Appelez-moi fou, mais j'ai toujours préféré dormir à la caféine. Mais avec des horaires irréguliers et des délais serrés, obtenir un consultant d'au moins six heures de sommeil par nuit n'est pas une tâche facile. Demandez simplement à l'un de mes collègues assoiffés de soda et de café. Entre un travail exigeant et une vie de famille encore plus exigeante, j'ai passé beaucoup de temps à essayer diverses méthodes de productivité pour en tirer le maximum.
Mon outil préféré pour faire avancer les choses? La minuterie de 10 minutes sur mon téléphone.
Ma «règle des 10 minutes» est assez simple: chaque tâche de votre liste de tâches ne doit pas prendre plus de 10 minutes. Si cela prend plus de 10 minutes, vous devriez alors l'avoir divisé en tâches plus petites ou l'avoir déléguée à quelqu'un d'autre. La clé de cette règle réside dans son application, ce qui signifie que le minuteur de votre téléphone doit s'éteindre toutes les 10 minutes. Le niveau de vitesse et de concentration que cela apporte à votre journée est tout simplement stupéfiant.
Lorsque je défie mes équipes de mettre en œuvre la règle des 10 minutes, je suis généralement confronté au scepticisme. Des questions telles que «C'est fou - puis-je vraiment construire ce grand modèle Excel par incréments de 10 minutes?» Et «Êtes-vous en train de me dire que vous le faites aussi chez vous, en prenant des douches de 10 minutes et en faisant des exercices de 10 minutes? ”Abondent. (La réponse à ces deux questions est d'ailleurs "oui!")
Tu veux essayer? Voici trois conseils pour que la règle des 10 minutes fonctionne pour vous.
1. Délégué
De loin, le moyen le plus efficace de gagner du temps supplémentaire dans votre journée consiste à externaliser les tâches de votre liste de tâches que quelqu'un d'autre peut facilement faire en 10 minutes ou moins. Par exemple, un de mes collègues très réussi et vénéré affirme que son succès repose sur le fait qu'il «dit« oui »à tout, mais n'effectue que les tâches que lui seul peut faire mieux.» Tout le reste, il délègue.
Déléguer n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Il peut être difficile de laisser tomber une tâche lorsque vous craignez que le travail d'une autre personne ne soit pas aussi bon que le vôtre. Il est utile de se rappeler que «ce qui est fait est mieux que ce qui est parfait» et que le seul moyen d'avancer dans votre carrière est de laisser tomber ce que vous avez maîtrisé et de relever de nouveaux défis. Un autre changement de mentalité qui m'a aidé à réaliser était de réaliser que la délégation créait des opportunités pour les autres. Maintenant, je réfléchis activement aux tâches et projets que je peux créer pour mon équipe et qui les aideront à apprendre, à progresser et à progresser dans leur carrière (ce qui me permet également de clarifier mon assiette). (Voici quelques autres conseils de délégation.)
L'un des défis que je vois le plus chez les personnes qui ont des difficultés à déléguer, en particulier celles occupant des postes de premier échelon, est qu'elles oublient qu'elles peuvent et doivent déléguer. Si vous vous sentez mal à l'aise de demander à un supérieur hiérarchique ou à un supérieur hiérarchique de faire quelque chose, essayez ceci: Commencez par indiquer ce que vous faites et positionnez votre «demander» comme une demande d'aide. Par exemple, au lieu de "Vous devez appeler les chefs d'équipe", vous pouvez dire "Je cherche à extraire les données pour cette analyse. Pourriez-vous m'aider en appelant les autres chefs d'équipe?"
En tant que manager, je peux vous dire que trop souvent, je supplie mes équipes de me déléguer quelque chose, et j'aime ça quand elles me créent des opportunités pour m'aider.
2. Trouvez la tâche facile en 10 minutes
Vous pouvez être sceptique au début, mais en modifiant simplement la manière dont vous cadrez vos tâches, vous verrez que tout peut être décomposé en tâches de 10 minutes. Avez-vous besoin de rechercher un nouveau sujet? Commencez par consacrer 10 minutes à la numérisation des articles de Google, puis 10 minutes à noter tout ce que vous savez et les questions les plus fréquentes auxquelles vous devez encore répondre, puis 10 minutes à chaque appelant pour obtenir des conseils sur les réponses à vos questions en suspens (points bonus si vous saviez assez que l’appel téléphonique était une forme de délégation!).
Voilà! Vous venez de presser une tâche qui aurait autrement pris du retard pendant 30 heures.
Cette approche fonctionne aussi après les heures normales. J'ai une collègue qui a été tellement intriguée par la règle des 10 minutes et par la façon dont cela l'a aidée pendant les heures de travail qu'elle a décidé de l'essayer à la maison. Elle a sorti son minuteur quelques matins pour se préparer au travail et, avec une douche de 10 minutes, un petit-déjeuner de 10 minutes, etc., elle a découvert qu'elle était capable de réduire son temps de préparation, de négociation à la place, le sommeil convoité. Elle n'avait jamais pensé qu'il était possible de se doucher en 10 minutes - jusqu'à ce qu'elle l'essaie et comprenne que c'était en fait assez facile!
3. Utiliser cette minuterie
L'utilisation de votre minuterie est un élément essentiel de la règle, alors ne l'oubliez pas. Comme chacun le sait dans le monde des affaires, «nous faisons ce que nous mesurons».
Cela s'applique également à la règle des 10 minutes: vous devez utiliser une minuterie ou une horloge pour savoir combien de temps vous dépensez. Les smartphones facilitent cela avec leurs applications de minuterie intégrées, mais toute horloge avec une aiguille des minutes fera l'affaire. Quoi que vous fassiez, ne le devinez pas, car si vos 10 minutes environ deviennent toujours 20 minutes, vous ne maximisez pas votre productivité.
Parfois, vous passerez moins de 10 minutes sur une tâche (plus de temps, yay!), Et parfois cette alarme sonnera et vous serez toujours au téléphone (non, je ne suggère pas que vous raccrochez) lorsque l'alarme se déclenche). Ne vous sentez pas mal à l'idée de vous écraser, prenez-en note pour la prochaine fois.
Par exemple, si un collègue a tendance à marcher, commencez votre conversation en lui disant que vous avez 10 minutes pour faire un brainstorming. Et si vous avez vraiment besoin de plus de temps? C'est bien aussi: le suivi de votre temps passé vous donnera un aperçu de votre façon de travailler afin que vous puissiez mieux planifier votre journée la prochaine fois.
La règle des 10 minutes en action
L'un de mes exemples préférés de cette règle en vigueur est apparu il y a quelques années lorsqu'une équipe sur laquelle je travaillais a reçu le coup de téléphone redouté de 16 heures d'un client réorientant le travail que nous présenterions le lendemain matin. Ugh, beaucoup pour une soirée de détente!
Il y avait deux gros travaux à effectuer et nous avons donc divisé notre équipe de quatre en deux. Chacune de nos deux sous-équipes avait à peu près le même nombre de diapositives PowerPoint à réorganiser, avec des quantités d'analyses similaires, nous aurions donc dû prendre à peu près le même temps.
J'ai dit à mon coéquipier que je voulais vraiment finir à 18 heures afin que nous puissions aller dîner, et il a accepté, mais doutait de notre capacité à le faire. Nous avons donc calculé les pages, divisées par les deux heures restantes de la journée, et nous avons constaté que si nous pouvions atteindre un taux de 10 minutes par page, nous aurions suffisamment de temps pour le terminer - plus un tampon pour tout être particulièrement difficile. Réénergisé, nous avons divisé les pages, réglé le minuteur et commencé à lancer. Pour en faire un jeu, nous avons noté sur le tableau blanc le nombre de pages que chacun de nous a achevées au-delà ou au-delà de la limite des 10 minutes.
À 18 heures, nous avions terminé et nous nous sentions vraiment bien. L'autre équipe qui n'a pas utilisé la règle des 10 minutes? Ils ont fini vers 9 heures.
Le défi est lancé. Aujourd'hui, sortez votre chronomètre et essayez-le vous-même. L'horloge tourne!
