Travailler dans un grand bureau peut être une bénédiction et une malédiction.
D'un côté, vous avez une tonne de ressources à votre disposition: aide technique, équipes créatives, mentors, une réserve bien approvisionnée et tout ce dont vous avez besoin, vous n'avez besoin que d'un bon de commande.
Mais d'un autre côté, la bureaucratie d'une entreprise peut facilement freiner les nouvelles idées et ralentir le travail à accomplir. Entre politiques inutiles, paperasserie sans fin et manque de pouvoir décisionnel, vous pouvez commencer à vous demander si les dirigeants de l'entreprise tentent activement de vous compliquer la tâche.
La vérité est que vous ne pourrez probablement pas débarrasser votre entreprise de ce genre de ridicule, euh, de bureaucratie, de si tôt. Mais en le confrontant de front et en le traitant correctement, vous pouvez le rendre beaucoup moins frustrant pour vous et votre équipe.
Après avoir passé quelques années dans le monde de l'entreprise, voici ce que j'ai trouvé le plus frustrant - et comment j'ai appris à les gérer de manière proactive.
Le problème: le manque de transparence
Sauf si vous êtes dans la suite C, il est probable que vous n'obtiendrez pas beaucoup d'informations sur les décisions commerciales de votre entreprise. Même si vous exercez un rôle de supervision, vous serez probablement pris au dépourvu par des annonces inattendues, de nouvelles initiatives et des modifications de politique.
Prenez mon propre bureau: Il y a environ un mois, quatre des employés de mon service ont été convoqués à une réunion au cours de laquelle ils ont été licenciés, le tout à mon insu. En tant que superviseur, je me suis précipité vers la responsable pour lui demander ce qu’elle savait de la situation. En fait, elle n'avait aucune idée des licenciements en cours, des informations sur lesquelles ils étaient fondés et s'il y en aurait d'autres à venir.
La même chose s'est produite lorsque notre société a été achetée et fusionnée avec une autre société. Les changements de structure et de gestion ne concernaient que certains départements, laissant le reste des employés dépendants de rumeurs jusqu'à ce que les informations soient filtrées de manière stratégique.
Comment faire face
Il n'y a vraiment aucun moyen garanti de mieux comprendre le fonctionnement interne de votre entreprise. Si le PDG ne veut pas que vous sachiez, vous ne pourrez probablement pas le savoir. Cependant, il ne fait pas de mal de communiquer régulièrement avec votre superviseur et de lui demander ce qu'il sait sur certaines situations. J'ai constaté que même si mon responsable ne peut pas me donner beaucoup de détails, je peux glaner des pépites d'informations occasionnelles (ce qui au moins me donne un aperçu de la situation dans son ensemble, même si je ne peux pas tout voir).
L’autre aspect du manque de connaissances (et de la frustration qui en découle) est de vous concentrer sur votre agilité. Aussi difficile que cela puisse être, si vous pouvez apprendre à accepter le changement de manière sereine et calme (plutôt que de vous plaindre ou de demander constamment pourquoi les choses ne peuvent pas revenir à leur état antérieur), vous aurez beaucoup plus de facilité à vous adapter et en prenant les changements dans la foulée.
Le problème: des politiques apparemment inutiles
Jetez un coup d'œil au manuel de toute entreprise. Vous y trouverez politique après politique concernant tout, du comportement attendu au code vestimentaire en passant par les jours de congé. Et pour l’essentiel, vous ne vous demandez probablement pas pourquoi ces politiques sont nécessaires.
C’est-à-dire jusqu’à ce que vous rencontriez une règle qui spécifie quelque chose d’absurde: par exemple, le PTO ne peut être demandé que par incréments de demi-journée ou de journée complète, au lieu d’heure (et demi-heure? Oubliez ça!) - vous avez donc d'utiliser quatre heures de ce précieux temps de vacances pour un rendez-vous chez le médecin, au lieu d'un seul. Ou, la règle qui stipule que les employés horaires ne peuvent pas utiliser leur téléphone cellulaire pour envoyer des SMS ou surfer sur Internet, même lorsqu'ils ne sont pas à l'heure, pendant le déjeuner et les pauses.
Pour un bureau rempli d'adultes qui savent comment faire le travail? Ces politiques semblent inutiles et injustes.
Comment faire face
Aussi frustrantes que soient les règles, il y a probablement des raisons valables à les justifier. J'ai découvert que cela me permettait de les accepter (et de les appliquer) si je pouvais obtenir plus d'informations sur ces raisons. Si, par exemple, je découvre que notre système PTO ne peut tout simplement traiter que des demandes de quatre ou huit heures, je suis plus satisfait que de supposer que notre service des ressources humaines veut simplement nous forcer à utiliser nos heures aussi rapidement que possible. possible. (Je sais aussi, étant donné que c'est la seule raison de la règle, qu'il est possible de la contourner, comme si on permettait à une employée de sauter l'heure du dîner pour compenser le rendez-vous du médecin qui l'avait retardée.)
Le problème: le manque de capacité décisionnelle
Jusqu'à ce que vous occupiez un poste de directeur, vous n'avez vraiment pas beaucoup de marge de manœuvre pour prendre des décisions au nom de votre équipe, de vos clients ou même, vraiment, de vous-même.
Par exemple, la principale fonction de mon équipe consiste à configurer le logiciel du client pour qu'il transmette les demandes d'assurance par voie électronique, mais nous avons également récemment été chargés de répondre aux litiges sur les factures. Les clients téléphonaient alors, furieux qu'on leur facture le double du montant qu'ils auraient dû être. Nous serions en mesure d'étudier le problème dans une certaine mesure, car nous pourrions nous connecter à distance à leur système.
Mais le problème était que, même si nous trouvions que la facture était incorrecte, nous n'avions pas accès au contrat du client, qui précisait ce qu'il était et n'était pas responsable du paiement. Même s'il était évident que le client méritait un crédit pour avoir payé en trop, nous n'étions pas autorisés à le lui donner. Nous devions transférer le client dans un autre service, puis gravir les échelons pour obtenir l'approbation. C'était épuisant et exaspérant pour toutes les personnes impliquées.
Quelle que soit la position dans laquelle vous travaillez, vous en êtes probablement victime également. Il se peut que vous ne soyez pas autorisé à prendre des décisions, à changer de processus ou à vous opposer à un client sans une autorisation appropriée - ce qui peut créer des situations inconfortables.
Comment faire face
Si je sais à l'avance que je ne suis pas la bonne personne pour apporter un changement ou approuver quelque chose, j'aime tout révéler dès le départ. Donc, quand je parle à une cliente d'une facture, je commence par expliquer: «Je vais aider à résoudre ce problème, mais pour que votre facture soit corrigée, je dois vous transférer directement à notre service clientèle. département, d'accord?
En définissant les attentes correctes avec toutes les personnes impliquées, vous éliminerez la frustration qui se serait produite si vous avez attendu jusqu'à la fin de la conversation pour expliquer votre manque d'autorité.
Le problème: paperasserie sans fin et paperasserie
Bien que vous ayez peut-être une liste de tâches sans fin et un répertoire complet de projets, il est souvent plus facile de faire des progrès sur ces points que de le faire. Au lieu de vous plonger dans la réalité, vous devez d’abord créer un plan de projet détaillant les personnes que vous devez impliquer, les dépenses que vous allez engager et un calendrier prévu.
Pour recevoir des commentaires, envoyez-le par e-mail à votre patron. Si vous ne recevez aucune réponse après une semaine, envoyez quelques messages de suivi. Vous attendez qu'il ou elle obtienne l'approbation de la ligne, puis seulement quelques semaines après avoir «démarré» le projet, serez-vous en mesure de commencer.
Semble familier? Dans des environnements comme celui-ci, il est difficile - et incroyablement frustrant - de tout accomplir.
Comment faire face
Malheureusement, résister à un processus d’approbation existant, aussi long et fastidieux qu’il soit, ne fera que le rendre plus long. Mes employés, par exemple, viennent souvent me voir pour me plaindre d’une manière particulière de faire les choses et, chaque fois, je leur demande: «Pouvez-vous documenter quelques exemples?». Après tout, c’est le seul moyen de déterminer si un le changement peut être fait - et le présenter aux plus haut placés si c'est le cas. Si mes collaborateurs ne sont pas préparés à ces exemples, cela ajoute au moins un jour ou deux au processus - mais s'ils sont prêts, nous pouvons commencer immédiatement.
Il en va de même pour la rédaction de plans de projet, le remplissage de documents et l’élaboration de plans de projets. Oui, ils sont pénibles, mais si vous pouvez anticiper le besoin et commencer à l'avance, vous aurez une longueur d'avance (et vous éviterez la frustration d'entendre votre patron répéter: «Avez-vous documenté cela? ”). Conseil pro: essayez de créer des modèles réutilisables que vous pouvez utiliser pour demander une approbation, suggérer une modification ou présenter une idée.
En fin de compte, les règles et les règles sont en place car elles permettent aux entreprises de fonctionner sans heurts. Ils peuvent être frustrants, mais ils ne vont nulle part. Mais en ajustant votre façon de traiter avec la bureaucratie, vous serez en mesure de naviguer plus facilement dans les eaux et vous ferez une grande différence dans votre vie professionnelle quotidienne.
