'analyse des investissements informatiques

Il existe de nombreuses méthodes pour vous aider à évaluer les investissements informatiques (capital). Tout dépend du type d'investissement que vous effectuez et de la maturité de votre service informatique pour évaluer vos achats d'immobilisations. La taille de l'organisation peut également jouer un rôle. Mais gardez à l'esprit que cela ne prend pas beaucoup de temps et même si vous travaillez pour une organisation de petite à moyenne taille, cet effort sera apprécié.

Dans cet article, nous allons examiner deux techniques simples d’investissement en TI. Je vous encourage à utiliser les deux, car ensemble, ils donnent une image plus complète de la valeur de l’investissement proposé en TI.

  1. Valeur actuelle nette
  2. Période de récupération

Valeur actuelle nette (VAN)

La valeur actualisée nette est une technique financière qui aligne une série de flux de trésorerie au fil du temps et les actualise pour la période en cours. La valeur actualisée nette prend en compte la valeur temporelle de l'argent. Il est typique d'examiner les entrées et les sorties de fonds sur une période de 3 à 5 ans et de réduire les entrées nettes moins les sorties nettes en une valeur unique. Si le nombre est positif, le projet ajoutera de la valeur à l'organisation et si la VAN est négative, la valeur de l'organisation sera réduite. Le véritable pouvoir de l’analyse de la VAN réside dans la comparaison d’investissements informatiques alternatifs. La VAN fournit une valeur relative des scénarios d'investissement en TI et celui qui présente la VAN la plus élevée est généralement repris dans les autres alternatives.

La partie difficile du calcul de la valeur actualisée nette est constituée par les nombres réels à utiliser dans l'analyse. Du côté des flux sortants de l'équation, vous pouvez utiliser le coût total de l'investissement ainsi que les frais de maintenance et les coûts de mise en œuvre. Le côté entrée peut être plus difficile à atteindre. Si l'investissement informatique génère des revenus incrémentiels, c'est assez simple et vous pouvez utiliser ces chiffres dans votre analyse. Lorsque les flux entrants (ou avantages) sont plutôt faibles, ce qui signifie qu'ils sont plus subjectifs, tels que les gains de temps, il est beaucoup plus difficile de les estimer.

Le mieux que vous puissiez faire est de documenter les hypothèses et de suivre votre instinct. Prenons un exemple d’investissement dans un logiciel de service d’assistance informatique. Les avantages d'un tel investissement sont un gain de temps pour le personnel informatique et, éventuellement, une satisfaction accrue de la communauté des utilisateurs.Si vous remplacez un progiciel de centre d’assistance existant, vous pourriez également économiser de l’argent en maintenance grâce à ce système. Vous devez ventiler les entrées et les sorties pour pouvoir effectuer une analyse de la valeur actualisée nette (VAN) de votre proposition d'investissement en TI.

Flux entrants: Les entrées ou les avantages résultant d’un investissement en TI peuvent être subjectifs et moins exacts. Souvent, l'avantage d'un investissement en TI réside dans des économies de temps, de satisfaction du client ou d'autres chiffres "informels". Voici quelques exemples d’afflux.

  • Réduction des coûts de maintenance d'un logiciel abandonné
  • Gain de temps pour le personnel informatique grâce à une efficacité accrue
  • Augmentation des revenus

Flux sortants: Les sorties sont généralement plus faciles à estimer, mais certaines peuvent aussi être subjectives. Voici quelques exemples de flux sortants.

  • Coût du logiciel (droits de licence, etc.)
  • Entretien
  • Coûts de mise en œuvre externes

Cette image agrandie présente une analyse simple des investissements en TI utilisant l'analyse de la valeur actualisée nette (VAN). Excel rend ce type d'analyse très simple. Il a également une fonction pour calculer la VAN. Comme vous pouvez le voir sur l'image, j'ai présenté les entrées et les sorties par année, puis calculé la VAN sur la base du taux d'actualisation de 10%.

  • Analyse de la valeur actualisée nette: capture d'écran de l'investissement informatique (grande image)

Période de récupération

Le résultat de l'analyse de la période de récupération indique le temps nécessaire à l'investissement informatique pour recouvrer le coût de l'investissement. Il est généralement indiqué en années, mais cela dépend de l'horizon temporel de l'analyse. Période de récupération peut être un calcul simple, mais seulement avec un ensemble très simple d'hypothèses. Voici la formule pour calculer la période de récupération d'un investissement en TI. En général, plus la période de récupération est courte, moins l'investissement en TI est risqué.

[Coût de l'investissement informatique] / [Trésorerie annuelle générée par l'investissement informatique]

Examinons le scénario dans lequel vous achetez un logiciel de commerce électronique pour 100 000 dollars. Supposons que ce logiciel augmente les revenus de 35 000 dollars par an. Le calcul de la période de récupération serait de 100 000 $ / 35 000 $ = 2,86 années. Donc, cet investissement serait rentable en 2 ans et 10 mois.

Il y a un inconvénient majeur à calculer la période de récupération en utilisant un ensemble aussi simple d'hypothèses. Il est hautement improbable que les revenus générés par les investissements informatiques soient générés de manière uniforme sur une longue période. Il est beaucoup plus réaliste que le flux de revenus soit inégal. Dans ce cas, vous devez regarder l'augmentation annuelle cumulée des revenus jusqu'à ce que l'investissement informatique initial soit "payé".

Prenons le même exemple que ci-dessus. Supposons que la première année, l’augmentation nette des revenus provenant de l’investissement en TI soit de 17 000 USD. Les années 2, 3, 4 et 5, elles sont respectivement de 29 000 $, 45 000 $, 51 000 $ et 33 000 $. Bien qu'il s'agisse d'une augmentation annuelle moyenne des revenus de 35 000 $, la période de récupération est différente en raison des revenus inégaux générés par cet investissement. La période de récupération dans l'exemple est en réalité supérieure à 3 ans, ce qui est plus long que le calcul d'origine utilisant une moyenne. En regardant l'augmentation cumulative des revenus, vous pouvez voir quand l'investissement initial est couvert. Dans cet exemple, recherchez simplement où le coût de l’investissement en TI (100 000 USD) est couvert. Vous pouvez voir que cela se produit entre la troisième année et la quatrième année.

Augmentation cumulative des revenus:

  • Année 1 - 17 000 $
  • 2e année - 46 000 $
  • Année 3 - 91 000 $
  • Année 4 - 142 000 $
  • Année 5 - 175 000 $

Jetez un coup d’œil à l’exemple de feuille de calcul Excel d’investissement en TI pour la formule détaillée de calcul de la période de récupération.

Proposition d'investissement informatique

Bien que les calculs soient importants dans une analyse des investissements informatiques, ils ne font pas tout. Je vous recommande fortement de préparer une proposition plutôt que d'imprimer votre feuille de calcul ou d'envoyer les résultats par courrier électronique. Pensez à votre directeur financier comme auditoire lors de la préparation de la proposition. En fin de compte, si peut se retrouver sur son bureau de toute façon.

Commencez la proposition par un bref résumé de l’investissement en TI (capital) que vous proposez, suivi d’un bref résumé en mots des résultats de votre analyse (avec les calculs du résumé). Enfin, joignez l’analyse détaillée du tableur et vous obtiendrez une proposition professionnelle que votre patron appréciera.

Votre offre d'investissement informatique peut inclure:

  • Résumé: un ou deux paragraphes résumant l’investissement informatique que vous proposez.
  • Justification: un ou deux paragraphes résumant les résultats de votre analyse ainsi que la technique utilisée (inclure un tableau de synthèse)
  • Impression: une impression nette de la feuille de calcul Excel avec l'analyse détaillée

Exemple de feuille de calcul Excel

L'exemple de feuille de calcul Excel comporte 3 feuilles, notamment:

  1. Résumé
  2. Calcul de la valeur actuelle nette (VAN)
  3. Calcul de la période de récupération
  • Analyse des investissements informatiques - Version Excel 97-2003