Les audioconférences présentent de nombreux avantages pour les réunions professionnelles et sociales, mais elles présentent leur propre ensemble de problèmes communs. Ne pas y répondre peut faire la différence entre une réunion professionnelle, efficace et efficiente et une téléconférence à peine comprise du pauvre qui n’atteint pas ses objectifs. Voici sept problèmes courants et comment les résoudre.
1. Bruit de fond
Il s’agit de tous les bruits d’un participant autres que leur voix, tels que les fauteuils, les bruits de fond, les bruits de machinerie, le bruissement du papier, etc. Le combiné comporte des microphones dédiés et à courte portée, tandis que la VoIP fonctionne avec un microphone intégré plus sensible. Un exemple est le système de rangée de microphones dans les ordinateurs portables. Certaines personnes participent à des conférences en utilisant leurs appareils mains libres.
Le seul moyen de remédier à cette situation est de sensibiliser les participants aux perturbations qu’ils provoquent, ce qui se fait au mieux, par la communication avant la téléconférence. Par exemple, en tant qu'organisateur, vous souhaiterez peut-être diffuser un courriel sur l'étiquette de la téléconférence avant la session.
2. écho
L'écho fait peut-être partie du bruit de fond, mais il est plus technique que cela. Quelqu'un participant à la téléconférence peut avoir des problèmes avec son téléphone. Peut-être manque-t-il, par exemple, l'annulation d'écho. (En savoir plus sur la façon de cesser de produire de l'écho.)
Quelqu'un avec l'écho est normalement invité à raccrocher. Encore une fois, il est important que tous les problèmes techniques liés aux téléphones et aux autres équipements utilisés lors d’une conférence téléphonique soient pris en compte de manière proactive.
3. Manque de gestion de la présence
Lors d'une téléconférence, vous utilisez un seul de vos sens: votre audition. Vous ne verrez pas les gens avec qui vous parlez ou que vous n'écoutez pas. À moins que vous ne gardiez trace de chaque entrée et que vous sortiez de votre téléconférence, il est possible que vous ne soyez pas au courant de la présence de votre audience une fois que la téléconférence est en profondeur.
Ce problème reste sans solution définitive jusqu'à présent. UberConference est le premier outil offrant une gestion de la présence, ce qui vous permet de savoir qui parle, qui est ici, qui ne l'est pas, etc. Un certain nombre de ces outils sont apparus récemment, certains avec des interfaces visuelles intéressantes représentant les participants avec des icônes. La meilleure façon de gérer la présence des participants reste peut-être une étiquette simple: Demandez à chaque personne d’annoncer ses allées et venues par courtoisie.
4. Musique d'attente
Les gens préparent normalement l'interface de leur téléphone pour leur usage personnel, mais jamais pour les conférences téléphoniques. Bien que cela puisse être agréable pour quelqu'un qui a été mis en attente d'entendre de la musique, ce sera une nuisance lors d'une conférence téléphonique. Certains participants peuvent par exemple mettre la conférence en attente alors qu'ils participent à un autre appel ou à une autre tâche, ajoutant ainsi par inadvertance une ambiance rythmique à la conférence. Là encore, une campagne préliminaire de sensibilisation à l'éthique des conférences en vaut la peine.
5. Manque de leadership
Dans certains cas, si un groupe n'a pas de chef, le chaos mènera à la place. Cela est particulièrement probable dans un contexte de conférence. Une personne devrait diriger la discussion pour s'assurer que tout le monde a suffisamment de temps pour parler et pour recevoir l'attention nécessaire, et remettre les choses en ordre en cas de conflit latent ou errant.
6. Mauvaise gestion du matériel et des documents
De nombreuses conférences font référence à des documents, du matériel et des outils. Une mauvaise diffusion de ces informations fait que certains participants restent dans l'ombre sur certains points, provoquant ainsi un désintérêt. Veillez donc à diffuser les informations et documents pertinents à tous les participants bien avant le début de la conférence.
Un autre moyen, plus efficace, consiste à utiliser des outils de collaboration en ligne, qui permettent une interaction avec de tels documents.
7. Mauvaise qualité d'appel
Cela se produit souvent avec le service VoIP, qui dépend d'un certain nombre de facteurs, notamment la bande passante, les codecs, les téléphones et autres périphériques. Vous ne pouvez rien faire à ce sujet si vous êtes l'animateur ou l'organisateur de la conférence. Le participant qui souffre d'une mauvaise qualité de voix doit résoudre des problèmes techniques de son côté.
