Permettez-moi de commencer par admettre quelque chose d'embarrassant. Lorsque j'ai entendu dire que «maigre» et «stand-up» figuraient parmi les membres de l'équipe de direction de mon entreprise il y a deux ans, je pensais que nous étions sur le point de lancer une nouvelle initiative de ressources humaines sur la santé et la posture des employés.
J'avais super tort à ce sujet. (Mes collègues me traîneront sans cesse à ce sujet lorsqu'ils verront cet article.)
Ce que ma société a réellement mis en place est une nouvelle routine de réunions quotidiennes de 15 minutes appelée «stand-up», où les membres de l'équipe donnent de brèves mises à jour sur les questions suivantes:
- Qu'avez-vous terminé hier?
- Qu'est-ce qui est en cours pour aujourd'hui?
- Est-ce que quelque chose vous empêche de terminer quelque chose?
Chaque membre de l’équipe se tient debout pendant cette réunion parce que cette posture est censée assurer une meilleure concentration que la position assise. En théorie, les stand-up sont parfaits pour la productivité car ils réduisent le poids des longues réunions où personne ne fait attention et où tout le monde s'éloigne du vrai travail. Et il ne s'agit pas uniquement de donner des rapports de situation. Les équipes identifient les priorités et les défis au début de la journée afin de pouvoir planifier l'élimination des bloqueurs et de s'assurer que la voie à suivre pour le reste de la journée est claire.
Il est logique que les petites entreprises influencées par la pensée «Lean Startup» (tl; dr: faire plus avec moins) expérimentent les stand-ups. Lorsque vous êtes petit et agile, vous n'avez tout simplement pas le temps de faire beaucoup de frais généraux. Dans mon entreprise, Bureau Blank, nous avons six équipes principales - stratégie, conception, Web, services à la clientèle, opérations et développement commercial - et nous travaillons à tout moment sur 20 projets pour au moins 10 clients. De plus, notre équipe ne compte que 10 personnes. Nous portons donc parfois plusieurs chapeaux. Une entreprise comme la nôtre a besoin de quelque chose pour que tout le monde reste organisé et informé.
Quand ils travaillent
Alors, travaillent-ils? J'ai vu que les relèvements sont vraiment utiles quand…
Les délais s'annoncent
Avez-vous déjà entendu dire que «quand tu fais un plan, Dieu rit?». Et bien, Dieu doit aimer les responsables de projet qui essaient de contrôler le temps avec des estimations et des délais. Lorsque surviennent inévitablement des moments où deux échéances critiques se rencontrent le même jour, les relèvements d’informations sont utiles, car les équipes examinent ensemble le calendrier au fur et à mesure de leurs mises à jour. Vous pouvez voir les jalons avant qu'ils arrivent et vous pouvez planifier l'ajustement des priorités ou de la charge de travail en conséquence.
Vous aimez les listes de choses à faire
Depuis que nous sommes en stand-up, nous utilisons également des systèmes de gestion de projets tels que Basecamp et JIRA. Ces systèmes permettent à chacun de voir chaque boîte (littéralement) devant être vérifiée avant qu'un site Web ou un logo puisse être livré à un client. Pendant le stand-up, les membres de l'équipe peuvent rapidement indiquer les tâches sur lesquelles ils travaillent et la réunion se termine en un clin d'œil.
Vous voulez en savoir plus sur ce que fait une autre équipe
L'un des avantages d'être dans une petite entreprise est que les opportunités d'apprendre sont toujours présentes. Le stand-up de chaque équipe est enregistré dans notre système de gestion de projet, afin que je puisse toujours voir comment les membres d'un autre département contribuent à un projet sur lequel je travaille.
Voici un scénario possible: pour le développement de sites Web, mon équipe chargée de la stratégie mènera des recherches sur le secteur d'activité de nos clients pour rechercher les tendances, et nous remarquerons, par exemple, qu'un nombre croissant d'organisations à but non lucratif adoptent des sites Web réactifs. Lorsque nos développeurs commencent à créer le site, je peux consulter leur stand-up pour voir les étapes à suivre pour afficher le site sur des écrans de tailles différentes et leur demander de partager leurs idées avec moi. C'est une situation gagnant-gagnant parce que j'apprends quelque chose de nouveau et que je montre de l'intérêt pour mes collègues (ce qui contribue grandement au moral des individus et de l'entreprise).
À quoi faire attention
Les stand-ups peuvent également révéler des défis qui devraient inciter les équipes et les gestionnaires à agir. Voici ce qu'il faut rechercher:
Un travail qui n'est pas uniformément réparti ou accompli
Les rencontres révéleront rapidement à quel point tout le monde travaille. Lorsque tout le monde rapporte ce sur quoi il travaille, vous pouvez parfois avoir des membres de l'équipe avec des tâches qui semblent languir «en cours». Ne paniquez pas et ne tirez pas la conclusion que votre collègue ne gère pas bien son temps. Rappelez-vous que le «business» n'est pas l'objectif du stand-up, mais la communication. Que vous soyez son responsable ou son collègue, travaillez avec lui pour comprendre la profondeur de la tâche. Voyez si c'est trop difficile à gérer par une seule personne ou si vous pouvez aider à diviser la tâche en tâches plus petites.
Quelqu'un semble être sur une autre page
Les standups sont également connus sous le nom de «mêlées», terme qui vient de la formation de rugby des équipes qui s'unissent pour prendre le contrôle du ballon. Au travail, comme dans le sport, si un membre de l’équipe n’est pas aligné avec les objectifs ou ne tire pas son poids, le reste de l’équipe en souffre. Si vous expérimentez des standups, surveillez les membres de l'équipe qui semblent ne pas prêter attention lorsque les autres parlent, ou donnez de vagues mises à jour sur ce sur quoi ils travaillent. Ce n'est peut-être pas qu'ils sont désengagés. Ils peuvent simplement ne pas comprendre le contexte, les objectifs ou les responsabilités de ce sur quoi ils travaillent. Prévoyez du temps pour une réunion individuelle afin de relever les défis directement.
Il n'y a pas assez de travail du tout
Les standups, comme les listes de tâches, sont conçus pour une gratification instantanée. Lorsque vous accomplissez des tâches et que vous progressez dans votre travail, c'est génial! Mais s'il n'y a pas assez de travail pour votre entreprise ou votre équipe, le stand-up peut donner l'impression de soulever chaque jour le même haltère léger au gymnase. Bien sûr, vous gardez la routine, mais vous ne devenez pas plus fort. Sans oublier, vous vous ennuyez de votre esprit. Si la charge de travail de votre équipe est légère, le stand-up peut devenir une source de désagrément, entraînant une perte d'intérêt des membres de l'équipe. Une fois que l’intérêt d’un membre de l’équipe a disparu, la productivité et l’engagement envers la société peuvent également s’affaiblir.
Si vous arrivez à une période de travail lente, demandez-vous si vous devez suspendre vos activités et ajouter d’autres types d’activités visant à renforcer l’esprit d’équipe.
Les standups, comme les logiciels ou les machines, sont des outils. Ils ne résolvent pas les problèmes par eux-mêmes. Mais ils nécessitent un déploiement minutieux et une attention particulière pour le facteur humain afin de créer un environnement ouvert et franc, dans lequel les équipes travaillent ensemble pour effectuer le travail.
