31 astuces pour rendre le courrier électronique moins intéressant - la muse

Email: Nous l'aimons, nous le détestons, nous aimons le détester. Mais comme cela ne va aller nulle part de sitôt, nous sommes là pour vous aider à en tirer le meilleur parti.

Des astuces pour gérer votre boîte de réception débordante aux stratégies pour vous aider à en réduire le nombre en premier lieu aux solutions intelligentes pour vous assurer que les courriels que vous envoyez ont un impact important, nous avons tout ce dont vous avez besoin pour transformer votre boîte de réception en un centrale de communication.

Si vous souhaitez: garder votre boîte de réception claire

1. Le moyen le plus simple de cesser de recevoir autant de courriers électroniques est de vous désabonner des dizaines de lettres d'information que vous ne souhaitez pas lire, mais que vous ne faites jamais. Unroll.me est le moyen le plus simple et absolu d’identifier ces drageons dans votre boîte de réception et de vous désabonner en masse.

2. Si vous recevez beaucoup de courrier indésirable de particuliers, vous pouvez également essayer BoxBe. BoxBe utilise ce qu’il appelle une «liste d’invités» personnalisée pour vous assurer que vous recevez les courriels de personnes qui comptent pour vous, tout en filtrant les messages de toute autre personne dans une «liste d’attente» distincte. Toute personne ne figurant pas sur votre liste d’invités recevra un demander à vérifier leur message avant qu'il ne soit livré à votre boîte de réception.

3. Essayez d’utiliser un répondeur automatique par courrier électronique, et pas seulement lorsque vous n’êtes pas au bureau. Votre réponse automatique n'a pas besoin d'être longue ni détaillée, mais un message rapide «Bonjour, j'ai reçu votre email et je vous répondrai quand je peux!» Peut empêcher les castors désireux d'envoyer des emails de suivi avant vous avez eu l'occasion de répondre. Voici comment le configurer.

4. Résistez à l'envie de répondre à chaque courrier correctement. Comme l'explique Alexandra Franzen, «beaucoup de courriels« urgents »ont tendance à se résoudre sans votre aide. En choisissant de ne pas répondre instantanément, vous formez des personnes plus autonomes, tout en créant des attentes saines et réalistes quant à la rapidité avec laquelle vous pourrez répondre. "

5. Évitez les e-mails de suivi en terminant vos messages avec des instructions claires au lieu de questions. Au lieu de dire «Devrions-nous nous reconnecter la semaine prochaine?», Essayez: «Je vous appellerai mardi matin pour vous reconnecter.» Si cela ne fonctionne pas, votre destinataire vous le fera savoir. Sinon, vous avez empêché une va-et-vient inutiles.

Si vous souhaitez: réduire le temps que vous passez à envoyer des courriels

1. Vous voulez que vos emails soient courts et productifs? Engagez-vous à faire en sorte que chaque message compte cinq phrases ou moins. Il existe même un site conçu pour vous aider: five.sentenc.es! Comme il est expliqué, «Traitez toutes les réponses par courrier électronique comme des messages texte SMS, en utilisant un nombre défini de lettres par réponse. Comme il est trop difficile de compter les lettres, on compte plutôt les phrases. ”Besoin de conseils pour rester bref, mais toujours poli? Elliott Bell a quelques bons conseils.

2. Si vous vous retrouvez à envoyer sans cesse les mêmes messages par e-mail, enregistrez les modèles dans votre dossier de brouillons (voici 27 pour commencer) ou profitez du laboratoire "Réponses en attente" de Gmail, qui vous permet d'enregistrer un nombre illimité de réponses et de les insérer facilement. dans vos emails. (Voir comment le configurer, gracieuseté de Gadgetwise.)

3. Envoyer de nombreux emails depuis votre téléphone? Essayez texte automatique, un outil qui vous permet de taper une abréviation personnalisée qui se développe ensuite dans un texte de présentation complet. Par exemple, taper «rl8» peut être étendu à «je suis en retard», ce qui est pratique lorsque vous vous rendez à une réunion. (Voici comment le configurer.)

4. À moins que votre travail ne vous oblige à réagir immédiatement aux courriels, définissez quelques fois par jour le temps que vous vérifiez votre boîte de réception. Cette heure peut être différente tous les jours, il faut simplement que ce soit intentionnel (par exemple, aujourd’hui, je vais laisser mon courrier électronique à 9h-10h pour consulter ma boîte de réception, puis je le regarderai de nouveau à 4h-5h).

5. Ajoutez deux balises (ou filtres dans Gmail) à votre boîte de réception: "réponse rapide" et "nécessite du temps spécifique". Lorsque vous savez que vous disposez d'un bloc solide de temps ininterrompu, commencez par ouvrir votre dossier de temps spécifique et choisissez ceux qui vous intéressent le plus. besoin de s'attaquer. Et la prochaine fois que vous aurez quelques minutes à attendre en attendant le bus ou en file d'attente pour un café, ouvrez votre dossier «Réponse rapide» au lieu de consulter Instagram.

6. Configurez votre courrier électronique de manière à ce que, une fois que vous ayez traité un courrier électronique et que vous le ayez classé ou supprimé, vous passiez directement au suivant dans votre boîte de réception au lieu de revenir à la liste des courriers électroniques. (Pour Gmail, vous pouvez le faire via l’option Auto-Advance de Gmail Labs.) Cela réduit le temps que vous passez à choisir le message à surveiller!

7. Vous avez besoin de recevoir un courrier électronique en peu de temps? Essayez le jeu par courrier électronique, qui vous donne cinq minutes pour traiter autant de courriels que possible et vous récompense en points. Il se concentre également sur le traitement de 10 à 20 e-mails à la fois, ce qui donne l'impression que votre boîte de réception est plus petite.

Si vous voulez: organiser votre boîte de réception

1. Ne gardez pas tous vos courriels dans votre boîte de réception - supprimez-les, archivez-les ou archivez-les une fois qu'ils ont été traités. Une étude réalisée en 2011 par l'Institut de neuroscience de Princeton a révélé que «lorsque votre environnement est encombré, le chaos restreint votre capacité à vous concentrer.» Cela vaut également pour votre environnement virtuel. plus vous pouvez voir les e-mails, même ceux qui ne comptent plus, plus le temps que votre cerveau passera inconsciemment à y penser.

2. Pour les personnes qui n'aiment pas les listes de tâches à faire, une solution simple (ou du moins, selon eux) consiste à utiliser leur boîte de réception comme une seule. Mais pour les tâches réelles, telles que «Créer une proposition pour un nouveau client» ou «Payer le loyer du bureau», il est temps de trouver un système de liste de tâches qui fonctionne pour vous. L'utilisation de votre boîte de réception comme liste de tâches confie votre temps à d'autres personnes - chaque nouvel e-mail contient une nouvelle tâche, que cela vous plaise ou non. Mais devoir ajouter consciemment une tâche à votre liste de tâches à faire est une chance de déterminer si vous devriez vraiment le faire maintenant, au lieu d'un autre travail.

3. Vous pouvez utiliser Gmail pour que certains courriels ignorent automatiquement votre boîte de réception. Par exemple, si vous payez automatiquement votre facture de câble, vous pouvez l'archiver automatiquement et ajouter l'étiquette «Financière». Vous n'avez jamais à la voir, mais si vous en avez besoin, vous savez où la trouver. En parlant de trouver des choses…

4. Avant d’envoyer un courrier électronique, lisez-le à des fins de recherche. Que chercheriez-vous pour retrouver cet email plus tard? Est-ce que ces mots sont dans l'email? Vous voudrez peut-être remplacer «Notes de rencontre avec Jack» par «Notes de réunion d’août avec Jack Smith d’Amazon».

5. Il existe en fait des tonnes de commandes de recherche qui facilitent beaucoup la recherche d’un ancien courrier électronique. Voici un guide d'introduction sur la façon de trouver un courrier électronique par sujet, sujet, expéditeur, etc.

Si vous voulez: rendre votre boîte de réception plus fraîche

1. Avez-vous déjà souhaité mettre des notes autocollantes sur votre boîte de réception? Le bien nommé Notes For Gmail vous permet d’apposer des notes et des balises à n’importe quel message électronique - épinglez des notes à un fil de discussion, en haut de votre affichage des courriers électroniques envoyés, ou vraiment n’importe où dans votre boîte de réception.

2. Le rapport complémentaire de Gmail est le rêve de tout réseau: le plug-in affiche les informations de réseau de vos contacts directement dans votre boîte de réception, ce qui vous permet de communiquer avec eux sur LinkedIn, Facebook et Twitter sans même quitter Gmail. Vous pouvez également consulter une liste de leurs courriels récents et enregistrer des notes privées à joindre à leurs adresses dans votre compte.

3. Comme Gmail sur les stéroïdes, Gmelius est une extension de navigateur pour Chrome, Firefox et Opera qui renforce considérablement votre expérience Gmail avec une interface nettoyée (plus d’annonces!) Ou la possibilité de bloquer les traqueurs de courrier électronique pour protéger votre confidentialité. Une autre fonctionnalité favorite est le bouton automatique «Se désabonner» qui remplace le bouton «Spam» de Gmail chaque fois que Gmelius détecte une liste de diffusion.

4. Vous connaissez ces courriels que vous savez ne pas recevoir avant, mais vous avez peur de les oublier? Le plugin Boomerang, actuellement disponible pour Gmail et Outlook, est parfait pour y faire face. Vous pouvez programmer la disparition d'un e-mail et son retour ultérieur (lorsque vous êtes prêt à le gérer), en laissant votre boîte de réception plus claire jusqu'à ce moment-là. Boomerang vous permet également de planifier l'envoi ultérieur d'un courrier électronique et la configuration d'e-mails récurrents.

5. Découvrez Gmail Labs, qui vous permet d'essayer les fonctionnalités complémentaires de Gmail telles que «annuler l'envoi» et d'afficher votre calendrier directement dans votre boîte de réception. Allez dans vos paramètres Gmail, puis cliquez sur «Labs» pour commencer.

6. Vous vous retrouvez à signer ou à envoyer beaucoup de documents et de contrats? Hellosign for Gmail vous permet de signer des documents et de remplir des formulaires sans quitter votre boîte de réception. Une véritable bouée de sauvetage pour ceux d'entre nous qui détestent les scanners, les imprimantes et les télécopieurs.

Si vous voulez: obtenir vos courriels lus

1. Assurez-vous que les 50 premiers caractères de chaque message soient aussi concis et concrets que possible, déclare Fast Company . Un premier match alléchant rend beaucoup plus probable que vos destinataires continuent à lire.

2. Les longs blocs de texte semblent difficiles à lire, alors réfléchissez à la manière de rendre votre texte plus lisible. Utilisez des puces, des listes, des caractères gras et des paragraphes courts et faciles à parcourir. Avoir du mal à le couper? Ce pourrait être un signe que vous essayez de couvrir trop.

3. Si vous entendez plus d'un point ou que vous posez plus d'une question dans votre courrier électronique, assurez-vous que ces éléments se démarquent du reste de la narration en les mettant en gras, en les soulignant ou en les organisant dans une liste à puces. Le contraste attire naturellement l'œil du destinataire sur le fond du message (la pièce que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer!).

4. Faites des questions que vous posez aussi spécifiques que possible. “Que pensez-vous de la proposition?” N’est pas une bonne question. «Pouvons-nous aller de l'avant avec la proposition du fournisseur de 20 000 dollars d'ici vendredi?» Est préférable.

5. En espérant attraper votre patron ou une personne importante un jour moins occupé, mais vous ne connaissez pas son emploi du temps? Évitez d'envoyer des courriels les mardi et jeudi. Ce sont les jours où le volume de boîtes de réception des gens est le plus chargé, et vous ne voulez pas que votre message important soit perdu dans un océan de newsletters, d'offres et autres correspondances.

6. Faites en sorte que votre ligne d'objet compte - quelque chose qui donne au destinataire une idée claire de ce que contiendra l'email (Bonus: cela vous aidera également à rechercher facilement le message dans votre boîte de réception si votre destinataire appelle pour discuter plutôt que pour écrire par courrier électronique.)

7. Des chercheurs de Carnegie Mellon ont découvert que les courriels les plus efficaces avaient une ligne de sujet qui appelait l'une des deux choses suivantes: la curiosité (excellent si vous êtes en marketing) ou l'utilité (probablement le mieux pour le reste d'entre nous). vidéo d'une minute pour en savoir plus.

8. Vous voulez vraiment vous assurer que vos messages sont lus? L'extension Chrome MailTrack vous permet de voir si et quand les gens ont lu vos emails. Et si vous remarquez qu'il est assis là non lu? Consultez ces conseils pour suivre la bonne voie.