Vous avez donc un peu sous-estimé la durée de ce nouveau projet. Ou vous vous êtes senti obligé de sur-engager et avez maintenant beaucoup trop à faire avant vendredi. Quelle que soit la situation, vous avez fait le calcul - et il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans la journée pour que tout soit terminé à temps.
Heureusement, nous sommes tous passés par là. Ainsi, dans de nombreuses situations, les gens seront disposés à vous accorder un peu plus de temps. Bien sûr, vous voulez être sûr de demander le bon chemin. Ce que vous dites peut faire toute la différence dans la façon dont la personne réagit et dans la mesure où cela affectera vos responsabilités et missions futures.
N'oubliez pas ces choses à faire et à ne pas faire lorsque vous essayez de vous ménager une marge de manœuvre tout en préservant votre réputation.
Ne le prenez pas comme un acquis
Oui, il y a des situations dans lesquelles quelques jours ici ou là ne comptent vraiment pas. Mais il y a aussi des moments où le retard peut être désastreux. Comme si vous manquez une date limite de financement. Ou soumettez une demande d'emploi tardive à une entreprise qui refuse d'examiner les soumissions tardives. Ou si vous êtes en retard avec la première étape d'un projet et que les personnes chargées de la deuxième étape ne peuvent pas faire leur travail dans l'intervalle. Dans ces cas, contacter un simple «Je cours derrière et je pourrais vraiment utiliser quelques jours de plus» agacera la personne avec laquelle vous travaillez.
Alors, comment pouvez-vous savoir si une extension ne ferait aucune différence par rapport à la situation où il est préférable de ne pas demander du tout? Envoyer un ballon de test. Avant de voir si vous pouvez disposer de plus de temps, demandez: "Y a-t-il une flexibilité dans les échéances de ce projet?" Ou vous pourriez essayer quelque chose du genre: "J'ai écrit le 15 août sur mon calendrier, pourriez-vous me rappeler si l'échéance est difficile ou si si nous visons généralement le milieu du mois?
Ces sortes de déclarations donnent à tout le monde une sortie. Si les dates exactes importent peu, vous saurez et vous sentirez plus à l'aise pour faire un suivi et demander plus de temps. S'il n'y a pas de flexibilité à l'autre bout, votre client - ou votre patron, ou votre responsable du recrutement - vous le dira. Dans ce cas, votre prochaine étape consiste à revoir votre liste de tâches à effectuer et à voir si vous pouvez pousser quelque chose d’autre.
Ne fixer une date limite raisonnable (nouvelle)
Vous avez juste besoin d'une journée supplémentaire, alors vous envoyez un courriel et demandez 24 heures. Ces 24 heures s'écoulent et vous vous rendez compte que si vous aviez un jour de plus, vous pourriez le rendre encore mieux, alors vous en demandez un autre. Et ensuite, vous le faites une fois de plus - mais tout le monde vous dit que votre travail n'a que trois jours de retard et maintenant c'est exceptionnel, alors c'est tout bon.
Sauf que, d'une part, cette approche ne fait pas bonne impression. Premièrement, au lieu de demander une pause une fois, vous fournissez littéralement à l'autre personne un rappel quotidien que vous n'avez pas terminé votre travail à temps. Deuxièmement, chaque fois que vous envoyez cette demande, vous demandez également à quelqu'un de recevoir et d'envoyer un courrier électronique supplémentaire - et vous savez à quel point les gens l'adorent! Troisièmement, et surtout, il y a de fortes chances que votre travail ait eu cette échéance pour une raison. Ils sont rarement complètement arbitraires.
Ainsi, lorsque vous vous interrogez au sujet de plus de temps, proposez une nouvelle date possible. Si vous avez une semaine folle, ne demandez pas à repousser votre échéance un jour; demander s'il serait possible de le pousser à la semaine suivante. Si, comme indiqué ci-dessus, la nouvelle date ne fonctionne pas pour quelqu'un, elle vous le dira. Mais comme pour toute négociation, si vous vous retrouvez au milieu (vous dites qu'elle a jusqu'au vendredi, au plus tard), vous avez encore plus de marge de manœuvre que si vous vous accordiez un jour.
Oh, et cette date limite révisée? Faites tout en votre pouvoir pour y faire face.
N'attendez pas jusqu'à la dernière minute
Vous décidez de vous épargner la conversation inconfortable sans demander rien du tout. Après tout, si votre première réunion se termine tôt et que votre deuxième réunion est annulée au hasard, et que vous passez la nuit blanche, le tour est joué! Le projet sera terminé à temps.
Mais si vous ne trouvez pas ces heures supplémentaires, ou si vous vous endormez à votre bureau, vous avez des problèmes. Parce que même si votre travail n’est pas sensible au facteur temps, il ne semble pas très professionnel de demander plus de temps juste avant l’échéance. Il ne vous reste alors plus qu'à envisager des mesures drastiques pour passer d'un exposé complet à un appel de maladie.
À ce stade, vous devez évaluer la relation. Si c'est votre patron ou quelqu'un avec qui vous avez un bilan positif, vous pouvez admettre que vous en avez trop pris et dire: «Malheureusement, je suis encore au début de la rédaction du document. Voudriez-vous voir ce que j'ai ou préférez-vous que je vous retourne une version polie plus tard? »(Ne soyez pas surpris qu'il y ait une discussion de suivi à un moment donné sur la gérer votre charge de travail.)
Si vous travaillez pour la première fois avec quelqu'un, demander une prolongation le matin de peut créer un précédent très négatif. Dans ce cas, la meilleure solution consiste à envoyer une première version et à dire que vous prototypez et espérez recevoir des commentaires, ou que vous effectuez un tri et un effort maximum dans les meilleurs délais.
Prenez des mesures pour l'empêcher de se reproduire
Vous avez donc demandé une prolongation et vous en avez obtenu une. Dans l'ensemble, ce n'était pas si difficile. Mais contrairement à de nombreuses conversations difficiles dans votre carrière qui deviennent plus faciles chaque fois que vous les avez, ce n'est pas quelque chose que vous voulez répéter.
Donc, si vous continuez à avoir l'impression d'être confronté à un travail insurmontable, essayez de revenir à la source. S'il s'agit d'un patron, d'un client ou d'un collègue, utilisez l'un de ces scripts de la chroniqueuse de Muse, Alexandra Franzen, pour dire: «Aide! Je me noie au travail. »Si vous êtes travailleur autonome, songez à en réduire un peu, puis à en ajouter davantage une fois que vous avez une meilleure gestion de votre emploi du temps.
