Ce n’est que lorsque j’ai aidé mon frère universitaire, à modifier sa boîte de réception et à expliquer certaines des nuances de cette méthode de communication omniprésente, que j’ai réalisé combien de règles non écrites de la messagerie électronique avaient été élaborées au fil des ans.
Certaines d'entre elles sont assez évidentes, mais elles méritent d'être répétées (car je vois encore des gens les briser de temps en temps). Et d'autres ne sont pas immédiatement intuitifs - mais, s'ils étaient universellement suivis, ils nous aideraient tous à mieux envoyer et répondre aux courriels.
Alors, je les mets par écrit. Passez en revue la liste et répétez après moi: «Je jure solennellement que je suivrai les règles du courrier électronique à tout jamais.»
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Votre sujet doit toujours être descriptif. "Intro" n'est pas assez descriptif. “Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” est meilleur.
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Gardez chaque email aussi court que possible; cela vous fait gagner du temps et, surtout, respecte le temps du destinataire.
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Plus vous répondez rapidement, plus votre réponse est courte.
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Incluez toujours une ligne de contexte si le destinataire n'attend pas cet email. C’est aussi pertinent pour les courriers électroniques initiaux («C’est là que nous nous sommes rencontrés») que pour les courriers électroniques adressés à quelqu'un avec qui vous travaillez régulièrement («Ce courriel concerne la prochaine phase du projet sur lequel nous travaillons ensemble»).
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Mettez votre "demander" ou vos "éléments d'action" en premier dans le courrier électronique, et non en dernier, et explicitez-les. Le destinataire doit immédiatement savoir ce que vous voulez.
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S'il y a une date limite, dites-le. Si la demande n'est pas urgente, dites-le.
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Si vous n'avez pas besoin de réponse et qu'un courrier électronique est réservé aux amis, dites-le.
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Faites des questions aussi spécifiques que possible. “Que pensez-vous de la proposition?” N’est pas une bonne question. «Pouvons-nous aller de l'avant avec la proposition du fournisseur de 20 000 dollars d'ici vendredi?» Est préférable.
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Utilisez des puces ou des listes numérotées lorsque cela est possible. Celles-ci sont plus faciles à parcourir que des blocs de texte.
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Quand quelque chose est vraiment important, audacieux.
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Ne pas abuser de gras dans vos emails.
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Utilisez des polices lisibles. Comic Sans n'est pas une police lisible.
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Si vous recevez une demande de quelqu'un d'autre mais que vous ne pouvez pas répondre tout de suite, répondez-lui en lui indiquant quand vous y arriverez. Cela vous évitera des e-mails d'enregistrement et aidera votre interlocuteur à planifier.
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Toujours CC le nombre minimum de personnes nécessaires pour faire le travail. Plus il y a de personnes sur la chaîne de messagerie, moins le sentiment de responsabilité qui leur incombe est important.
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Utilisez «Répondre à tous» uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire. Personne n'aime cette personne qui bouche toute la boîte de réception du ministère.
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Si une personne figure dans un fil de discussion dont elle n'a plus besoin, déplacez-la vers BCC dans votre prochaine réponse et dites-le dans la première ligne de l'e-mail. ("Sam, merci de nous avoir présenté Mary et moi. Je vais te déplacer vers BCC et le prendre d'ici.")
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Toujours faire des intros double opt-in. Si vous ne le faites pas, les gens vont commencer à craindre d'avoir de vos nouvelles.
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Ne détournez pas un fil de discussion sur un sujet pour en discuter un autre. Commencez par créer un nouveau fil de discussion avec la ligne d'objet et les destinataires appropriés.
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Ne t'empile pas. Personne n'a besoin d'un 20ème "Cela a l'air super pour moi, aussi!" Email.
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Si vous envoyez un courrier électronique à des fins commerciales, indiquez vos informations de contact et votre titre dans le pied de page. Le plus simple, mieux c'est.
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Si vous envoyez un courrier électronique à une personne très occupée, il est tout à fait acceptable et plutôt probable que vous lui renvoyiez le courrier électronique initial avec un message de suivi après une semaine ou deux. La plupart des gens occupés ont besoin d'au moins un d'entre eux. Ne fais pas plus de trois.
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Il n’est pas acceptable de suivre un courrier électronique dans les 48 heures, à moins que cela ne soit vraiment urgent. Beaucoup de gens traitent le courrier électronique comme une forme de correspondance et peuvent tout simplement avoir des priorités plus grandes que de vous répondre tout de suite.
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Si vous recevez ou souhaitez envoyer un email en colère, attendez. Si c'est urgent, prenez le téléphone à la place.
Dites-nous! Quelles règles de messagerie ajouteriez-vous à cette liste?
Photo de femmes avec la courtoisie informatique de Shutterstock
