Si vous dites le mot «réunion» à votre équipe, vous serez beaucoup plus susceptible de rencontrer des gémissements et des murmures du «Pourquoi?» Plutôt que d'un «Zut ouais! Nous ne pouvons pas attendre!
L'une des raisons pour lesquelles beaucoup de réunions ont tendance à être si mal organisée est qu'elles ne démarrent pas correctement. Comme vous l'avez probablement remarqué, les premières minutes donnent souvent le ton pour le reste. Si les débuts ne sont pas bons, les membres de votre équipe s'éloignent ou se détournent. Et vous savez que rien ne semble pire que de mener une discussion et de voir les gens commencer à jeter des regards furtifs sur leur téléphone.
Bien sûr, si vous avez pris le temps de vous préparer, vous pouvez éviter cela. Après tout, vos réunions ne devraient pas se dérouler uniquement sur le pilote automatique. Il n'est pas nécessaire de commencer chacun en se lançant dans l'agenda et en se promenant. Au lieu de cela, vous pouvez le lancer de différentes manières.
1. Dites à tout le monde ce que la réunion concerne
La plupart des gens sont à l'écoute de WIIFM (Qu'y a-t-il dedans pour moi?). Pour engager les participants, vous devez d’abord leur rappeler pourquoi ils sont assis dans une pièce avec vous alors qu’ils sont retirés de leur travail. Oui, vous avez probablement mentionné quelque chose lors de la mise en place de la réunion, mais il est toujours bon de réaffirmer l'objectif. (Conseil: si vous ne pouvez pas proposer un objectif convaincant, vous devriez probablement annuler la réunion.)
Ensuite, expliquez pourquoi votre équipe est spécifiquement là pour discuter de cette question. Vous n'avez pas besoin d'indiquer à chaque membre et de dire pourquoi il ou elle a besoin de participer à la réunion, mais vous devez préciser que tout le monde est là pour une raison. «En tant qu'équipe marketing de la société, il nous appartient de proposer trois idées solides pour accroître notre audience au prochain trimestre» ou «Votre responsable a recommandé à chacun d'entre vous dans cette salle en raison de vos compétences en organisation. la réunion qui n'a pas de but, ne lui faites pas assister.)
2. Encourager la positivité
La façon dont vous commencez la réunion a tendance à dicter la marche à suivre. Si la réunion commence par se plaindre, se faire mal et se plaindre, elle pourrait très bien se terminer ainsi. D'un autre côté, si vous ouvrez avec optimisme, cela peut avoir un impact positif sur le reste de la discussion.
Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de partager chacun quelque chose qui va bien. Ou, si le groupe est trop grand, vous pouvez commencer par le féliciter pour une réalisation récente, qu'elle soit grande ou petite. Peu importe ce qui se passe au sein de votre entreprise ou de votre service, il est essentiel de commencer la conversation sur une note édifiante. Sinon, les gens associent des réunions à des conférences, à des mauvaises nouvelles et à des rapports décevants.
3. Partager une statistique surprenante ou une citation poignante
Une statistique surprenante ou une citation perspicace n'est pas simplement un bon début pour un discours; cela peut aussi être le fourrage pour une bonne discussion. Laissez à votre équipe quelques minutes pour discuter de ce que cela signifie avant de passer à l'objectif principal de la réunion.
De toute évidence, il devrait s'agir d'une statistique ou d'une citation liée d'une manière ou d'une autre au contenu de la réunion. Peut-être que ce sont des chiffres tirés des récentes prévisions de croissance de l'entreprise, ou peut-être une citation choquante tirée d'une nouvelle étude de l'industrie. Quoi qu'il en soit, il devrait être suffisamment pertinent pour que votre équipe reste concentrée et sur la bonne voie.
4. Racontez une histoire
Une histoire peut enseigner une morale, inculquer une leçon importante ou même faire rire les gens. La meilleure partie à ce sujet est que cela ne vient pas de votre propre bouche, ce qui atténue «le coup» (si un coup de ramollissement est nécessaire).
Comme une citation ou une statistique, vous devriez raconter une histoire qui a un rapport avec la réunion. Cependant, vous avez un peu plus de flexibilité ici. Par exemple, vous pourriez partager une histoire de réussite; quelque chose qui va bien avec un client, ou un membre de l'équipe qui a dépassé les attentes. Ou vous pouvez parler de quelque chose que vous avez lu récemment et qui implique un déploiement de produit incroyablement réussi qui vous a fait repenser la stratégie que vous aviez initialement définie. Les gens ont tendance à bien se rapporter à une anecdote, peu importe le contexte. Sans compter que cela implique le cœur dans le processus de pensée, au lieu de simplement l'esprit.
Une bonne réunion est un peu une forme d'art, alors donnez-vous un peu de temps pour comprendre le flux. Les choses ne se déroulent peut-être pas parfaitement du premier coup, mais il y a toujours place à amélioration si vous faites des efforts pour que cela fonctionne.
