Si vous demandiez aux carrièreistes de dire ce qu’ils pensent de leur boîte de réception, la plupart des gens diraient qu’il s’agit d’un véritable trou noir de messages de suivi, de correspondances gênantes pour le personnel, de lettres d’information ou de communiqués de presse haut la main. Et si vous demandiez également à ces personnes si elles pourraient se voir un jour traverser l'intégralité de leur boîte de réception tous les jours, la plupart se moqueraient de l'idée d'un exploit aussi impossible.
La semaine dernière cependant, j’ai décidé de relever un défi qui ferait frémir la plupart des professionnels: j’ai signé un pacte pour accéder à la boîte de réception zéro chaque soir avant de me coucher.
Alors, est-ce que je l'ai fait? La réponse est oui. Était-ce facile? Heck non.
Bien que je ne pense pas que je pourrai jamais atteindre la boîte de réception zéro chaque jour de ma vie, j'ai appris d'importantes leçons en cours de route qui m'aideront à mieux gérer ma boîte de réception à l'avenir.
Le plus gros? Aucune des choses qui m'a aidé le plus n'a été révolutionnaire. C’étaient les stratégies que j’entendais maintes et maintes fois de la part d’experts de la productivité et de bosseurs de messagerie électronique - c’était juste une question de mise en œuvre et de suivi.
Sur cette note, laissez-moi vous dire quelques choses que vous devez réellement faire pour rendre votre boîte de réception moins horrible.
1. Mettez "Répondeur Email" sur votre calendrier
J'ai déjà écrit à ce sujet auparavant, mais l'une des choses que j'ai trouvée la plus efficace pour essayer d'arriver à la boîte de réception zéro chaque nuit était de ne pas consulter ma boîte de réception à tout moment. Au lieu de cela, je bloquais chaque jour certains morceaux de temps à consacrer aux courriels: pour moi, 30 à 60 minutes le matin, le déjeuner et en fin d’après-midi, il me restait suffisamment de temps pour régler les problèmes.
Cela semble contre-intuitif (j'étais sceptique certes), mais en me concentrant sur cette tâche et rien d'autre, j'ai pu lire ma boîte de réception beaucoup plus rapidement que d'habitude. Avoir le calendrier m'a également encouragé à gérer les courriers électroniques à un rythme plus rapide, plutôt que de perdre mon temps sur un courrier pour lequel je n'avais pas envie de répondre ou d'être distrait par un message sans importance plutôt que de simplement le supprimer.
De plus, le fait de répondre à mes courriels en un temps bien précis faisait en sorte que cela ressemblait moins à une corvée interminable qu'à une simple tâche sur ma liste de tâches, qui était beaucoup plus facile à accomplir. Avant cette semaine, je ne savais pas que ma boîte de réception me trottait dans la tête, et j'étais dans un état de peur perpétuelle, vérifiant mon compte de messagerie toute la journée. Comme cela faisait désormais partie de mon emploi du temps, je ne me posais pas de questions quand je devais envoyer mon prochain courrier électronique; Je viens de prendre le temps pour ça.
C'était aussi super sympa de «se déconnecter» à la fin d'une session et de ne pas s'inquiéter de ce qui se passait dans le monde du cyberespace.
2. Répondez à la plupart des e-mails immédiatement
Personnellement, environ 65 à 70% des courriels de ma boîte de réception nécessitent des réponses rapides qui me prennent moins d’une minute ou deux à écrire. Trop souvent, j'ai la mauvaise habitude de les laisser dans ma boîte de réception et de leur dire: «Eh, c'est facile. J'y reviendrai plus tard. »Mais, comme je l'avais compris, cela me prenait plus de temps et d'énergie pour les lire, les traiter suffisamment pour décider qu'ils étaient assez faciles à remettre à plus tard, puis revenir plus tard et traiter encore leur répondre.
En me forçant à répondre à ces correspondances sur-le-champ au cours de mon précieux temps de "réponse à un courrier électronique", j'ai pu extraire davantage d'éléments de ma boîte de réception et de mon esprit - et me rapprocher de cette insaisissable boîte de réception zéro.
3. Point d'autres courriels à des moments stratégiques
J'ai finalement installé l'application Boomerang sur Gmail la semaine dernière après qu'un de mes amis très occupé ait insisté pour que je l'obtienne («C'est une bouée de sauvetage!» A-t-elle répété). Et je dois admettre: elle avait raison.
Très simplement, Boomerang vous permet de reprogrammer le moment où les emails apparaissent dans votre boîte de réception. Bien que cela puisse sembler être une tricherie de tout planifier pour plus tard («Je suis arrivé à la boîte de réception zéro ce soir en programmant 45 courriels pour qu'il s'affiche dans ma boîte de réception demain matin!»), Le but est d'être stratégique avec la façon dont vous l'utilisez.
Par exemple, en tant que co-fondateur d’un site Web très fréquenté consacré aux admissions dans les collèges, le personnel des écoles secondaires m’envoie constamment des brouillons d’essais d’université à éditer, ce que j’aime faire. Cependant, il n’est pas amusant de garder ces brouillons dans ma boîte de réception plusieurs jours de suite, et je n’ai pas le temps de les éditer à la seconde où ils apparaissent. Au lieu de cela, j’ai utilisé Boomerang pour planifier leur retour lorsque j’avais plus de temps pour les éditer (dans mon cas, c’est le vendredi après-midi).
Etre capable de planifier ce qui est entré dans ma boîte de réception a eu un impact considérable sur ma productivité et mes capacités.
Pour plus de facilité, le génie de la boîte de réception Alex Cavoulacos a décrit ici un système de gestion stratégique des e-mails requérant différents niveaux d’effort, à l’aide d’étiquettes et de dossiers. En parlant de ça:
4. Utilisez des étiquettes ou des dossiers
Marquez mes mots: n'utilisez pas votre boîte de réception comme une sorte de site d'enfouissement pour renvoyer tous vos courriels; utilisez des étiquettes, des onglets ou des dossiers (quel que soit votre fournisseur de messagerie les appelle) pour organiser et archiver correctement tout ce que vous recevez.
J'ai plus de 30 étiquettes différentes sur mon compte de messagerie, et bien que cela puisse sembler obsessionnel ou spécifique, cela m'aide à récupérer rapidement les messages dont j'ai besoin et à classer les éléments une fois que j'ai terminé, ce qui rend ma boîte de réception moins effrayante.
Par exemple, à l'heure actuelle, j'ai quelques correspondances avec certains de mes employés de The Prospect . Au lieu de simplement laisser ces e-mails en cours dans ma boîte de réception tout le temps, je les ai classés dans leurs dossiers respectifs liés à Prospect afin qu'ils ne s'affichent que s'il y a un nouveau message. Cela efface physiquement ma boîte de réception des éléments que j'ai déjà traités, ce qui rend les autres éléments plus faciles à gérer.
5. Se désabonner des listes de messagerie
Cette astuce est assez explicite: débarrassez-vous de toutes les peluches. Allez-vous simplement à l'icône de la corbeille dans votre boîte de réception lorsque certaines lettres d'information arrivent? Il suffit de vous désabonner. Et ne tirez même pas l'excuse «Mais je pourrais lire ceci plus tard! Ma règle générale est que si je supprime un bulletin d'information trois fois de suite, je me désabonne immédiatement.
Personnellement, je lisais beaucoup de newsletters pour divers concerts, alors pour passer à travers toutes les tâches, j’ai utilisé Boomerang pour trouver des heures plus pratiques pour les newsletters que j’aimais apparaître dans ma boîte de réception, et je me suis désabonné de tout le reste.
En me retirant de ces listes de courrier électronique, je m'évitais essentiellement de recevoir plusieurs douzaines de courriels supplémentaires chaque jour. Auparavant, j’avais l’impression que je passais la moitié de mon temps dans la boîte de réception à supprimer des lettres d’information et d’autres listes de diffusion massive, pour lesquelles je n’ai plus à me soucier. J'ai l'impression que ma boîte de réception concerne des courriels personnels qui me sont spécifiquement destinés et les bulletins d'information que j'ai conservés sont des éléments que j'ai vraiment hâte de lire.
Si je me fie à mon expérience, cela valait-il la peine d’essayer d’obtenir une boîte de réception zéro chaque jour?
Je pense que la réponse courte est non, vous ne devriez pas bouger le ciel et la terre pour voir cette si belle bannière "Pas de nouveau courrier!" Dans Gmail tous les soirs avant d'aller au lit. Cependant, cette expérience m'a prouvé que je n'avais pas besoin d'avoir des dizaines (voire des centaines) de courriels dans ma boîte de réception à tout moment; il y avait des moyens de réduire le nombre de messages et donc de réduire le niveau de stress induit par mon courrier électronique. Je suis maintenant plus conscient du fait que répondre aux courriels ne doit pas nécessairement être une corvée perpétuelle - c'est juste un autre cran dans ma liste de tâches quotidienne, ce qui me rend moins inquiet à ce sujet.
En modifiant mes habitudes en matière de courrier électronique, j'ai beaucoup simplifié le processus de réception et d'envoi de courriels, ce qui m'a permis de gagner beaucoup de temps. Maintenant, qui n'aime pas ça?
