Il y a quelques semaines, j'ai écrit sur les règles non écrites du courrier électronique et j'ai été époustouflé par le nombre de personnes qui l'ont trouvé utile. Il s'avère qu'il y a beaucoup de règles que nous pourrions tous gagner à obtenir sur papier!
Dans cet esprit, je ferai un peu plus de ces listes, en commençant par le deuxième plus grand problème de bureau: les réunions. Poursuivez votre lecture pour connaître les règles indispensables à la réussite d’une réunion. Nos collègues du monde entier vous en remercieront.
Assurez-vous que vous avez vraiment besoin d'une réunion avant de la planifier. Cela pourrait-il être résolu par 10 minutes au téléphone ou par courrier électronique?
Chaque réunion doit avoir un but: vous devez soit prendre une décision, soit compléter une action ensemble. Donner une mise à jour peut presque toujours se faire par courrier électronique.
Ne programmez pas plus de temps que nécessaire. La plupart des réunions durent une heure, 20 minutes, 30 minutes ou 45 minutes - maximum .
Commencez à l'heure. N'attendez pas les retardataires, cela les encourage seulement.
Fin à l'heure. Dire: «Je sais que nous avons tous beaucoup à faire, alors essayons de garder cela moins de 30 minutes», rappellera aux gens que vous voulez une réunion efficace autant qu'ils le souhaitent.
Invitez uniquement les personnes qui ont absolument besoin d'être là. Plus il y a de personnes dans une réunion, moins cela se fait.
Chaque réunion devrait avoir une personne clairement assignée à l’avance pour la diriger. Si ce n'est pas vous, nommez quelqu'un d'autre (et assurez-vous que cette personne sait qu'il ou elle est responsable).
Cuire au four dans quelques minutes pour bavarder au début de la réunion. Nous sommes des personnes, pas des robots, et établir des relations avec des collègues aide les entreprises à fonctionner plus facilement.
Si vous voulez que les gens lisent quelque chose à l'avance, il est bon de l'envoyer au moins trois heures à l'avance, et la veille, c'est mieux. L'envoyer 20 minutes avant est inutile.
Réservez votre espace de réunion à l'avance ou accordez-vous 10 minutes avant la réunion pour le savoir. Flâner dans les couloirs avec tout le monde à la traîne fait perdre son temps à tout le monde.
Définissez un ordre du jour et partagez-le au début de la réunion pour que tout le monde reste sur la bonne voie.
Si vous voulez que les gens soient attentifs, ne leur donnez pas plusieurs documents au début de la réunion. Ils commenceront à les feuilleter, et ils seront distraits.
Ne vérifiez pas votre téléphone ou votre courrier électronique pendant la réunion. Tout le monde peut dire ce que vous faites et commencer à faire de même.
Gardez une trace des prochaines étapes pendant la réunion. Toutes les actions doivent être envoyées pour rappel après la réunion.
Une action sans assignation ne vaut rien. Dans la plupart des cas, une date limite est également nécessaire.
Si quelqu'un parle trop, coupez-le (gentiment). De même, si quelqu'un parle trop peu, essayez de l'engager.
Si la conversation sort du sujet, il est à la fois acceptable et nécessaire que vous la reteniez. Un simple "Prévoirons du temps pour en discuter plus tard si cela vous aide, puisqu'il ne nous reste que 10 minutes" fonctionne parfaitement.
Si la réunion dure plus d'une heure, planifiez l'heure des pauses et informez les participants à l'avance. Savoir qu'ils peuvent consulter leur courrier électronique en 45 minutes les aidera à rester concentrés maintenant.
Regardez le langage corporel. Vous pouvez facilement savoir si les gens s'ennuient, sont désengagés ou ont l'impression de perdre leur temps, aussi longtemps que vous le cherchez.
Si nécessaire, affectez un preneur de notes afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de la réunion.
Évaluez régulièrement si des réunions périodiques dans votre calendrier sont nécessaires et, dans l'affirmative, si le format, la durée et les participants contribuent à leur efficacité. Si non? Changez-les!
