Supprimer les enregistrements de données en double dans Excel
Les tableurs tels qu'Excel sont souvent utilisés comme bases de données pour des éléments tels que l'inventaire des pièces, les enregistrements de vente et les listes de diffusion.
Les bases de données dans Excel sont constituées de tables de données normalement organisées en lignes de données appelées enregistrements.
Dans un enregistrement, les données de chaque cellule ou champ de la ligne sont liées, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d'une société.
Un problème courant qui se produit lorsque la base de données augmente en taille est celui des enregistrements en double ou des lignes de données.
Cette duplication peut se produire si:
- Des enregistrements entiers sont entrés dans la base de données plus d'une fois, ce qui donne deux enregistrements identiques ou plus.
- Plusieurs enregistrements ont un ou plusieurs champs, tels qu'un nom et une adresse, contenant les mêmes données.
Quoi qu’il en soit, les enregistrements en double peuvent poser toute une série de problèmes, tels que l’envoi de plusieurs copies de documents à la même personne lorsque les informations de la base de données sont utilisées dans un publipostage. Il est donc judicieux de rechercher et de supprimer les enregistrements en double de manière régulière. base.
Et s'il est facile de sélectionner les enregistrements en double dans un petit échantillon comme celui de l'image ci-dessus, les tableaux de données peuvent facilement contenir des centaines, voire des milliers d'enregistrements, ce qui rend très difficile la sélection des enregistrements en double, en particulier les enregistrements partiellement correspondants.
Pour faciliter cette tâche, Excel possède un outil de données intégré appelé, sans surprise, Supprimer les doublons, qui peuvent être utilisés pour rechercher et supprimer des enregistrements identiques ou partiellement correspondants.
Cependant, la façon dont le Supprimer les doublons l’outil est conçu, les enregistrements identiques et partiellement correspondants doivent être traités séparément.
C'est parce que le Supprimer les doublons La boîte de dialogue affiche les noms de champs pour la table de données sélectionnée et vous permet de choisir les champs à inclure dans la recherche des enregistrements correspondants:
- Pour des enregistrements identiques, recherchez tous les champs - laissez des coches en regard de tous les noms de colonnes ou de champs;
- Pour les enregistrements partiellement correspondants, ne cochez que les champs correspondants.
Noms de champs et lettres de colonnes
Comme mentionné, le Supprimer les doublons Cet outil consiste en une boîte de dialogue dans laquelle vous choisissez les champs correspondants à rechercher en cochant les noms de champs ou de colonnes souhaités.
Les informations affichées dans la boîte de dialogue - noms de champs ou lettres de colonnes - varient selon que vos données contiennent une rangée d’en-têtes - ou en-têtes - en haut du tableau de données, comme indiqué dans l'image ci-dessus.
Si c'est le cas, assurez-vous que l'option située à droite de la boîte de dialogue est activée. Mes données ont des en-têtes - est cochée et Excel affiche les noms de cette ligne en tant que noms de champs dans la boîte de dialogue.
Si vos données ne comportent pas de ligne d'en-tête, la boîte de dialogue affiche les lettres de colonne appropriées dans la boîte de dialogue pour la plage de données sélectionnée.
Plage contiguë de données
Pour le Supprimer les doublons Pour fonctionner correctement, la table de données doit être une plage de données contiguës, c’est-à-dire qu’elle ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide et, dans la mesure du possible, aucune cellule vide située dans la table.
Ne pas avoir d'espaces dans une table de données est une bonne pratique lorsqu'il s'agit de la gestion de données en général et pas uniquement lors de la recherche de données dupliquées. Les autres outils de données d'Excel, tels que le tri et le filtrage, fonctionnent mieux lorsque la table de données est une plage de données contiguë.
Exemple de suppression d'enregistrements de données en double
Dans l’image ci-dessus, la table de données contient deux enregistrements identiques pour A. Thompson et deux enregistrements partiellement correspondants pour R. Holt - où tous les champs correspondent sauf le numéro d'étudiant.
Les étapes énumérées ci-dessous détaillent comment utiliser le Supprimer les doublons outil de données pour:
- Supprimer le deuxième des deux enregistrements identiques pour A. Thompson .
- Supprimer le deuxième enregistrement partiellement correspondant pour R. Holt .
Ouverture de la boîte de dialogue Supprimer les doublons
- Cliquez sur une cellule contenant des données dans la base de données exemple.
- Clique le Les données onglet sur le ruban.
- Clique sur le Supprimer les doublons icône pour mettre en évidence toutes les données du tableau de données et pour ouvrir le Supprimer les doublons boite de dialogue.
- le Supprimer les doublons La boîte de dialogue affiche tous les en-têtes de colonnes ou noms de champs de notre échantillon de données.
- Les coches en regard des noms de champs indiquent les colonnes qu'Excel essayera de faire correspondre lors de la recherche d'enregistrements en double
- Par défaut, lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, tous les noms de champs sont cochés.
Trouver des enregistrements identiques
- Puisque nous recherchons des enregistrements complètement identiques dans cet exemple, nous laisserons tous les en-têtes de colonne cochés.
- Cliquez sur D'accord
À ce stade, les résultats suivants doivent être vus:
- La boîte de dialogue devrait se fermer et être remplacée par un message disant: 1 valeurs en double trouvées et supprimées; 7 valeurs uniques restent.
- La ligne contenant le duplicata A. Thompson enregistrement aura été supprimé de la base de données
- Même s'il existe deux enregistrements partiellement correspondants pour R. Hol t, car tous les champs ne correspondent pas - le numéro d'étudiant des deux enregistrements diffère - Excel considère qu'il s'agit d'un enregistrement de données unique
Rechercher et supprimer des enregistrements partiellement correspondants avec supprimer les doublons
Vérification d'un champ à la fois
Étant donné qu'Excel supprime uniquement les enregistrements correspondant exactement aux champs de données sélectionnés, la meilleure méthode pour rechercher tous les enregistrements de données partiellement correspondants consiste à supprimer la coche d'un champ à la fois, comme indiqué dans les étapes suivantes.
Les recherches ultérieures d'enregistrements correspondant à tous les champs, à l'exception du nom, de l'âge ou du programme, suppriment toutes les combinaisons possibles pour les enregistrements partiellement correspondants.
Recherche d'enregistrements partiellement correspondants
- Cliquez sur une cellule contenant des données dans la table de données si nécessaire
- Clique le Les données onglet sur le ruban.
- Clique sur le Supprimer les doublons icône pour mettre en évidence toutes les données du tableau de données et pour ouvrir le Supprimer les doublons boite de dialogue.
- Tous les noms de champs ou en-têtes de colonnes du tableau de données sont sélectionnés.
- Pour rechercher et supprimer les enregistrements qui ne correspondent à aucun champ, supprimez la coche en plus des noms de champs qu'Excel doit ignorer.
- Pour cet exemple, cochez la case en regard de Carte d'étudiant en-tête de colonne pour supprimer la coche.
- Désormais, Excel ne recherchera et ne supprimera que les enregistrements dont les données correspondent Nom de famille , Initiale , et Programme des champs.
- Cliquez sur D'accord
- La boîte de dialogue devrait se fermer et être remplacée par un message disant: 1 valeurs en double trouvées et supprimées; Il reste 6 valeurs uniques.
- La ligne contenant le deuxième enregistrement pour R. Holt avec l'ID étudiant de ST348-252 aura été retiré de la base de données.
- Cliquez sur D'accord fermer la boîte de message
À ce stade, l'exemple de table de données doit être exempt de toutes les données en double.
